Quy trình xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh từ năm 2026

Từ năm 2026, việc quản lý thuế đối với hộ kinh doanh có nhiều thay đổi quan trọng. Hộ kinh doanh không còn chỉ quan tâm đến mức thuế khoán như trước, mà cần chuyển dần sang tư duy quản lý doanh thu, chứng từ, hóa đơn và kê khai theo dữ liệu thực tế. Trong bối cảnh đó, nắm rõ quy trình xuất Hóa đơn điện tử là yêu cầu rất cần thiết để hộ kinh doanh bán hàng đúng quy định, minh bạch doanh thu và tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Vậy, cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh từ năm 2026 được thực hiện như nào? Cùng TruePOS tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Hộ kinh doanh có xuất hóa đơn được không?

Hộ kinh doanh (HKD) được xuất hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nếu đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế hoặc thuộc trường hợp phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định, lập hóa đơn trên Cổng hóa đơn điện tử, phần mềm hóa đơn hoặc hệ thống máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, sau đó gửi hóa đơn cho người mua.

Từ năm 2026, hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

1.1 Quy định mới về hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh

Theo định hướng quản lý thuế mới, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh chuyển sang cơ chế tự tính, tự khai, tự nộp thuế. Nghị quyết 198/2025/QH15 cũng xác định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không áp dụng phương pháp khoán thuế từ ngày 01/01/2026.

Đáng chú ý, Nghị định 141/2026/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 68/2026/NĐ-CP quy định: hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Với hộ kinh doanh có doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở xuống, nếu đáp ứng điều kiện và có nhu cầu, hộ kinh doanh vẫn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

1.2 Khi nào hộ kinh doanh bắt buộc xuất hóa đơn điện tử?

Hộ kinh doanh cần đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp phổ biến sau:

• Có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng.
• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng và thuộc nhóm phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
• Có nhiều giao dịch cần chứng từ hợp lệ cho khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức.
• Đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và phát sinh giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ.

Về thực tế, hộ kinh doanh càng sớm chuẩn hóa hóa đơn thì càng dễ theo dõi doanh thu, đối chiếu dữ liệu bán hàng và hạn chế sai sót khi kê khai thuế.

1.3 Hộ kinh doanh doanh thu dưới 01 tỷ không bắt buộc xuất HĐĐT

Theo quy định mới được cập nhật tại Nghị định 141/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở xuống không thuộc nhóm bắt buộc theo ngưỡng doanh thu này, nhưng nếu đáp ứng điều kiện và có nhu cầu thì được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Quy trình xuất Hóa đơn điện tử chuẩn cho hộ kinh doanh

Để xuất hóa đơn đúng quy định, hộ kinh doanh nên thực hiện theo quy trình sau.

Bước 1: Xác định loại hóa đơn điện tử cần sử dụng

Trước tiên, hộ kinh doanh cần xác định mình thuộc nhóm nào:

• Hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
• Hộ kinh doanh doanh thu không quá 01 tỷ đồng nhưng có nhu cầu đăng ký tự nguyện.
• Trường hợp phát sinh giao dịch lẻ cần hóa đơn thì liên hệ cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn theo từng trường hợp cụ thể.

Thông thường, hộ kinh doanh bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng sẽ phù hợp với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền vì có thể lập hóa đơn ngay tại thời điểm giao dịch.

Bước 2: Chuẩn bị thông tin trước khi đăng ký

Hộ kinh doanh cần chuẩn bị:

• Mã số thuế của hộ kinh doanh.
• Thông tin chủ hộ, địa chỉ kinh doanh, email, số điện thoại.
• Cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Thông tin địa điểm kinh doanh nếu có nhiều cửa hàng.
• Tài khoản giao dịch thuế điện tử.
• Chữ ký số nếu loại hóa đơn/hệ thống sử dụng yêu cầu. Riêng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định không bắt buộc có chữ ký số.

Nếu hộ kinh doanh có nhiều địa điểm, cần dùng mã số thuế của hộ kinh doanh cho các cửa hàng và ghi rõ mã địa điểm kinh doanh trên hóa đơn.

Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh truy cập Cổng Hệ thống hóa đơn điện tử tại: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Sau đó đăng nhập và kê khai tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Tại bước này, hộ kinh doanh cần chọn đúng hình thức hóa đơn: có mã của cơ quan thuế, không có mã nếu đủ điều kiện, hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Sau khi gửi tờ khai, cơ quan thuế sẽ phản hồi chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký. Khi được chấp nhận, hộ kinh doanh mới chính thức được sử dụng hóa đơn điện tử theo hình thức đã đăng ký.

Lưu ý: Đối với HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, loại hóa đơn này không bắt buộc có chữ ký số. Tuy nhiên, hộ kinh doanh vẫn cần đăng ký sử dụng đúng hình thức hóa đơn với cơ quan thuế.

Bước 4: Lập hóa đơn khi phát sinh bán hàng, cung cấp dịch vụ

Khi có giao dịch, hộ kinh doanh cần lập hóa đơn với các thông tin chính:

• Tên hộ kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ.
• Thông tin người mua theo dữ liệu người mua cung cấp.
• Tên hàng hóa, dịch vụ.
• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
• Thành tiền, thuế suất nếu có, tổng tiền thanh toán.
• Ngày lập hóa đơn.
• Hình thức thanh toán nếu hệ thống yêu cầu.

Nếu khách hàng là doanh nghiệp hoặc tổ chức, cần nhập chính xác tên đơn vị, mã số thuế và địa chỉ để khách hàng có thể hạch toán, kê khai hợp lệ.

Bước 5: Gửi dữ liệu đến cơ quan thuế

Với hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn sau khi lập sẽ được gửi đến cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua.

Với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, dữ liệu hóa đơn được kết nối và chuyển đến cơ quan thuế theo chuẩn kỹ thuật. Đây là hình thức phù hợp với hộ kinh doanh có tần suất bán hàng cao vì có thể xuất hóa đơn nhanh ngay tại quầy, máy bán hàng hoặc phần mềm bán hàng.

Bước 6: Gửi hóa đơn cho người mua và lưu trữ

Sau khi hóa đơn được phát hành hợp lệ, hộ kinh doanh gửi hóa đơn cho người mua qua email, đường link tra cứu, mã QR hoặc bản thể hiện hóa đơn.

Hộ kinh doanh cần lưu trữ hóa đơn điện tử, dữ liệu bán hàng và chứng từ liên quan để phục vụ kê khai, đối chiếu và giải trình khi cần.

3. Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh qua Cổng thông tin điện tử Cục Thuế

Dưới đây là cách thực hiện cơ bản trên Cổng Hệ thống hóa đơn điện tử.

Bước 1: Đăng nhập Cổng hóa đơn điện tử

Truy cập Cổng Hệ thống hóa đơn điện tử (hoadondientu.gdt.gov.vn), chọn đăng nhập bằng tài khoản đã được cơ quan thuế cấp hoặc tài khoản giao dịch thuế điện tử. Nếu chưa có tài khoản, hộ kinh doanh cần thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước.

Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nếu là lần đầu

Chọn chức năng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, điền thông tin hộ kinh doanh, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, số điện thoại và email.

Tiếp theo, chọn hình thức hóa đơn phù hợp. Nếu hộ kinh doanh bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng và thuộc nhóm phải dùng hóa đơn từ máy tính tiền, cần chọn đúng phương thức hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Bước 3: Lập hóa đơn mới

Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký, vào chức năng lập hóa đơn. Chọn loại hóa đơn, mẫu số, ký hiệu hóa đơn và nhập thông tin người mua.

Tiếp đó, nhập danh mục hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất nếu có và kiểm tra tổng tiền thanh toán.

Trước khi gửi, cần rà soát kỹ mã số thuế người mua, tên hàng hóa, số tiền, ngày hóa đơn và thông tin địa điểm kinh doanh.

Bước 4: Gửi cơ quan thuế cấp mã hoặc phát hành hóa đơn

Nếu dùng hóa đơn có mã, hệ thống sẽ gửi dữ liệu đến cơ quan thuế để cấp mã. Khi hóa đơn đã có mã, hộ kinh doanh gửi hóa đơn cho khách hàng.

Nếu dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hệ thống bán hàng hoặc phần mềm hóa đơn sẽ ghi nhận giao dịch, phát hành hóa đơn và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo kết nối đã đăng ký.

Bước 5: Tra cứu và xử lý hóa đơn sau khi xuất

Sau khi xuất hóa đơn, hộ kinh doanh nên thường xuyên tra cứu hóa đơn đã lập để kiểm tra trạng thái. Nếu phát hiện sai sót, không nên tự ý xóa hoặc bỏ qua, mà cần thực hiện điều chỉnh, thay thế hoặc xử lý theo đúng hướng dẫn của cơ quan thuế và quy định về hóa đơn điện tử.

4. Lưu ý quan trọng để xuất hóa đơn điện tử đúng quy định

4.1 Lập hóa đơn đúng thời điểm

Hộ kinh doanh nên lập hóa đơn tại thời điểm bán hàng hóa hoặc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Với hoạt động bán lẻ, ăn uống, dịch vụ tiêu dùng trực tiếp, hóa đơn từ máy tính tiền giúp giảm độ trễ và hạn chế bỏ sót doanh thu.

4.2 Không xuất hóa đơn thấp hơn doanh thu thực tế

Một lỗi rủi ro cao là ghi nhận doanh thu trên hóa đơn thấp hơn số tiền thực tế thu của khách. Dữ liệu hóa đơn, giao dịch ngân hàng, dữ liệu máy tính tiền và kê khai thuế ngày càng được kết nối, vì vậy hộ kinh doanh cần bảo đảm số liệu thống nhất.

4.3 Kiểm tra thông tin người mua trước khi phát hành

Nếu khách hàng lấy hóa đơn cho doanh nghiệp, chỉ một sai sót nhỏ ở mã số thuế hoặc tên đơn vị cũng có thể khiến khách hàng yêu cầu điều chỉnh. Vì vậy, nên kiểm tra trước khi gửi hóa đơn đến cơ quan thuế cấp mã.

4.4 Đồng bộ hóa đơn với kê khai thuế

Từ năm 2026, quản lý thuế hộ kinh doanh chuyển sang tự tính, tự khai, tự nộp. Do đó, dữ liệu hóa đơn điện tử cần được đối chiếu với doanh thu kê khai định kỳ để tránh chênh lệch.

Nắm đúng quy trình xuất Hóa đơn điện tử giúp hộ kinh doanh chủ động hơn trong bán hàng, kê khai thuế và quản lý doanh thu. Từ năm 2026, hóa đơn điện tử không chỉ là chứng từ giao dịch mà còn là dữ liệu quan trọng trong quản lý thuế. Vì vậy, hộ kinh doanh nên sớm kiểm tra doanh thu, mô hình kinh doanh, địa điểm bán hàng và đăng ký hình thức hóa đơn phù hợp để vận hành đúng quy định.

Để việc xuất hóa đơn điện tử và quản lý doanh thu hằng ngày thuận tiện hơn, hộ kinh doanh có thể tham khảo TruePOS - Phần mềm quản lý bán hàng, theo dõi giao dịch, quản lý dữ liệu và kết nối quy trình hóa đơn, giúp chủ hộ giảm thao tác thủ công và vận hành đúng quy định.

Liên hệ Tổng đài trung tâm HTKH 24/7 1900 4633 để được hỗ trợ cài đặt và đăng ký phần mềm miễn phí.

Tài Phạm