Chuyển đổi mô hình thuế khoán sang kê khai từ 1/1/2026: Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì?

MỤC LỤC

1. Thuế khoán và thuế kê khai khác nhau như thế nào?
2. Vì sao hộ kinh doanh phải chuyển sang thuế kê khai từ 1/1/2026?
3. Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì khi chuyển sang thuế kê khai?

Từ ngày 1/1/2026, toàn bộ hộ kinh doanh trên cả nước sẽ chính thức chuyển từ thuế khoán sang thuế kê khai. Để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn và tuân thủ đúng quy định, hộ kinh doanh cần trang bị đầy đủ kiến thức, công cụ và quy trình trước khi chuyển đổi.

Phân biệt thuế khoán và thuế kê khai theo một số tiêu chí.

1. Thuế khoán và thuế kê khai khác nhau như thế nào?

Theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp thuế kê khai với phương pháp khoán có một số điểm khác biệt như sau:

Tiêu chí	Phương pháp kê khai	Phương pháp khoán
Đối tượng áp dụng	Áp dụng đối với hộ kinh doanh có quy mô lớn, tuy nhiên đối các hộ kinh doanh quy mô nhỏ vẫn có thể chọn nộp thuế theo phương pháp kê khai nếu có mong muốn	Được áp dụng với hộ kinh doanh có quy mô nhỏ
Kỳ kê khai thuế	Kê khai theo tháng/theo quý	Không phải kê khai thuế
Chế độ kế toán, sổ sách và chứng từ	Phải lập các sổ sách kế toán (sổ doanh thu, sổ tiền mặt...);Phải lập các chứng từ kế toán (phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho...) và lưu trữ các chứng từ khác (nếu có)	Không cẩn phải lập sổ sách, chứng từ kế toán.
Hóa đơn	HKD sử dụng hóa đơn điện tử và phải xuất hóa đơn mỗi khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng	HKD không được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.Trường hợp cần xuất hóa đơn cho Khách hàng. HKD cần mua hóa đơn của cơ quan thuế theo từng lần.
Số thuế phải nộp	Số thuế phải nộp được tính dựa trên tỷ lệ đối với doanh thu thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế của HKD	Số thuế phải nộp được cơ quan thuế khoán một mức nộp cố định. Không phụ thuộc vào doanh thu phát sinh trong kỳ tính thuế đó.Ngoài ra, khi HKD mua hóa đơn của cơ quan thuế sẽ phải nộp thêm tiền thuế tính theo tỷ lệ của giá trị hóa đơn đó

2. Vì sao hộ kinh doanh phải chuyển sang thuế kê khai từ 1/1/2026?

Thay đổi phương thức quản lý mới với hộ kinh doanh từ 1/1/2026.

Chính phủ đặt mục tiêu:

Hạn chế thất thu thuế do ấn định khoán.
Chuẩn hóa dữ liệu doanh thu bằng giải pháp số.
Đảm bảo công bằng giữa các loại hình kinh doanh.
Giúp hộ kinh doanh dễ tiếp cận vốn, mở rộng quy mô và quản lý bài bản hơn.

Đây là yêu cầu bắt buộc, không phải lựa chọn. Do đó, việc chuẩn bị sớm giúp hộ kinh doanh tránh sai sót và giảm áp lực trong giai đoạn chuyển đổi.

Đọc thêm: Hướng dẫn cách tính thuế đối với hộ kinh doanh nhỏ lẻ

3. Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì khi chuyển sang thuế kê khai?

Các bước cần chuẩn bị khi chuyển từ thuế khoán sang kê khai.

Bước 1: Thực hiện thủ tục chuyển đổi tại cơ quan thuế

Hộ kinh doanh nộp hồ sơ chuyển đổi phương pháp tính thuế theo biểu mẫu do cơ quan thuế quy định. Đây là thủ tục mở đầu để chính thức chuyển từ phương pháp khoán sang kê khai.

Bước 2: Kiểm kê lại toàn bộ hàng tồn kho

Hộ kinh doanh lập biên bản kiểm kê đầy đủ: Hàng tồn có hóa đơn và hàng tồn không có hóa đơn. Số liệu này sẽ được đưa vào tồn kho đầu kỳ khi bắt đầu áp dụng thuế kê khai.

Bước 3: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Sau khi chuyển sang phương pháp kê khai, hộ kinh doanh phải thực hiện chế độ ghi chép sổ sách, kê khai doanh thu theo thực tế phát sinh. Việc sử dụng hóa đơn điện tử được áp dụng theo ngưỡng doanh thu và yêu cầu của cơ quan thuế, cụ thể:

› Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Nếu bán lẻ trực tiếp: sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Nếu cung cấp dịch vụ hoặc bán buôn: sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng thông thường.

› Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm: Không bắt buộc xuất hóa đơn cho mọi giao dịch, nhưng:

Phải xuất hóa đơn khi người mua yêu cầu;
Phải xuất hóa đơn nếu cơ quan thuế có thông báo áp dụng;
Doanh thu vẫn phải được ghi nhận đầy đủ trên sổ sách để kê khai thuế.

Trong thực tế, nhiều hộ kinh doanh lựa chọn sử dụng phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử như TruePOS ngay từ đầu để ghi nhận doanh thu minh bạch, hạn chế sai sót và sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế khi cần.

Từ 01/1/2026 chủ hộ kinh doanh chuyển đổi thuế khoán sang thuế kê khai.

Bước 4: Chuẩn bị công cụ quản lý kế toán

Hộ kinh doanh có hai lựa chọn:

Sử dụng phần mềm kế toán hộ kinh doanh kê khai;
Hoặc tự làm trên Excel (nếu nắm chắc nghiệp vụ).

Tuy nhiên, để giảm sai sót và thuận tiện hơn, nhiều hộ kinh doanh chọn phần mềm tích hợp bán hàng, hóa đơn, báo cáo như TruePOS để ghi nhận doanh thu chính xác ngay tại điểm bán và phục vụ kê khai thuế.

Bước 5: Thiết lập hệ thống sổ sách theo quy định

Hộ kinh doanh bắt buộc phải lập và ghi chép 7 loại sổ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính, bao gồm:

Sổ doanh thu
Sổ chi phí
Sổ tồn kho
Và các sổ khác theo phụ lục hướng dẫn Phần mềm hỗ trợ ghi chép tự động sẽ giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế nhầm lẫn khi tổng hợp dữ liệu.

Bước 6: Thực hiện kê khai thuế định kỳ

Tùy theo quy mô, hộ kinh doanh kê khai theo: Tháng hoặc Quý thông qua mẫu tờ khai thuế kinh doanh hộ cá thể. Nếu có bảng kê hoạt động kinh doanh trong kỳ thì phải nộp kèm theo phụ lục cho cơ quan thuế.

Bước 7: Mở tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh

Hộ kinh doanh kê khai phải: Tách biệt tài khoản ngân hàng cá nhân và tài khoản giao dịch kinh doanh và thực hiện thanh toán, ghi nhận dòng tiền rõ ràng, minh bạch.

Bước 8: Thực hiện nghĩa vụ BHXH nếu có người lao động

Hộ kinh doanh phải đăng ký và đóng BHXH bắt buộc cho nhân viên (nếu có). Chủ hộ kinh doanh cũng phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ BHXH theo quy định.

Như vậy, việc chuyển đổi từ thuế khoán sang thuế kê khai từ 01/1/2026 là bắt buộc đối với toàn bộ hộ kinh doanh. Chuẩn bị sớm, đủ, đúng sẽ giúp hộ kinh doanh giảm áp lực, tuân thủ quy định và vận hành bài bản hơn.

Nguyệt Nga