05 cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử chính xác

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ bắt buộc và phổ biến trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Tuy nhiên, không phải hóa đơn điện tử nào cũng đảm bảo tính hợp pháp để được chấp nhận trong hạch toán và kê khai thuế. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật hiện hành, đồng thời đưa ra những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp.

1. Khái niệm và cơ sở pháp lý về hóa đơn điện tử hợp lệ

Theo Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tập hợp dữ liệu về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được tạo lập, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Một hóa đơn điện tử được coi là hợp pháp - hợp lệ khi đáp ứng đủ điều kiện về nội dung, hình thức và tính pháp lý, cụ thể:

• Có đầy đủ các thông tin bắt buộc theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (tên, mã số thuế, tên hàng hóa/dịch vụ, chữ ký số, ngày lập…).
• Có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp hóa đơn không có mã theo quy định).
• Được lập và gửi đúng thời điểm, phù hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Không thuộc các trường hợp bị hủy, thay thế, điều chỉnh.

Việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch trong hạch toán, kê khai thuế và tránh rủi ro pháp lý.

2. Cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử

Việc nắm rõ cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro trong quá trình kê khai và hạch toán. Hiện nay, người dùng có thể kiểm tra hóa đơn thông qua mã tra cứu, mã cơ quan thuế, chữ ký số, thông tin người bán - người mua và tính toàn vẹn của dữ liệu trên hệ thống.... Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.

2.1 Kiểm tra thông tin cơ bản trên hóa đơn

Căn cứ Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử gồm:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua (nếu có).
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn giá, số lượng, thành tiền.
• Thuế suất và số tiền thuế GTGT (nếu có).
• Chữ ký số của người bán (và người mua nếu có thỏa thuận).
• Ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

Nếu hóa đơn thiếu hoặc sai thông tin trên, hóa đơn có nguy cơ bị coi là không hợp lệ.

2.2 Kiểm tra chữ ký số và tính toàn vẹn dữ liệu

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay khi đáp ứng điều kiện được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp.
Để kiểm tra:

• Mở file XML của hóa đơn điện tử.
• Sử dụng phần mềm đọc chữ ký số (như iTaxViewer của Tổng cục Thuế hoặc phần mềm hóa đơn của đơn vị cung cấp).
• Xác định chữ ký số có hợp lệ, còn hiệu lực, đúng tên doanh nghiệp phát hành hay không.

Nếu chữ ký số đã hết hạn hoặc không trùng khớp với doanh nghiệp phát hành, hóa đơn sẽ bị coi là không có giá trị pháp lý.

2.3 Kiểm tra mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã)

Theo Điều 91, Luật Quản lý thuế 2019, hóa đơn có mã của cơ quan thuế phải được xác thực qua hệ thống Tổng cục Thuế.
Cách kiểm tra:

• Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
• Chọn mục Tra cứu hóa đơn.
• Nhập mã số thuế người bán, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn và mã tra cứu.
• Nếu thông tin hiển thị trùng khớp với hóa đơn, nghĩa là hóa đơn hợp lệ.
• Nếu không có dữ liệu, cần kiểm tra lại vì có thể hóa đơn giả mạo.

2.4 Đối chiếu thông tin nghiệp vụ

Ngoài các yếu tố pháp lý, doanh nghiệp cần kiểm tra nội dung nghiệp vụ:

• Hàng hóa/dịch vụ có đúng thực tế mua bán không?
• Giá trị, số lượng có khớp với hợp đồng, biên bản giao nhận không?
• Ngày phát hành có trùng với ngày giao dịch hay không?

Nếu có sai lệch, doanh nghiệp phải yêu cầu đối tác lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

2.5 Sử dụng phần mềm hỗ trợ kiểm tra

Hiện nay nhiều phần mềm kế toán - hóa đơn điện tử tích hợp sẵn tính năng kiểm tra tính hợp lệ, tự động phát hiện:

• Chữ ký số hết hạn.
• Sai mã số thuế.
• Thiếu trường dữ liệu bắt buộc.
• Hóa đơn không có trên hệ thống cơ quan thuế.

Sử dụng công cụ này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro.

3. Các dấu hiệu nhận biết hóa đơn điện tử không hợp lệ

Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một số dấu hiệu thường gặp:

• Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế (với trường hợp bắt buộc).
• Chữ ký số không đúng doanh nghiệp phát hành hoặc đã hết hạn.
• Hóa đơn thiếu thông tin bắt buộc (mã số thuế, ngày lập, giá trị…).
• Hóa đơn bị cơ quan thuế thông báo hết hiệu lực, bị hủy hoặc thay thế.
• Tra cứu trên hệ thống thuế không có dữ liệu trùng khớp.

4. Trách nhiệm và khuyến nghị cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

4.1 Cách xử lý khi phát hiện hóa đơn không hợp lệ

Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Nếu hóa đơn có sai sót, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
• Nếu hóa đơn giả mạo, doanh nghiệp cần lập tức báo cơ quan thuế và không hạch toán, kê khai thuế với hóa đơn đó.
• Trường hợp đã kê khai, doanh nghiệp phải thực hiện khai bổ sung, điều chỉnh hồ sơ thuế theo Luật Quản lý thuế 2019.

Không thực hiện đúng trách nhiệm có thể bị xử phạt từ 4 triệu - 50 triệu đồng tùy mức độ vi phạm theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

4.2 Lời khuyên để hạn chế rủi ro với hóa đơn điện tử

• Chỉ giao dịch với đối tác có thông tin pháp lý minh bạch, tra cứu mã số thuế trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế.
• Kiểm tra định kỳ hiệu lực chữ ký số của doanh nghiệp và nhà cung cấp.
• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính cấp phép.
• Đào tạo kế toán, nhân sự về quy trình kiểm tra hóa đơn trước khi hạch toán.
• Lưu trữ đầy đủ file XML, hóa đơn PDF và chứng từ liên quan theo quy định về lưu trữ chứng từ kế toán.

Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử là bước quan trọng để doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch tài chính, phòng ngừa rủi ro về thuế và pháp lý. Quy trình kiểm tra cần thực hiện qua nhiều khâu: xác minh nội dung, chữ ký số, mã cơ quan thuế, đối chiếu thực tế và sử dụng phần mềm hỗ trợ. Doanh nghiệp cần chủ động xây dựng quy trình kiểm tra chuẩn, thường xuyên cập nhật quy định pháp luật để sử dụng hóa đơn điện tử đúng luật và hiệu quả.

Áp dụng đúng cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử không chỉ giúp xác minh nguồn gốc hóa đơn mà còn hỗ trợ phát hiện kịp thời các sai sót hoặc dấu hiệu bất thường. Đây là bước quan trọng để đảm bảo minh bạch, nâng cao uy tín và tối ưu quy trình quản lý chứng từ trong hoạt động kinh doanh.

Truepos là giải pháp phần mềm quản lý bán hàng của Thái Sơn giúp hộ kinh doanh tối ưu quy trình vận hành, nâng cao tính minh bạch, tuân thủ pháp lý và giúp tạo dựng nền tảng quản trị hiện đại, chuyên nghiệp, mở ra cơ hội phát triển bền vững trong bối cảnh kinh doanh số hiện nay.

Nếu bạn cần hỗ trợ giải đáp các thắc mắc liên quan, vui lòng liên hệ Tổng đài hỗ trợ 24/7 Truepos 1900 4633 để được giúp đỡ.

Dương Nguyễn