Hộ kinh doanh có phải xuất hóa đơn theo quy định mới không?

“Hộ kinh doanh có phải xuất hóa đơn theo quy định mới không?” là câu hỏi được nhiều chủ kinh doanh nhỏ lẻ quan tâm trong bối cảnh chính sách thuế và hóa đơn đang thay đổi mạnh mẽ. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết những trường hợp hộ kinh doanh bắt buộc, không bắt buộc phải xuất hóa đơn, đồng thời chỉ ra lợi ích, rủi ro và cách thức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP cùng các văn bản hướng dẫn mới nhất.

1. Trường hợp hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải lập hóa đơn điện tử (bao gồm cả hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế) trong các trường hợp sau:

1.1 Theo ngưỡng doanh thu

Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Doanh thu được xác định dựa trên dữ liệu quản lý thuế, bao gồm doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ tính thuế.

1.2 Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai

Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai là các hộ kinh doanh có quy mô lớn, sử dụng hóa đơn thường xuyên, hoặc đáp ứng điều kiện quản lý thuế điện tử thì phải áp dụng hóa đơn điện tử.

1.3 Theo yêu cầu của khách hàng hoặc đối tác

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu lấy hóa đơn để hạch toán chi phí, hộ kinh doanh bắt buộc phải lập hóa đơn. Điều này áp dụng ngay cả khi hộ kinh doanh nhỏ lẻ, doanh thu chưa đạt 1 tỷ đồng/năm.

Lưu ý, đây là trường hợp hóa đơn giấy, không nhất thiết là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

1.4 Theo loại hình giao dịch đặc thù

• Khi phát sinh giao dịch có giá trị lớn (ví dụ bán sỉ hàng hóa cho đại lý, nhà phân phối).
• Khi kinh doanh hàng hóa/dịch vụ thuộc diện kiểm soát đặc thù về thuế (rượu, bia, thuốc lá, xăng dầu, dược phẩm, vàng bạc, đá quý...).
• Khi tham gia bán hàng qua sàn thương mại điện tử, giao dịch điện tử phải kèm theo hóa đơn điện tử theo yêu cầu quản lý thuế.

2. Trường hợp hộ kinh doanh không bắt buộc xuất hóa đơn

Không phải mọi hộ kinh doanh đều phải lập hóa đơn điện tử. Một số trường hợp được miễn, bao gồm:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán, doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống thì không bắt buộc đăng ký dùng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền. Tuy nhiên, khi bán cho tổ chức/cá nhân có yêu cầu chứng từ, hộ vẫn phải có hóa đơn (đăng ký dùng HĐĐT tự nguyện hoặc xin cấp từng lần phát sinh).

Lưu ý: Từ 01/1/2026, hình thức thuế khoán hộ kinh doanh sẽ bị xóa bỏ. Cụ thể, đối tượng nào phải sử dụng máy tính tiền, xuất hóa đơn và kết nối dữ liệu tới cơ quan thuế sẽ được TruePos cập nhật sớm nhất trong thời gian tới.

3. Lợi ích và rủi ro khi xuất hoặc không xuất hóa đơn

Nhìn chung, việc hộ kinh doanh xuất hoặc không xuất hóa đơn sẽ mang những lợi ích và rủi ro nhất định.

• Lợi ích khi hộ kinh doanh xuất hóa đơn:
  • Tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh, dễ chứng minh doanh thu khi cần thiết.
  • Tạo uy tín, thuận lợi trong hợp tác với đối tác lớn, nâng cao sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
  • Giảm rủi ro tranh chấp, dễ dàng được khấu trừ và hạch toán chi phí cho khách hàng.
• Rủi ro khi hộ kinh doanh không xuất hóa đơn:
  • Có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP nếu không lập hóa đơn trong trường hợp bắt buộc.
  • Khó mở rộng hoạt động kinh doanh, vì doanh nghiệp, tổ chức thường yêu cầu hóa đơn hợp pháp để làm chứng từ.
  • Hạn chế cơ hội tiếp cận nguồn vốn, dự án hoặc hợp đồng lớn do thiếu minh bạch tài chính.

4. Cách hộ kinh doanh đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử cần thực hiện các bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định đối tượng: Kiểm tra doanh thu năm và các tiêu chí bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Bước 2: Nộp Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (ban hành kèm theo Phụ lục IA, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) trên Cổng thông tin của cơ quan thuế hoặc qua nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT; nhận 01/TB-TNĐT xác nhận tiếp nhận.

Bước 3: Thiết lập và kết nối máy tính tiền: Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp, đảm bảo tích hợp ký số, phát hành và lưu trữ đúng quy định. Đảm bảo kết nối, chuyển dữ liệu thời gian thực về cơ quan thuế; hóa đơn máy tính tiền không cần chữ ký số.

Bước 4: Phát hành hóa đơn điện tử khi có giao dịch thuộc diện phải xuất hóa đơn, đồng thời gửi dữ liệu cho cơ quan thuế theo chuẩn định dạng.

Trường hợp không đăng ký thường xuyên nhưng cần hóa đơn thì nộp Mẫu 06/ĐN-PSĐT để cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh.

Tóm lại, việc hộ kinh doanh có phải xuất hóa đơn hay không phụ thuộc vào hình thức nộp thuế, đối tượng khách hàng và quy mô hoạt động. Tới đây, hầu hết các hộ kinh doanh ngành bán lẻ có doanh thu cao sẽ phải từng bước chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy. Do đó, chủ hộ kinh doanh cần nắm rõ quy định, chuẩn bị sẵn giải pháp để tránh rủi ro pháp lý và đón đầu cơ hội phát triển bền vững.

Dương Nguyễn