Mẫu sổ S1a-HKD mới nhất cho hộ kinh doanh kèm hướng dẫn chi tiết.

Mẫu sổ S1a-HKD là biểu mẫu quan trọng dành cho hộ kinh doanh nhỏ trong việc ghi chép và theo dõi doanh thu theo quy định mới tại Thông tư 152/2025/TT-BTC. Việc hiểu đúng đối tượng áp dụng, cách ghi sổ và các lưu ý liên quan sẽ giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật thuế, hạn chế rủi ro và tối ưu quản lý hoạt động kinh doanh. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về mẫu sổ S1a-HKD mới nhất.

1. Mẫu sổ S1a-HKD dùng cho đối tượng hộ kinh doanh nào?

Căn cứ Khoản 1, Điều 4, Thông tư 152/2025/TT-BTC, mẫu sổ S1a-HKD được áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc diện chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN.

Mẫu số S1a-HKD được ban hành kèm theo Thông tư này nhằm phục vụ việc ghi chép, theo dõi doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, làm căn cứ quản lý và kiểm soát khi cần thiết.

Vậy hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nào không phải nộp thuế?

Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong năm dương lịch từ 500 triệu đồng trở xuống sẽ không phải nộp thuế GTGT và được miễn thuế TNCN. Đây là nhóm đối tượng có quy mô nhỏ, doanh thu thấp và được pháp luật miễn nghĩa vụ thuế theo ngưỡng quy định.

Như vậy, nhóm đối tượng này chính là đối tượng sử dụng mẫu sổ S1a-HKD để ghi nhận doanh thu.

Lưu ý quan trọng:

• Mặc dù không phát sinh nghĩa vụ thuế, hộ kinh doanh vẫn cần ghi chép đầy đủ, trung thực doanh thu, sau đó vẫn thực hiện kê khai hàng năm để chứng minh thuộc ngưỡng miễn thuế.
• Trường hợp doanh thu thực tế vượt ngưỡng 500 triệu đồng/năm, hộ kinh doanh sẽ chuyển sang diện chịu thuế và phải thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định tương ứng.

2. Hướng dẫn cách ghi Mẫu sổ S1a-HKD

Mẫu sổ S1a-HKD được cơ quan thuế ban hành nằm hỗ trợ hộ kinh doanh nhỏ thực hiện các ghi chép doanh thu đơn giản. Dưới đây là mục đích cụ thể và hướng dẫn chi tiết cách ghi loại sổ này.

a) Mục đích sử dụng sổ

Sổ S1a-HKD được lập nhằm theo dõi doanh thu từ hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của hộ/cá nhân kinh doanh. Dữ liệu trong sổ là căn cứ để xác định nghĩa vụ thuế, bao gồm việc đánh giá có thuộc diện chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hay không theo quy định hiện hành.

b) Cách ghi sổ

• Cột A (Ngày ghi sổ): Ghi rõ ngày, tháng thực hiện việc ghi nhận thông tin vào sổ.
• Cột B (Nội dung/diễn giải): Mô tả ngắn gọn hoạt động phát sinh doanh thu từ bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Có thể ghi theo từng giao dịch cụ thể hoặc tổng hợp theo ngày, tuần tùy vào cách quản lý của hộ kinh doanh.
• Cột 1 (Doanh thu): Ghi số tiền thu được từ việc bán hàng hóa, dịch vụ tương ứng với nội dung đã diễn giải.

Lưu ý: Việc ghi chép cần đảm bảo đầy đủ, chính xác và nhất quán để phục vụ cho việc quản lý doanh thu và làm căn cứ xác định nghĩa vụ thuế.

Đọc thêm: Cục Thuế công bố Sổ tay hướng dẫn thực hiện nghĩa vụ thuế dành cho hộ kinh doanh

3. Các câu hỏi thường gặp về Mẫu sổ S1a-HKD

Mẫu sổ S1a-HKD là mẫu sổ ghi chép doanh thu mới nhất dành cho hộ kinh doanh nhỏ. Do đó, chủ hộ kinh doanh cũng gặp nhiều khó khăn và thắc mắc. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về mẫu sổ S1a-HKD và giải đáp cụ thể.

Tải xuống Mẫu sổ S1a-HKD ở đâu?

Mẫu số S1a-HKD được ban hành kèm theo Thông tư số 152/2025/TT-BTC ngày 31/12/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Cá nhân/hộ kinh doanh có thể tải xuống trực tiếp mẫu sổ này từ:

• Cổng thông tin điện tử của Bộ Tài chính.
• Trang web của Tổng cục Thuế.

Mua sổ S1a-HKD ở đâu chuẩn?

Hiện nay, sổ S1a-HKD không bắt buộc phải mua theo mẫu in sẵn từ cơ quan nhà nước. Hộ kinh doanh có thể:

• Tự in theo đúng mẫu quy định
• Mua tại các nhà sách, đơn vị phát hành biểu mẫu kế toán
• Hoặc sử dụng file mềm để quản lý

Tuy nhiên, cần đảm bảo nội dung, chỉ tiêu trong sổ phải đúng cấu trúc theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, tránh tự ý thay đổi gây sai lệch dữ liệu khi cơ quan thuế kiểm tra.

Khi bạn tới Cơ quan Thuế làm việc, Cơ quan thuế cũng cung cấp các mẫu sổ này để hỗ trợ người nộp thuế.

Mẫu sổ S1a-HKD ghi nhận doanh thu lớn hơn 500 triệu thì sao?

Trường hợp doanh thu ghi nhận trên sổ S1a-HKD từ 500 triệu đồng/năm trở lên, hộ kinh doanh cần lưu ý:

• Có khả năng phát sinh nghĩa vụ về hóa đơn điện tử theo quy định.
• Doanh thu càng cao, mức độ quản lý và kiểm tra của cơ quan thuế càng chặt chẽ.

Vì vậy, hộ kinh doanh cần ghi chép trung thực, đầy đủ, liên tục để đảm bảo tính minh bạch và tránh rủi ro về thuế.

Hộ sử dụng phần mềm quản lý bán hàng thì có phải ghi sổ nữa không?

Theo nguyên tắc quản lý thuế hiện hành:

• Việc sử dụng phần mềm bán hàng (POS, quản lý doanh thu…) không thay thế hoàn toàn nghĩa vụ ghi sổ S1a-HKD.
• Tuy nhiên, hộ kinh doanh được phép sử dụng dữ liệu từ phần mềm để in ra hoặc chuyển đổi thành sổ S1a-HKD (Nếu phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ tính năng này).

Điều kiện là dữ liệu phải:

• Phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu theo mẫu S1a-HKD
• Có thể xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu

Khuyến nghị: Nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để tự động hóa ghi nhận doanh thu, sau đó định kỳ kết xuất dữ liệu ra sổ S1a-HKD nhằm vừa đảm bảo tuân thủ quy định, vừa tối ưu vận hành.

Như vậy, mẫu sổ S1a-HKD là công cụ ghi nhận doanh thu quan trọng đối với hộ kinh doanh thuộc diện miễn thuế, đồng thời là căn cứ để cơ quan thuế kiểm soát và đánh giá nghĩa vụ thuế khi cần thiết. Việc ghi chép đúng, đầy đủ và sử dụng kết hợp với phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp hộ kinh doanh đảm bảo tuân thủ quy định, minh bạch dữ liệu và sẵn sàng khi cơ quan thuế kiểm tra.

TruePOS là giải pháp phần mềm bán hàng chuyên nghiệp dành cho đối tượng là cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh giúp quản lý bán hàng thông minh, xuất hóa đơn điện tử và kê khai thuế dễ dàng. Nếu bạn quan tâm xin vui lòng liên hệ TruePOS để được tư vấn và hướng dẫn chi tiết.

Dương Nguyễn