Ứng dụng Excel trong quản lý bán hàng: Có nên hay không?

Quản lý bán hàng hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp cửa hàng và doanh nghiệp tăng doanh thu, giảm thất thoát. Nhờ chi phí thấp và dễ sử dụng, ứng dụng Excel trong quản lý bán hàng vẫn được nhiều đơn vị tin dùng. Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn cách khai thác Excel để quản lý dữ liệu bán hàng, theo dõi tồn kho và lập báo cáo, hỗ trợ ra quyết định nhanh và chính xác hơn.

1. Tại sao nên ứng dụng Excel trong quản lý bán hàng

Excel không chỉ phần mềm văn phòng phổ biến mà còn là trợ thủ đắc lực trong việc quản lý bán hàng. Việc sử dụng ứng dụng excel trong quản lý bán hàng mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và các cửa hàng như: 

• Tiết kiệm chi phí: Excel là công cụ có sẵn, không đòi hỏi chi phí đầu tư phần mềm chuyên dụng, rất phù hợp cho các cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ, hạn chế về vốn trong giai đoạn khởi đầu. 
• Dễ sử dụng: Giao diện của phần mềm excel dễ sử dụng, phù hợp với hầu hết người làm văn phòng mà không cần mất nhiều thời gian đào tạo. 
• Linh hoạt, dễ tùy chỉnh: Dựa trên nhu cầu thực tế, người dùng có thể dễ dàng xây dựng dữ liệu, bảng công thức cho phù hợp. 
• Đáp ứng các nhu cầu cơ bản về quản lý khách hàng, kho hàng, thống kê tổng hợp doanh thu cho cửa hàng. 

2. Chức năng của phần mềm Excel trong hỗ trợ quản lý bán hàng

Phần mềm Excel là một trong những công cụ đắc lực hỗ trợ người dùng quản lý bán hàng hiệu quả với các tính năng nổi bật sau: 

a) Quản lý dữ liệu khách hàng

Người dung có thể tạo danh sách thông tin khách hàng bao gồm: Họ và tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ và lịch sử mua hàng. Danh sách này sẽ giúp cửa hàng/doanh nghiệp chăm sóc khách hàng và triển khai các chiến dịch khuyến mại dễ dàng. 

b) Quản lý sản phẩm tồn kho

Người dùng có thể theo dõi số lượng sản phẩm tồn kho dễ dàng bằng thao tác nhập và xuất hàng của từng mặt hàng. Từ đó, chủ cửa hàng dễ dàng tránh được tình trạng hết hàng hoặc hàng tồn kho quá lâu. 

3) Quản lý đơn hàng và doanh thu bán hàng

Chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi doanh thu đơn hàng theo ngày, tuần, tháng, từ đó đánh giá hiệu quả kinh doanh và điều chỉnh chiến lược bán hàng dễ dàng, chính xác. 

3. Hướng dẫn cách ứng dụng Excel trong quản lý bán hàng

Để sử dụng ứng dụng Excel dễ dàng, người dùng có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xây dựng mẫu bảng tính phù hợp.

Người dùng tạo các bảng quản lý bán hàng, quản lý sản phẩm, đơn hàng và tồn kho phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động của mình.

Bước 2: Áp dụng công thức tính toán tự động.

Người dùng có thể tự thiết lập các hàm cơ bản như: SUM, IF, VLOOKUP, HLOOKUP để tính tổng doanh số bán hàng, tìm kiếm sản phẩm hoặc phân loại dữ liệu nhanh chóng. Ngoài ra, có thể sử dụng các hàm nâng cao để áp dụng tính toán công thức phức tạp hơn. 

Bước 3: Sử dụng định dạng có điều kiện để cảnh báo.

Ứng dụng Excel có chức năng cảnh báo người dùng để đánh dấu những sản phẩm sắp hết hàng, công nợ đã quá hạn hoặc cảnh báo doanh số thấp. 

Bước 4: Tạo báo cáo biểu đồ.

Sử dụng biểu đồ để tổng hợp dữ liệu và hiển thị báo cáo doanh thu, hàng tồn kho hoặc xu hướng bán hàng theo thời gian. 

Bước 5: Lưu trữ dữ liệu, chia sẻ file dễ dàng.

Người dùng có thể lưu trữ dữ liệu dễ dàng trên nền tảng đám mây hoặc ổ cứng ngoài để tránh mất mát thông tin. Ngoài ra, ứng dụng Excel còn cho phép đặt mật khẩu cho các tệp quan trọng để đảm bảo an toàn thông tin cho người sở hữu.

4. Một số hạn chế khi sử dụng Excel để quản lý bán hàng

Sử dụng Excel để quản lý bán hàng, người dùng cần lưu ý một số vấn đề sau đây: 

(1) Dễ mắc sai sót khi nhập liệu: Thao tác nhập liệu thủ công trên ứng dụng Excel khiến người dùng có thể mắc sai sót, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính chính xác của bản báo cáo. 

(2) Không phù hợp với cửa hàng/doanh nghiệp có quy mô lớn: Khi cửa hàng mở rộng quy mô, đồng nghĩa với số lượng sản phẩm tăng, chủng loại sản phẩm tăng, số lượng khách hàng và số lượng đơn hàng cũng tăng nhanh, tệp Excel sẽ trở nên cồng kềnh và khó quản lý.

(3) Phải thường xuyên sao lưu: Phần mềm Excel không đồng bộ dữ liệu liên tục nên việc bảo mật và sao lưu phụ thuộc hoàn toàn vào người dùng. 

(4) Hạn chế các tính năng mở rộng: Đối với các doanh nghiệp, cửa hàng đang cần mở rộng quy mô, Excel không thể đáp ứng các yêu cầu nâng cao như đồng bộ bán hàng online - offline, phân tích, tổng hợp nâng cao. 

(5) Không đồng bộ với các phần mềm quản lý khác: Excel khó kết nối trực tiếp với các phần mềm quản lý như chăm sóc khách hàng, quản lý kho hay ERP. Vì vậy, khi cần theo dõi bán hàng cùng với dữ liệu kho, hóa đơn, công nợ… thì việc quản lý chung sẽ rất rắc rối. Nói đơn giản, Excel chưa đáp ứng được nhu cầu liên kết dữ liệu giữa các bộ phận với nhau.

Khi hoạt động kinh doanh phát triển, việc chuyển sang phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp là lựa chọn cần thiết để tối ưu quy trình, tăng hiệu quả quản lý và giảm thiểu sai sót.

Ứng dụng Excel trong quản lý bán hàng là giải pháp đơn giản, tiết kiệm và dễ triển khai cho các cửa hàng, tạp hóa nhỏ lẻ. Từ 2026 khi chính sách thuế mới dành cho hộ kinh doanh của hàng tạp hóa chính thức có hiệu lực mỗi cửa hàng cần nâng cấp sang phần mềm quản lý bán hàng vừa hỗ trợ bán hàng vừa giúp kê khai thuế tối ưu và đúng với quy định của Pháp luật.

Truepos là giải pháp phần mềm quản lý bán hàng của Công ty Thái Sơn, phần mềm giúp hộ kinh doanh, chủ shop bán hàng có thể quản lý hàng hóa, hàng tồn kho, xuất hóa đơn và kê khai thuế đúng chuẩn quy định mà thao tác đơn chỉ với 3 bước.

Nếu bạn cần tư vấn miễn phí đăng ký dùng thử phần mềm Truepos vui lòng liên hệ Tổng đài HTKH 24/7 1900 4633 (1000đ/phút) để được hỗ trợ và hướng dẫn chi tiết.

Nguyệt Nga