Quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đối với hộ kinh doanh mới nhất

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hình thức hóa đơn được áp dụng đối với nhiều hộ kinh doanh theo quy định hiện hành. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, loại hóa đơn này có một số điểm riêng như không bắt buộc có chữ ký số của người bán trên từng hóa đơn, có quy định riêng về nội dung, ký hiệu và cách xử lý sai sót. Bài viết dưới đây tổng hợp những quy định quan trọng hộ kinh doanh cần lưu ý khi sử dụng. 

1. Khái niệm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo Khoản 3, Điều 3, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền. Dữ liệu hóa đơn được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn dữ liệu do cơ quan thuế quy định.

Cũng theo quy định này, máy tính tiền là hệ thống tính tiền gồm một thiết bị điện tử đồng bộ hoặc nhiều thiết bị điện tử được kết nối với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin, có chức năng thực hiện việc tính tiền, lưu trữ giao dịch bán hàng và dữ liệu bán hàng.

Đối với hộ kinh doanh, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được sử dụng để ghi nhận các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trực tiếp cho người mua, đồng thời truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định. Đây là một trong những hình thức hóa đơn điện tử được pháp luật cho phép áp dụng đối với hộ kinh doanh thuộc diện sử dụng hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Một điểm cần lưu ý là hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang hóa đơn giấy thông thường không có hiệu lực để thực hiện giao dịch, thanh toán. Tuy nhiên, quy định này không áp dụng đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Nói cách khác, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi được chuyển đổi thành hóa đơn giấy vẫn thuộc trường hợp ngoại lệ theo quy định của pháp luật, tạo thuận lợi cho hộ kinh doanh và người mua trong quá trình giao dịch, thanh toán khi có nhu cầu sử dụng bản giấy.

Căn cứ pháp lý: Điểm b.2, Khoản 4, Điều 5, Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

2. Hộ kinh doanh nào phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

Theo Điểm c và Điểm d, Khoản 1, Điều 6, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được áp dụng đối với tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, bao gồm các lĩnh vực sau:

• Trung tâm thương mại, siêu thị.
• Hoạt động bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và các loại xe có động cơ khác).
• Dịch vụ ăn uống.
• Nhà hàng, khách sạn.
• Dịch vụ vận tải hành khách.
• Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ.
• Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí.
• Hoạt động chiếu phim.
• Các dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Một số lưu ý đối với hộ kinh doanh

Đối với hộ kinh doanh hoạt động trong các lĩnh vực nêu trên, việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần lưu ý các quy định sau:

• Không bắt buộc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nếu đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo quy định.
• Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền) đối với: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 01 tỷ đồng/năm hoặc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng.
• Hộ kinh doanh không thuộc các trường hợp nêu trên nếu có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định.

Như vậy, không phải mọi hộ kinh doanh đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nghĩa vụ áp dụng phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh và mức doanh thu theo quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Đối với hộ kinh doanh có doanh thu trên 01 tỷ đồng/năm thuộc diện bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc; các trường hợp còn lại có thể đăng ký sử dụng khi có nhu cầu.

3. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đối với hộ kinh doanh

Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định rõ các nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và trách nhiệm của người bán trong quá trình lập, truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Đối với hộ kinh doanh, cần lưu ý các nội dung sau: 

3.1 Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo Khoản 9, Điều 8, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế phải đáp ứng các nguyên tắc sau:

• Có thể nhận biết là hóa đơn được in từ máy tính tiền có kết nối, truyền dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Không bắt buộc có chữ ký số của người bán trên từng hóa đơn.
• Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (được tra cứu thông tin trên Hệ thống thông tin quản lý thuế) được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế theo quy định.

3.2 Trách nhiệm của hộ kinh doanh khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo Khoản 3, Điều 15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có trách nhiệm:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của cơ quan thuế.
• Cuối mỗi ngày, gửi dữ liệu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đến cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu chuẩn.

3.3. Hộ kinh doanh có được áp dụng trường hợp ngoại lệ không?

Theo Điểm 4, Khoản 4, Điều 9 và Điểm a.2, Khoản 3, Điều 16, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, quy định không phải gửi dữ liệu hóa đơn vào cuối ngày chỉ áp dụng đối với một số doanh nghiệp cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng có hệ thống phần mềm quản lý chi tiết từng giao dịch và đáp ứng điều kiện lưu trữ dữ liệu theo quy định.

Các lĩnh vực được áp dụng ngoại lệ gồm ngân hàng, trung gian thanh toán, chứng khoán, bảo hiểm, thương mại điện tử, bưu chính, vận chuyển phục vụ thương mại điện tử, vận tải hành khách công cộng, taxi, hoạt động chiếu phim và một số dịch vụ khác đáp ứng điều kiện theo quy định.

Đối với các doanh nghiệp này, thay vì gửi dữ liệu hóa đơn vào cuối ngày, doanh nghiệp được:

• Lập Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (Mẫu số 01/TH-HĐĐT) kèm Bảng thông tin chi tiết giao dịch (Mẫu số 01/TTGD) theo tháng hoặc theo quý.
• Gửi các bảng tổng hợp này cho cơ quan thuế chậm nhất bằng thời hạn nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng của kỳ tương ứng.

Lưu ý: Quy định về việc lập Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn theo tháng hoặc quý chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp đủ điều kiện theo quy định, không áp dụng đối với hộ kinh doanh. Vì vậy, khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hộ kinh doanh vẫn phải thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế vào cuối mỗi ngày theo quy định.

4. Nội dung của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo Khoản 4, Điều 10, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải có đầy đủ các thông tin sau:

• Thông tin người bán: Tên, địa chỉ và mã số thuế của hộ kinh doanh.
• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số điện thoại nếu người mua có yêu cầu.
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn giá; số lượng; giá thanh toán.
• Trường hợp tổ chức kinh tế kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì trên hóa đơn phải thể hiện thêm:
• Giá bán chưa có thuế giá trị gia tăng.
• Thuế suất thuế giá trị gia tăng.
• Tiền thuế giá trị gia tăng.
• Tổng số tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể tra cứu, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

4.1 Cách gửi hóa đơn cho người mua

Sau khi lập hóa đơn, hộ kinh doanh có thể gửi hóa đơn điện tử cho người mua bằng một trong các hình thức sau:

• Gửi qua thư điện tử (email), tin nhắn hoặc các phương thức điện tử khác.
• Cung cấp đường dẫn (link) để người mua tra cứu và tải hóa đơn.
• Cung cấp mã QR để người mua quét và truy xuất hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Đối với hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, thông tin của người mua chỉ bắt buộc thể hiện trên hóa đơn khi người mua có yêu cầu. Quy định này góp phần rút ngắn thời gian lập hóa đơn tại điểm bán nhưng vẫn bảo đảm người mua có thể nhận và tra cứu hóa đơn điện tử khi cần.

5. Ký hiệu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm ký tự gồm 06 ký tự (bao gồm chữ và số), dùng để nhận diện loại hóa đơn, hình thức quản lý hóa đơn, năm lập hóa đơn và phân biệt mẫu hóa đơn.

Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, ký hiệu được nhận biết thông qua chữ "M" tại vị trí thứ 5 của dãy ký tự. Cụ thể:

Như vậy, chữ "M" tại vị trí thứ 5 của ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu nhận biết hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền. Hộ kinh doanh khi đăng ký và sử dụng loại hóa đơn này cần lưu ý cấu trúc ký hiệu hóa đơn để bảo đảm lập hóa đơn đúng quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.

6. Cách xử lý khi hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có sai sót

Theo Khoản 1, Điểm c, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đã lập có sai sót, người bán phải lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập sai.

Như vậy, khác với một số loại hóa đơn điện tử khác có thể áp dụng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế tùy từng trường hợp, đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, khi phát hiện sai sót thì chỉ áp dụng hình thức lập hóa đơn thay thế theo quy định.

Trường hợp người mua trả lại hàng hóa

Pháp luật cũng quy định một trường hợp đặc biệt đối với hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng theo quy định của pháp luật, chẳng hạn như ô tô, xe máy, tàu thuyền hoặc nhà, đất.

Khi đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

• Hàng hóa đã được đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng theo tên người mua.
• Người mua trả lại hàng hóa theo đúng quy định của pháp luật.
• Người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử.

Thì người mua có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử giao cho người bán để thực hiện việc trả lại hàng hóa, thay vì người bán lập hóa đơn thay thế.

Căn cứ pháp lý: Khoản 1 điểm c Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

7. Các trường hợp tạm ngừng, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Khoản 1, Điều 8, Thông tư 91/2026/TT-BTC, người nộp thuế sẽ bị tạm ngừng hoặc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm hóa đơn điện tử có mã, không có mã và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền) trong các trường hợp sau:

• Chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
• Cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
• Tạm ngừng kinh doanh.
• Bị cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
• Sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả hoặc hàng hóa giả mạo về sở hữu trí tuệ.
• Lập hóa đơn điện tử để mua bán khống hàng hóa, dịch vụ hoặc sử dụng hóa đơn điện tử trái pháp luật nhằm trốn thuế, chiếm đoạt tài sản.
• Bị cơ quan có thẩm quyền yêu cầu tạm ngừng ngành, nghề kinh doanh có điều kiện hoặc phát hiện vi phạm pháp luật về thuế, hóa đơn.
• Đang sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng thay đổi ngành, nghề kinh doanh và không còn đáp ứng điều kiện sử dụng.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được cấp mã số thuế trước 01/7/2025 không bổ sung thông tin đăng ký thuế theo yêu cầu trong thời hạn 10 ngày làm việc.
• Cơ quan thuế xác định người nộp thuế có hành vi trốn thuế hoặc thành lập để mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp.
• Người nộp thuế thuộc diện rủi ro cao về thuế và hóa đơn theo quy định.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có nhiều quy định riêng về đối tượng áp dụng, nguyên tắc sử dụng, nội dung hóa đơn và cách xử lý sai sót. Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC sẽ giúp hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định, bảo đảm tuân thủ pháp luật về thuế và hóa đơn. 

Dương Thúy.