Viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử có bị phạt không? Xử lý như thế nào?

Hóa đơn điện tử là chứng từ quan trọng, có giá trị pháp lý và kế toán cao trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, thực tế không hiếm trường hợp kế toán doanh nghiệp viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử. Vậy khi gặp lỗi này, doanh nghiệp có bị xử phạt không? Cách xử lý ra sao theo quy định mới từ ngày 01/06/2025?

1. Viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử có bị phạt không?

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP), từ ngày 1/6/2025, các hóa đơn điện tử phát hành có sai sót sẽ không được hủy bỏ như trước. Thay vào đó, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn tùy theo từng trường hợp cụ thể.

1.1 Vậy viết sai tên hàng hóa có bị phạt không?

Câu trả lời là: Có thể bị xử phạt, nếu doanh nghiệp không thực hiện điều chỉnh đúng theo quy định, dẫn đến sai sót trong kê khai thuế, báo cáo tài chính hoặc gây thiệt hại cho bên mua. Cụ thể:

+) Nếu tên hàng hóa viết sai ảnh hưởng đến bản chất hàng hóa, chất lượng, quy cách, hoặc liên quan đến thuế suất, số tiền thì phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Trường hợp không điều chỉnh kịp thời có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.

+) Nếu viết sai nhưng không làm thay đổi bản chất hàng hóa (ví dụ lỗi đánh máy nhỏ, nhưng vẫn xác định được hàng hóa) và đã điều chỉnh đúng theo trình tự thì không bị xử phạt.

Như vậy, quan trọng nhất là doanh nghiệp cần nhận diện đúng mức độ sai sót và xử lý kịp thời, đúng quy trình, tránh bị xử phạt hành chính.

2. Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa

Từ ngày 01/06/2025, quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử có nhiều thay đổi đáng lưu ý theo Khoản 13, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể dành cho kế toán và doanh nghiệp khi viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử:

a) Xác định loại sai sót

• Sai tên hàng hóa nhưng không ảnh hưởng đến chất lượng, mã số thuế, thuế suất, số lượng, số tiền: Thông báo cho bên mua và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
• Sai tên hàng hóa làm thay đổi bản chất hàng, quy cách, chất lượng hoặc liên quan đến giá trị, thuế: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

b) Các bước thực hiện điều chỉnh/thay thế

Trường hợp 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

1. Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (áp dụng với tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh).
2. Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh có ghi dòng:
   “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
3. Nếu điều chỉnh nhiều hóa đơn sai cùng một lỗi trong tháng → được lập 01 hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT.
4. Ghi rõ nội dung điều chỉnh, sử dụng dấu "+" hoặc "–" cho phần chênh lệch theo thực tế.

Trường hợp 2: Lập hóa đơn thay thế

• Áp dụng khi tên hàng hóa sai hoàn toàn, không thể điều chỉnh.
• Lập hóa đơn điện tử mới thay thế và ghi dòng:
  “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
• Kèm theo bảng kê hóa đơn bị sai nếu có nhiều hóa đơn.

c) Lưu ý quan trọng

• Không được hủy hóa đơn sai sót, mà phải xử lý theo hình thức điều chỉnh/thay thế.
• Hóa đơn điện tử sau điều chỉnh phải được lưu trữ, đính kèm đầy đủ văn bản, bảng kê và văn bản thỏa thuận (nếu có).
• Đối với khách hàng cá nhân, người bán cần thông báo lỗi thông qua email, tin nhắn hoặc đăng trên website (nếu có).

3. Mẫu hóa đơn điều chỉnh do viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử

Dưới đây là ví dụ mô phỏng mẫu hóa đơn điều chỉnh khi viết sai tên hàng hóa:

Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số: 01GTKT0/001

Ký hiệu: AB/22E

Số: 0001234

Ngày lập: 15/05/2025

Ghi chú: Hóa đơn này điều chỉnh thông tin tên hàng hóa từ hóa đơn số 0001234 ngày 15/05/2025, không làm thay đổi số tiền và thuế suất.

› Tải Mẫu 01/BK-ĐCTT trên trang Thư viện Pháp luật

Kèm theo:

• Văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua.
• Bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT nếu điều chỉnh nhiều hóa đơn.

Nhìn chung, sai sót trong việc viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử là lỗi phổ biến nhưng có thể xử lý đúng quy định nếu doanh nghiệp nắm rõ hướng dẫn mới. Việc điều chỉnh không chỉ giúp tránh bị xử phạt mà còn bảo vệ tính hợp pháp của chứng từ kế toán.

Từ ngày 1/6/2025, doanh nghiệp không được hủy bỏ hóa đơn sai, mà bắt buộc phải điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng trình tự pháp luật. Vì vậy, kế toán cần cập nhật kịp thời để thực hiện đúng, đủ, hạn chế rủi ro pháp lý và tài chính cho doanh nghiệp.

Dương Nguyễn

TruePOS là giải pháp phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp của Công ty Thái Sơn, phần mềm không chỉ đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cơ bản trong quản lý cửa hàng, TruePOS còn hỗ trợ chủ shop và hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử nhanh chong và thuận tiện theo chuẩn quy định của cơ quan Thuế.

Phần mềm TruePOS hiện đang có chương trình cài đặt và trải nghiệm miễn phí tối thiểu 6 tháng. Chủ shop/ hộ kinh doanh quan tâm, xin vui lòng liên hệ Tổng đài HTKH TruePOS 24/7 1900 4633 (cước phí 1000đ/phút) để được tư vấn và giải đáp.