Hóa đơn điện tử và phần mềm bán hàng: Hành trình mới của hộ kinh doanh từ 2026

Từ 1/1/2026, hộ kinh doanh bắt buộc phải chuyển sang kê khai thuế; đặc biệt hộ có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm phải dùng hóa đơn điện tử máy tính tiền từ tháng 6/2025. Những thay đổi này buộc hộ kinh doanh chuẩn hóa quản lý và minh bạch doanh thu. Vì vậy, việc kết hợp phần mềm bán hàng với hóa đơn điện tử trở thành bước đi tất yếu để đáp ứng quy định và vận hành hiệu quả.

1. Vì sao hộ kinh doanh buộc phải thay đổi?

Hiện nay, nhiều chủ cửa hàng và hộ kinh doanh đã ứng dụng giải pháp bán hàng đa kênh, dòng tiền biến động theo giờ, việc ấn định doanh thu theo phương pháp khoán không còn phản ánh chính xác thực tế. Mức thuế giữa các hộ dễ chênh lệch, thiếu cơ sở để so sánh, và việc kiểm soát bằng ghi chép thủ công khiến sai sót là điều khó tránh.

Chính vì vậy, Nhà nước đã đưa ra hai mốc thay đổi quan trọng:

› Từ 1/6/2025: Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, dữ liệu gửi trực tiếp về cơ quan thuế.

› Từ 1/1/2026: Toàn bộ hộ kinh doanh chính thức chuyển sang phương pháp kê khai, thay thế hoàn toàn thuế khoán.

2. Từ e ngại đến hiểu đúng: Hành trình quen với hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Thời điểm ban đầu, nhiều hộ kinh doanh lo lắng: Sợ thao tác sai sẽ bị phạt, sợ dùng phần mềm phức tạp, sợ chuyển sang kê khai sẽ phải nộp thuế cao hơn. Nhưng khi các địa phương đồng loạt tổ chức tập huấn, hướng dẫn từng thao tác, cài đặt phần mềm, hỗ trợ tận nơi tại chợ, cửa hàng, ki-ốt…, những lo lắng ấy dần được gỡ bỏ.

Hộ kinh doanh nhận ra lợi ích khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: 

• Ghi nhận doanh thu rõ ràng hơn.
• Quản lý hàng hóa nhanh và chính xác.
• Không còn phải ghi chép thủ công.
• Báo cáo tài chính minh bạch, dễ kiểm soát chi phí.
• Giảm rủi ro nhầm lẫn khi đông khách.

3. Phần mềm bán hàng - Trung tâm của quá trình chuyển đổi 2025-2026

Trong quá trình chuyển đổi, phần mềm bán hàng không chỉ giúp tính tiền thuận tiện hơn mà còn đóng vai trò như sổ ghi chép điện tử, lưu lại đầy đủ việc nhập, xuất hàng, tồn kho, thu chi và hóa đơn của cửa hàng.

Một phần mềm quản lý bán hàng đúng chuẩn sẽ giúp:

• Ghi nhận giao dịch tự động, hạn chế sai sót tối đa: Thay vì ghi chép tay, mọi giao dịch được lưu ngay khi bán hàng, đảm bảo minh bạch và chính xác.
• Kết nối trực tiếp hóa đơn điện tử máy tính tiền: Chỉ cần thao tác trên phần mềm, hóa đơn lập tức gửi cơ quan thuế theo thời gian thực.
• Chuẩn hóa dữ liệu phục vụ kê khai năm 2026: Khi bỏ thuế khoán, mọi số liệu phải có căn cứ. Phần mềm giúp tổng hợp, phân loại, báo cáo chỉ trong vài giây.
• Theo dõi tồn kho, lợi nhuận, dòng tiền tức thì: Không cần nhớ giá từng món, không sợ nhầm khi đông khách.
• Giảm rủi ro tranh chấp, tăng uy tín kinh doanh: Hóa đơn rõ ràng, báo cáo đầy đủ, hạn chế sai sót và hỗ trợ xử lý khi có khiếu nại. Đặc biệt với các hộ lớn tuổi, phần mềm dễ dùng, giao diện rõ ràng và thao tác đơn giản chính là chìa khóa giúp họ tự tin bước vào mô hình kinh doanh hiện đại.
• TruePOS - Giải pháp quản lý và bán hàng toàn diện cho hộ kinh doanh trong giai đoạn chuyển đổi.

Là phần mềm quản lý bán hàng được phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, TruePOS đồng hành cùng nhiều hộ kinh doanh trong quá trình chuẩn hóa dữ liệu và tuân thủ quy định thuế.

TruePOS cho phép quản lý sản phẩm linh hoạt cho nhiều lĩnh vực kinh doanh: cập nhật giá bán, giá vốn, chương trình khuyến mại và tra cứu thông tin nhanh chóng chỉ trong vài thao tác. Tại quầy bán hàng, hệ thống hỗ trợ tạo đơn với giao diện tối ưu, đa dạng phương thức thanh toán như tiền mặt, chuyển khoản hay quẹt thẻ; đồng thời in hóa đơn theo mẫu tùy chỉnh và kết nối trực tiếp với các đơn vị vận chuyển.

Ngoài ra, phần mềm quản lý bán hàng TruePOS cung cấp bộ báo cáo doanh thu lợi nhuận trực quan trên mọi thiết bị, cho phép so sánh số liệu theo tháng, quý, năm và thống kê chi tiết theo từng sản phẩm hoặc điểm bán. Người dùng cũng dễ dàng theo dõi toàn bộ dòng tiền thu/chi theo thời gian thực.

Đối với quản lý kho, TruePOS cập nhật chính xác tồn kho giữa các cửa hàng, theo dõi tình trạng sản phẩm, hỗ trợ đặt hàng, nhập hàng, chuyển kho và in chứng từ theo mẫu tùy biến. Tất cả được vận hành đồng bộ, giúp hộ kinh doanh kiểm soát hàng hóa chặt chẽ và giảm thiểu sai lệch.

TruePOS không chỉ giúp hộ kinh doanh đáp ứng yêu cầu về hóa đơn điện tử và kê khai thuế, mà còn tạo nên một nền tảng quản lý bài bản, hiện đại và bền vững trong giai đoạn chuyển đổi số toàn diện.

Từ nay đến 1/1/2026, hộ kinh doanh cần chủ động chuẩn bị: nắm rõ quy định mới, chuyển sang kê khai thuế, triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền nếu thuộc diện bắt buộc và trang bị một phần mềm bán hàng phù hợp. Việc chủ động sớm sẽ giúp hộ kinh doanh vận hành ổn định, tuân thủ pháp luật và bước vào giai đoạn kinh doanh minh bạch, hiệu quả hơn.

Nguyệt Nga