Kê khai thuế VAT và những điều cơ bản nhất cần nắm được

Kê khai thuế VAT là một trong những nghĩa vụ quan trọng mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh và các tổ chức, cá nhân thuộc diện nộp thuế phải thực hiện. Tuy nhiên, để kê khai thuế VAT đúng quy định, người nộp thuế cần nắm rõ các đối tượng phải kê khai, kỳ kê khai, thời hạn nộp cũng như hồ sơ và nơi nộp tờ khai. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp những thông tin cơ bản và chính xác nhất về kê khai thuế VAT để bạn dễ dàng áp dụng trong thực tế.

1. Đối tượng phải kê khai thuế VAT

Kê khai thuế VAT (Value Added Tax) - thuế giá trị gia tăng là nghĩa vụ bắt buộc đối với các tổ chức, cá nhân thuộc diện nộp thuế theo quy định của pháp luật. Theo Luật Thuế giá trị gia tăng và các văn bản hướng dẫn, đối tượng phải thực hiện kê khai thuế VAT gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế VAT.
• Tổ chức, cá nhân nhập khẩu hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế VAT.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hàng năm trên mức quy định phải thực hiện kê khai thuế VAT theo phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp.
• Tổ chức, cá nhân nước ngoài có hoạt động kinh doanh tại Việt Nam nhưng không thành lập pháp nhân tại Việt Nam, có phát sinh nghĩa vụ thuế VAT.

Việc xác định chính xác đối tượng phải kê khai thuế VAT giúp người nộp thuế tuân thủ nghĩa vụ pháp luật, tránh rủi ro xử phạt hành chính về thuế.

2. Các quy định về kê khai thuế VAT

2.1 Quy định về kỳ kê khai thuế đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh

a) Kỳ kê khai thuế của doanh nghiệp

Doanh nghiệp kê khai thuế VAT theo một trong hai kỳ: kê khai theo tháng hoặc kê khai theo quý.

• Kê khai theo tháng: áp dụng đối với doanh nghiệp có tổng doanh thu từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của năm liền kề trước trên 50 tỷ đồng.
• Kê khai theo quý: áp dụng đối với doanh nghiệp có tổng doanh thu của năm liền kề trước từ 50 tỷ đồng trở xuống hoặc doanh nghiệp mới thành lập.

Việc xác định kỳ kê khai được căn cứ vào doanh thu năm trước và thông báo của cơ quan thuế quản lý.

b) Kỳ kê khai thuế của hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh kê khai thuế VAT theo tháng hoặc quý tùy vào phương pháp tính thuế và doanh thu thực tế:

• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán thường thực hiện kê khai theo năm (cơ quan thuế xác định mức khoán).

*Lưu ý: Từ 1/1/2026, xóa bỏ hình thức thuế khoán hộ kinh doanh. Chi tiết phương pháp khai thuế và chi nhỏ nhóm đối tượng hộ kinh doanh sẽ được thông tin trong các văn bản pháp luật trong thời gian tới.

• Trường hợp hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu hoặc khấu trừ thì có thể kê khai theo tháng hoặc quý, tương tự như doanh nghiệp.

2.2 Thời gian kê khai thuế VAT

Thời hạn nộp tờ khai thuế VAT được quy định cụ thể tại Luật Quản lý thuế:

• Kê khai theo tháng: chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Kê khai theo quý: chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.
• Kê khai theo từng lần phát sinh (áp dụng cho hàng nhập khẩu hoặc trường hợp đặc thù): thực hiện ngay tại thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế.
  Tuân thủ đúng thời gian kê khai giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và tiền chậm nộp.

3. Nộp hồ sơ khai thuế VAT

3.1 Hồ sơ khai thuế VAT

Theo Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 126/2020/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn (đặc biệt là Thông tư 80/2021/TT-BTC, Thông tư 219/2013/TT-BTC), hồ sơ khai thuế VAT có sự khác nhau tùy vào đối tượng nộp thuế và phương pháp tính thuế. Cụ thể:

a) Kê khai thuế VAT theo phương pháp khấu trừ

• Tờ khai thuế giá trị gia tăng mẫu 01/GTGT: dùng cho cơ sở kinh doanh tính thuế theo phương pháp khấu trừ.
• Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra và mua vào: hiện nay pháp luật không bắt buộc nộp cùng tờ khai hàng tháng/quý, nhưng doanh nghiệp phải lập và lưu trữ đầy đủ để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Các phụ lục kèm theo (nếu phát sinh):
  • Phụ lục điều chỉnh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
  • Phụ lục kê khai doanh thu không chịu thuế, doanh thu xuất khẩu.
• Tài liệu bổ sung (nếu có): chứng từ nộp thuế, biên bản điều chỉnh sai sót kỳ trước.

b) Kê khai thuế VAT theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu

Đối với doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh kê khai thuế VAT theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu, hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai thuế giá trị gia tăng mẫu 04/GTGT: áp dụng với tổ chức, cá nhân tính thuế VAT theo tỷ lệ % trên doanh thu.
• Bảng kê doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ: để xác định số thuế phải nộp.
• Các phụ lục, bảng giải trình khác (nếu cơ quan thuế yêu cầu).

c) Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế khoán

• Tờ khai thuế mẫu 01/CNKD (theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC): được nộp một lần khi mới ra kinh doanh hoặc khi có thay đổi về ngành nghề, quy mô, địa điểm kinh doanh.
• Bảng kê doanh thu thực tế (nếu phát sinh điều chỉnh mức khoán hoặc khi cơ quan thuế rà soát).
• Thông thường, hộ kinh doanh nộp thuế khoán không phải kê khai thuế VAT hàng tháng/quý, mà cơ quan thuế xác định và thông báo trước về mức khoán theo năm.

d) Trường hợp kê khai thuế VAT theo từng lần phát sinh

Áp dụng với các đối tượng không thường xuyên phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc hàng hóa nhập khẩu. Hồ sơ gồm:

• Tờ khai thuế GTGT theo mẫu tương ứng (01/GTGT hoặc 04/GTGT tùy phương pháp).
• Hóa đơn, chứng từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ liên quan đến lần phát sinh.
• Chứng từ nộp thuế (nếu đã nộp trước khi nộp hồ sơ).

3.2 Nơi nộp hồ sơ khai thuế VAT

Người nộp thuế thực hiện nộp hồ sơ khai thuế VAT tại:

• Cơ quan thuế quản lý trực tiếp (Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế tùy quy mô và loại hình).
• Hệ thống khai thuế điện tử qua mạng của Tổng cục Thuế (eTax).
• Trường hợp kê khai thuế cho hàng hóa nhập khẩu, hồ sơ được nộp tại cơ quan hải quan nơi làm thủ tục thông quan.

Hiện nay, hình thức nộp hồ sơ khai thuế điện tử đang được áp dụng rộng rãi, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro lưu trữ hồ sơ giấy.

Kê khai thuế VAT là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc với doanh nghiệp, hộ kinh doanh và các đối tượng thuộc diện chịu thuế. Nắm vững đối tượng, kỳ kê khai, thời hạn nộp và thành phần hồ sơ không chỉ giúp tuân thủ quy định pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý thuế. Việc thực hiện đúng và đầy đủ sẽ hạn chế tối đa nguy cơ bị xử phạt, đồng thời đảm bảo tính minh bạch, uy tín trong hoạt động kinh doanh.

Dương Nguyễn