Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa từ 01/7/2026: Quy định mới theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Từ ngày 01/7/2026, thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa được thực hiện theo Điều 9, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, được hướng dẫn bởi Thông tư 91/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn để thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định, đồng thời hạn chế các sai sót và rủi ro về hóa đơn điện tử trong quá trình kinh doanh. 

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Căn cứ: Khoản 1, Khoản 3, Điểm d, Khoản 4, Điểm h, Khoản 4 và Khoản 5, Điều 9, Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Theo Điều 9, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa được xác định theo từng hình thức giao dịch. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần lập hóa đơn đúng thời điểm để đảm bảo việc kê khai thuế, hạch toán doanh thu và tránh vi phạm quy định về hóa đơn điện tử.

1.1. Bán hàng hóa thông thường

Đối với hoạt động bán hàng hóa thông thường, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Điều này có nghĩa là ngay khi hàng hóa được bàn giao theo hợp đồng hoặc thực tế giao dịch, người bán phải lập hóa đơn điện tử, kể cả trường hợp khách hàng thanh toán sau.

Ví dụ: Ngày 10/8/2026 doanh nghiệp A giao 100 bộ bàn ghế cho doanh nghiệp B theo hợp đồng, hai bên thỏa thuận thanh toán vào ngày 30/8/2026. Do hàng hóa đã được bàn giao ngày 10/8 nên doanh nghiệp A phải lập hóa đơn vào ngày 10/8/2026, không được chờ đến khi nhận tiền.

1.2. Xuất khẩu hàng hóa

Đối với hàng hóa xuất khẩu (bao gồm cả gia công xuất khẩu), người bán được tự xác định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

Tuy nhiên, việc lập hóa đơn chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật hải quan.

1.3. Giao hàng nhiều lần

Trường hợp hợp đồng thực hiện giao hàng nhiều lần, mỗi lần giao hàng đều phải lập hóa đơn tương ứng với:

• Khối lượng hàng hóa đã giao.
• Giá trị hàng hóa của từng lần giao.

Không được chờ hoàn thành toàn bộ hợp đồng mới lập một hóa đơn chung.

1.4. Bán bất động sản, nhà ở, hạ tầng

Đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán hoặc chuyển nhượng, thời điểm lập hóa đơn được chia thành hai trường hợp:

• Chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng nhưng có thu tiền theo tiến độ hoặc theo hợp đồng: lập hóa đơn tại ngày thu tiền hoặc theo thời điểm thanh toán đã thỏa thuận.
• Đã chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng: thực hiện theo nguyên tắc chung, tức thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản.

1.5. Bán xăng dầu

Đối với hoạt động bán lẻ xăng, dầu, thời điểm lập hóa đơn là khi kết thúc từng lần bán hàng.

Như vậy, mỗi giao dịch bán xăng dầu phát sinh đều phải được lập hóa đơn ngay sau khi hoàn tất việc bán.

Ví dụ: Khách hàng đổ 500.000 đồng tiền xăng tại cửa hàng và kết thúc giao dịch lúc 15h30. Cửa hàng phải lập hóa đơn điện tử ngay tại thời điểm kết thúc giao dịch này, không được gộp nhiều lượt bán để xuất hóa đơn sau.

1.6. Trường hợp bán hàng phát sinh ban đêm

Nếu người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động và phát sinh giao dịch bán hàng trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động thì được lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.

Quy định này chỉ áp dụng trong trường hợp người bán chưa có hệ thống lập hóa đơn tự động.

Ví dụ: Một cửa hàng vật liệu xây dựng bán hàng lúc 23h30 nhưng không có phần mềm lập hóa đơn tự động. Trong trường hợp này, cửa hàng được phép lập hóa đơn điện tử vào ngày làm việc tiếp theo theo quy định, thay vì phải lập ngay trong đêm.

2. Một số trường hợp đặc biệt về thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa

Căn cứ: Khoản 3, Điểm d, Khoản 4 và Khoản 5, Điều 9, Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Ngoài nguyên tắc chung về thời điểm lập hóa đơn khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định một số trường hợp đặc biệt mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần lưu ý.

2.1. Giao hàng nhiều lần có phải lập nhiều hóa đơn?

Có. Trường hợp hợp đồng thực hiện giao hàng nhiều lần thì mỗi lần giao hàng đều phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng và giá trị hàng hóa đã giao.

Người bán không được chờ đến khi hoàn thành toàn bộ hợp đồng mới lập một hóa đơn cho toàn bộ hàng hóa đã giao.

Ví dụ: Doanh nghiệp A ký hợp đồng bán 1.000 tấn xi măng và giao thành 04 đợt trong tháng. Mỗi lần giao hàng, doanh nghiệp A phải lập hóa đơn cho số lượng xi măng đã bàn giao ở từng đợt.

2.2. Thu tiền trước nhưng chưa giao hàng có phải lập hóa đơn?

Đối với bán hàng hóa thông thường, việc khách hàng thanh toán trước không làm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn nếu hàng hóa chưa được chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng.

Tuy nhiên, đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán hoặc chuyển nhượng, nếu thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc theo tiến độ thanh toán ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán, mặc dù tài sản chưa được bàn giao.

2.3. Chuyển giao quyền sở hữu và chuyển giao quyền sử dụng khác nhau như thế nào?

Theo Khoản 1, Điều 9, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.

Trong thực tế, hai thời điểm này có thể không trùng nhau:

• Nếu quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đã được chuyển giao theo hợp đồng thì người bán phải lập hóa đơn, dù người mua chưa thanh toán.

• Không căn cứ vào thời điểm ký hợp đồng, xuất kho hay thu tiền, mà căn cứ vào thời điểm quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng thực tế được chuyển giao theo quy định và thỏa thuận của các bên.

Ví dụ: Doanh nghiệp A giao máy móc cho doanh nghiệp B ngày 15/8/2026 và hai bên xác nhận hoàn tất việc bàn giao theo hợp đồng. Mặc dù B thanh toán vào ngày 30/8/2026, A vẫn phải lập hóa đơn vào ngày 15/8/2026.

3. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn bán hàng theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Căn cứ: Khoản 1, Điều 10, Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Sau khi xác định đúng thời điểm lập hóa đơn, người bán cần đảm bảo hóa đơn điện tử có đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

3.1. Thông tin của hóa đơn

Hóa đơn điện tử phải thể hiện đầy đủ các thông tin cơ bản sau:

• Tên hóa đơn.

• Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.

• Số hóa đơn.

3.2. Thông tin người bán và người mua

Hóa đơn phải ghi đầy đủ:

Đối với người bán:

• Tên.
• Địa chỉ.
• Mã số thuế.

Đối với người mua:

• Tên.
• Địa chỉ.
• Mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân (nếu thuộc đối tượng áp dụng).

3.3. Thông tin hàng hóa và giá trị thanh toán

Đây là nhóm thông tin quan trọng nhất trên hóa đơn, bao gồm:

• Tên hàng hóa.
• Đơn vị tính.
• Số lượng.
• Đơn giá.
• Thành tiền chưa có thuế GTGT.
• Thuế suất thuế GTGT.
• Tiền thuế GTGT theo từng mức thuế suất.
• Tổng tiền thuế GTGT.
• Tổng số tiền thanh toán đã bao gồm thuế GTGT.

3.4. Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số

Ngoài các thông tin về hàng hóa, hóa đơn còn phải thể hiện:

• Thời điểm lập hóa đơn, được xác định theo Điều 9, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm.
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.

3.5. Chữ ký và mã của cơ quan thuế

Tùy từng loại hóa đơn, hóa đơn điện tử còn phải có:

• Chữ ký của người bán.
• Chữ ký của người mua (không bắt buộc đối với hóa đơn điện tử, trừ khi các bên có thỏa thuận).
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã.

3.6. Các thông tin khác (nếu có)

Người bán có thể thể hiện thêm một số thông tin như:

• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước.
• Chiết khấu thương mại.
• Khuyến mại.
• Logo, biểu trưng doanh nghiệp.
• Thông tin hợp đồng, mã khách hàng, lệnh vận chuyển hoặc các nội dung phục vụ quản lý khác.

Lưu ý: Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, nội dung hóa đơn được thực hiện theo quy định riêng tại khoản 4 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Từ ngày 01/7/2026, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần xác định đúng thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa theo quy định tại Điều 9, Nghị định 254/2026/NĐ-CP để hạn chế rủi ro về thuế và hóa đơn. Việc lập hóa đơn đúng thời điểm, đúng nội dung không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn giúp quá trình kê khai, hạch toán và quyết toán thuế được thực hiện thuận lợi, chính xác.

Dương Thúy.