Viết sai số tiền trên hóa đơn điện tử: Xử lý thế nào cho đúng quy định?

Hóa đơn điện tử là chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, gắn liền với nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế không ít trường hợp người bán phát hiện hóa đơn đã lập sai số tiền. Vậy xử lý thế nào để đúng quy định pháp luật và tránh rủi ro về sau? Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý sai sót liên quan đến số tiền trên hóa đơn điện tử.

1. Cách xử lý sai sót về số tiền trên hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 13, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nếu hóa đơn điện tử bị sai số tiền, mã số thuế, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa dịch vụ, thì người bán có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý:

• Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai.
• Lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập sai.

Lưu ý: Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế rồi mà sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu.

1.1 Lập hóa đơn điều chỉnh

• Người bán phát hành hóa đơn mới ghi rõ dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”.
• Trường hợp số tiền cần điều chỉnh tăng thì ghi số dương (+), nếu giảm thì ghi số âm (-).
• Sau đó, người bán ký số và gửi cho cơ quan thuế (nếu sử dụng hóa đơn có mã) hoặc gửi trực tiếp cho người mua (nếu dùng hóa đơn không có mã).

1.2 Lập hóa đơn thay thế

• Người bán phát hành hóa đơn mới, ghi đầy đủ nội dung chính xác.
• Trên hóa đơn phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”.
• Hóa đơn thay thế sẽ thay cho hóa đơn cũ đã sai, và được kê khai thuế theo kỳ phát sinh.

1.3 Trường hợp nhiều hóa đơn bị sai trong cùng tháng

Nếu trong cùng một tháng, người bán phát hành nhiều hóa đơn cùng sai sót về thông tin người mua, số tiền, đơn giá hay thuế suất thì có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế chung. Đồng thời, cần kèm theo Bảng kê các hóa đơn sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT để gửi cơ quan thuế.

2. Thủ tục kèm theo khi xử lý hóa đơn sai sót

2.1 Cơ quan thuế phát hiện sai sót thì xử lý ra sao?

Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã) bị sai số tiền hoặc nội dung khác, sẽ gửi thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT, Phụ lục IB, ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Khi nhận được thông báo, người bán phải kiểm tra, rà soát và thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng quy định đã nêu ở phần 1 của bài viết.

2.2 Những thủ tục đi kèm việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót

Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Biên bản hoặc văn bản thỏa thuận với người mua (áp dụng khi người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh). Văn bản này phải ghi rõ nội dung sai và được lưu giữ để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Thông báo cho người mua (áp dụng khi người mua là cá nhân). Có thể gửi thông báo trực tiếp hoặc công khai trên website của người bán (nếu có).

3. Một số lưu ý quan trọng với hóa đơn sai số tiền

Khi thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh/ thay thế cho hóa đơn cũ bị sai số tiền, cần chú ý một số điều sau đây:

• Nếu đã chọn cách điều chỉnh ở lần xử lý đầu tiên, các lần sai sót sau phải tiếp tục xử lý theo hình thức điều chỉnh (không được chuyển sang thay thế). Ngược lại, nếu đã chọn thay thế, thì lần sau cũng phải thay thế.
• Hóa đơn không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn thì chỉ được phép lập hóa đơn điều chỉnh, không áp dụng thay thế.
• Khi chiết khấu thương mại, trả lại hàng hóa, hoàn phí dịch vụ... cũng cần áp dụng hóa đơn điều chỉnh để phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Kê khai thuế đối với hóa đơn điều chỉnh, thay thế:
  • Hóa đơn điều chỉnh, thay thế sẽ được kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị sai.
  • Riêng trường hợp điều chỉnh phát sinh sau quyết toán hoặc do cơ quan có thẩm quyền yêu cầu thì việc kê khai phải phù hợp với thực tế phát sinh (tăng ghi dương, giảm ghi âm).
  • Người bán và người mua đều có trách nhiệm kê khai điều chỉnh doanh thu, thuế đầu ra - đầu vào dựa trên hóa đơn mới.

Như vậy, trường hợp viết sai số tiền trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Dù áp dụng cách nào, người bán đều phải tuân thủ đúng thủ tục: lập văn bản thỏa thuận (nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp), ghi chú đầy đủ trên hóa đơn mới và thực hiện kê khai bổ sung đúng kỳ phát sinh. Từ đó giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về thuế, đồng thời bảo vệ uy tín của doanh nghiệp trong quan hệ với khách hàng.

Dương Nguyễn