Từ 15/05/2026, chủ hộ kinh doanh phải xác thực sinh trắc học khi đăng ký, thay đổi hóa đơn điện tử

Từ ngày 15/05/2026, hộ kinh doanh khi đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử sẽ phải thực hiện xác thực sinh trắc học. Đây là thay đổi quan trọng mà các cửa hàng, quán ăn, shop bán lẻ và hộ kinh doanh cá thể cần đặc biệt lưu ý để tránh hồ sơ bị từ chối hoặc gián đoạn việc xuất hóa đơn điện tử.

1. Hộ kinh doanh nào phải xác thực sinh trắc học khi dùng hóa đơn điện tử?

Theo thông báo từ cơ quan Thuế, từ ngày 15/05/2026, việc xác thực sinh trắc học sẽ áp dụng đối với các trường hợp:

• (1) Đăng ký mới sử dụng hóa đơn điện tử
• (2) Thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT

Trong đó, các đối tượng bắt buộc thực hiện xác thực sinh trắc học gồm:

• Chủ hộ kinh doanh
• Chủ doanh nghiệp
• Người đại diện theo pháp luật

Đối với hộ kinh doanh cá thể, chủ hộ sẽ phải trực tiếp xác thực khuôn mặt trên ứng dụng eTax Mobile sau khi gửi hồ sơ đến cơ quan Thuế. Điều này đồng nghĩa với việc kế toán hoặc nhân viên cửa hàng có thể hỗ trợ kê khai hồ sơ, nhưng không thể thay chủ hộ hoàn tất bước xác thực cuối cùng.

2. Vì sao cơ quan Thuế yêu cầu xác thực sinh trắc học?

Việc bổ sung xác thực sinh trắc học nhằm tăng cường bảo mật và đảm bảo tính chính xác trong quá trình đăng ký, thay đổi thông tin hóa đơn điện tử. Trước đây, nhiều thủ tục điện tử chỉ cần đăng nhập tài khoản và gửi hồ sơ online. Tuy nhiên, điều này tiềm ẩn nguy cơ giả mạo hoặc sử dụng thông tin không chính chủ.

Khi áp dụng sinh trắc học, hệ thống sẽ:

• Đối chiếu khuôn mặt với dữ liệu dân cư
• Xác minh đúng chủ thể thực hiện thủ tục
• Hạn chế gian lận hồ sơ
• Tăng độ an toàn cho dữ liệu hóa đơn điện tử

Đây cũng là xu hướng chung trong quá trình chuyển đổi số ngành Thuế hiện nay.

3. Trường hợp nào phải quét khuôn mặt khi thay đổi hóa đơn điện tử?

Theo hướng dẫn hiện hành, hộ kinh doanh sẽ phải xác thực sinh trắc học khi thay đổi các thông tin liên quan đến chủ thể pháp lý như:

• Họ và tên
• CCCD
• Ngày sinh

Ngoài ra, trường hợp đăng ký mới sử dụng hóa đơn điện tử cũng bắt buộc thực hiện xác thực khuôn mặt.

Đối với các thay đổi thông tin khác như: Email, Số điện thoại, Địa chỉ liên hệ, Thông tin nhận thông báo, hệ thống sẽ xác thực bằng mã OTP thay vì sinh trắc học. Điều này giúp giảm bớt thao tác cho hộ kinh doanh trong các thay đổi thông thường.

4. Hướng dẫn xác thực sinh trắc học trên eTax Mobile

Bước 1: Đăng nhập eTax Mobile.

Người dùng tải ứng dụng eTax Mobile và đăng nhập bằng một trong hai cách:

• Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID mức 2
• Hoặc đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu do cơ quan Thuế cấp

Khi đăng nhập bằng VNeID:

• Chọn “Đăng nhập bằng tài khoản Định danh điện tử”
• Chọn loại tài khoản “Cá nhân”
• Xác nhận chia sẻ thông tin
• Nhập passcode để hoàn tất đăng nhập

Sau khi đăng nhập thành công, hệ thống sẽ hiển thị thêm chức năng “Hóa đơn điện tử”.

Bước 2: Kiểm tra tờ khai chờ xác thực.

Sau khi gửi mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT đến cơ quan Thuế, người dùng truy cập: “Tờ khai chờ xác thực”. Tại đây, hệ thống sẽ hiển thị:

• Hồ sơ đang chờ xác thực
• Trạng thái xử lý
• Nút “Sinh trắc học” hoặc “Xác thực OTP”

Nếu hồ sơ còn trong thời hạn xử lý, người dùng có thể tiếp tục xác thực ngay trên ứng dụng.

Bước 3: Thực hiện xác thực khuôn mặt.

Người dùng chọn: “Sinh trắc học”. Sau đó:

• Tích chọn đồng ý chia sẻ dữ liệu
• Nhấn “Xác nhận chia sẻ”
• Nhập passcode
• Tiến hành quét khuôn mặt theo hướng dẫn trên màn hình

Hệ thống sẽ đối chiếu dữ liệu khuôn mặt với dữ liệu Bộ Công an. Nếu thông tin khớp:

• Hệ thống hiển thị “Xác thực sinh trắc học thành công”
• Xuất hiện nút “Gửi tờ khai”

Nếu thông tin chưa khớp: Hệ thống thông báo xác thực thất bại. Người dùng có thể thực hiện lại thao tác quét khuôn mặt.

Bước 4: Gửi tờ khai đến cơ quan Thuế.

Sau khi xác thực thành công, người dùng nhấn: “Gửi tờ khai”

Lúc này:

• Hệ thống hiển thị thông báo gửi thành công
• Tự động chuyển Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT đến hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan Thuế

Lưu ý, hồ sơ chỉ được xem là hoàn tất khi người dùng thực hiện đầy đủ: Xác thực sinh trắc học và gửi tờ khai thành công. Nếu chỉ quét khuôn mặt mà chưa gửi hồ sơ, thủ tục vẫn chưa hoàn tất.

5. Lưu ý quan trọng để tránh hồ sơ bị từ chối

Một trong những điểm quan trọng nhất mà hộ kinh doanh cần lưu ý là thời hạn xác thực. Theo hướng dẫn từ cơ quan Thuế, nếu quá 01 ngày làm việc kể từ khi nhận thông báo mà chưa hoàn tất xác thực sinh trắc học hoặc OTP, hồ sơ có thể bị từ chối và phải thực hiện lại từ đầu.

Để tránh ảnh hưởng việc bán hàng và xuất hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh nên:

• Kiểm tra trước tài khoản eTax Mobile
• Đảm bảo CCCD đã cập nhật đúng thông tin
• Chủ động cài đặt VNeID mức 2
• Theo dõi email thường xuyên sau khi gửi hồ sơ
• Thực hiện xác thực ngay khi nhận thông báo

Đặc biệt với các cửa hàng đang kinh doanh hàng ngày, việc chậm xử lý hồ sơ có thể gây gián đoạn quá trình xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng.

Hộ kinh doanh nên chủ động cập nhật quy định mới về hóa đơn điện tử

Quy định xác thực sinh trắc học là thay đổi lớn trong thủ tục đăng ký và thay đổi thông tin hóa đơn điện tử từ năm 2026. Vì vậy, hộ kinh doanh cần chủ động nắm rõ quy trình để tránh phát sinh lỗi hoặc bị từ chối hồ sơ.

Bên cạnh việc tuân thủ quy định thuế, các cửa hàng và hộ kinh doanh cũng nên sử dụng phần mềm bán hàng có khả năng kết nối hóa đơn điện tử và cập nhật nhanh các thay đổi từ cơ quan quản lý. 

Phần mềm quản lý bán hàng TruePOS của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - Đơn vị có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm và các giải pháp công nghệ thông tin phục vụ quản lý cho doanh nghiệp hỗ trợ hộ kinh doanh quản lý bán hàng, kết nối hóa đơn điện tử và tối ưu vận hành cửa hàng hiệu quả hơn trong quá trình chuyển đổi số. Liên hệ ngay để được tư vấn: 

• Hotline: 1900.4633
• Địa chỉ: Số 15, Phố Đặng Thùy Trâm, Phường Nghĩa Đô, Thành Phố Hà Nội

Nguyệt Nga