Bán hàng online từ 2026: Hộ kinh doanh, cá nhân cần chuẩn bị những gì?

Từ năm 2026, hoạt động bán hàng online của hộ kinh doanh và cá nhân không còn dừng ở việc đăng bán - chốt đơn. Việc quản lý doanh thu, dòng tiền, hóa đơn điện tử và nghĩa vụ thuế được siết chặt hơn, đòi hỏi người bán phải chuẩn hóa ngay từ mô hình kinh doanh đến công cụ quản lý để tránh rủi ro pháp lý. Vậy hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần chuẩn bị những gì?

1. Xác định mô hình bán hàng online đang áp dụng

Hộ kinh doanh, cá nhân bán hàng online cần xác định rõ mô hình bán ngay từ đầu vì đây là căn cứ để quản lý doanh thu, xuất hóa đơn và kê khai thuế.

Các mô hình phổ biến gồm:

• Bán trên sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki…).
• Bán qua mạng xã hội (Facebook, Zalo, TikTok…).
• Bán đa kênh (kết hợp sàn + mạng xã hội + website).

Ví dụ: Một cá nhân vừa livestream bán quần áo trên TikTok, vừa mở gian hàng Shopee. Doanh thu phát sinh từ cả hai kênh này đều được coi là doanh thu từ hoạt động bán hàng online, phải tổng hợp để quản lý và kê khai thuế, không tách riêng từng nền tảng.

Việc bán rải rác nhiều kênh không làm phát sinh nhiều mã số thuế, mà được quản lý tập trung theo một chủ thể kinh doanh.

2. Đăng ký kinh doanh và mã số thuế khi bán hàng online

Đối với cá nhân bán hàng online có tính thường xuyên, phát sinh doanh thu, việc đăng ký kinh doanh không còn là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc để hoạt động đúng quy định. Từ năm 2026, cơ quan quản lý thuế tăng cường kết nối dữ liệu từ sàn TMĐT, đơn vị trung gian thanh toán và ngân hàng, khiến hoạt động bán online “ẩn danh” gần như không còn dư địa.

Đọc thêm › Định danh điện tử người bán hàng online từ 01/7/2026

2.1. Khi nào cần đăng ký hộ kinh doanh?

Cá nhân bán hàng online nên đăng ký hộ kinh doanh khi:

• Bán hàng liên tục, ổn định, không phải giao dịch nhỏ lẻ, thời vụ.
• Có hoạt động nhập hàng - bán lại để sinh lợi.
• Doanh thu phát sinh thường xuyên qua tài khoản ngân hàng, ví điện tử hoặc sàn TMĐT

Căn cứ pháp lý:

• Luật Quản lý thuế 2019.
• Thông tư 40/2021/TT-BTC (quy định thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh).

2.2. Mã số thuế dùng chung cho toàn bộ hoạt động bán online

Hộ kinh doanh chỉ sử dụng 01 mã số thuế duy nhất để quản lý toàn bộ doanh thu phát sinh, kể cả khi:

• Bán trên nhiều sàn TMĐT.
• Bán đồng thời trên mạng xã hội và website riêng.

Doanh thu từ các kênh bán hàng online không được tách nhỏ để kê khai riêng, mà phải tổng hợp theo một chủ thể kinh doanh.

Ví dụ: Một hộ kinh doanh bán quần áo qua Facebook và Shopee, dù tiền về qua hai nền tảng khác nhau, vẫn phải tổng hợp doanh thu chung để quản lý và thực hiện nghĩa vụ thuế.

2.3. Thông tin bán hàng cần thống nhất

Khi đã đăng ký hộ kinh doanh, người bán cần đảm bảo:

• Thông tin người bán trên sàn TMĐT trùng khớp với thông tin đăng ký.
• Tài khoản ngân hàng nhận tiền gắn với hoạt động kinh doanh.
• Tránh sử dụng nhiều tài khoản cá nhân khác nhau gây khó kiểm soát doanh thu

Việc chuẩn hóa thông tin ngay từ đầu giúp hộ kinh doanh giảm rủi ro khi cơ quan thuế đối soát dữ liệu trong giai đoạn siết quản lý bán hàng online từ năm 2026.

3. Quản lý đơn hàng và dòng tiền khi bán hàng online

Đối với hộ kinh doanh bán hàng online, rủi ro lớn nhất không nằm ở việc bán được hay không, mà ở chỗ không kiểm soát được đơn hàng và dòng tiền. Khi bán trên nhiều nền tảng, tiền về không cùng thời điểm, nếu không theo dõi chặt chẽ sẽ dễ lệch số liệu và phát sinh sai sót khi kê khai thuế.

3.1. Phân biệt tiền thu hộ và doanh thu thực tế

Khi bán hàng online qua sàn TMĐT hoặc đơn vị vận chuyển, số tiền khách thanh toán chưa phải là doanh thu thực nhận của hộ kinh doanh.

Cần tách rõ:

• Tiền khách thanh toán cho đơn hàng.
• Khoản tiền sàn/đơn vị vận chuyển thu hộ.
• Phí dịch vụ, chiết khấu, hoàn hàng.
• Số tiền thực tế về tài khoản.

Ví dụ: Khách mua đơn hàng 1.000.000 đồng trên sàn TMĐT. Sau khi trừ phí nền tảng và đơn hoàn, hộ kinh doanh chỉ nhận 880.000 đồng. Việc theo dõi rõ từng khoản giúp tránh nhầm lẫn giữa doanh thu và dòng tiền.

3.2. Đối soát tiền về theo từng kênh bán

Hộ kinh doanh bán online cần:

• Đối soát tiền về định kỳ (theo ngày/tuần/tháng).
• So sánh dữ liệu đơn hàng với sao kê ngân hàng.
• Theo dõi riêng đơn hoàn, hủy, thất lạc.

Việc đối soát không chỉ phục vụ quản lý nội bộ mà còn là căn cứ quan trọng khi cơ quan thuế kiểm tra doanh thu thực tế.

3.3. Lưu vết giao dịch phục vụ kê khai thuế

Từ năm 2026, dữ liệu thanh toán qua ngân hàng, ví điện tử, sàn TMĐT được kết nối và đối chiếu chéo. Vì vậy, hộ kinh doanh cần:

• Lưu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Hạn chế nhận tiền qua nhiều tài khoản cá nhân.
• Chủ động kiểm soát dòng tiền để tránh bị ấn định doanh thu.

Căn cứ pháp lý liên quan:

• Luật Quản lý thuế 2019.
• Nghị định 126/2020/NĐ-CP (quy định chi tiết Luật Quản lý thuế).

3.4. Công cụ hỗ trợ quản lý đơn và dòng tiền

Khi quy mô bán hàng tăng, việc quản lý thủ công dễ phát sinh sai sót. Hộ kinh doanh nên sử dụng:

• Công cụ quản lý đơn hàng đa kênh.
• Phần mềm tổng hợp doanh thu - dòng tiền.
• Hệ thống báo cáo phục vụ kê khai và quyết toán.

Việc ứng dụng công cụ phù hợp giúp hộ kinh doanh chủ động số liệu, giảm rủi ro và tiết kiệm thời gian trong bối cảnh quản lý bán hàng online ngày càng chặt chẽ.

4. Nghĩa vụ thuế, hóa đơn điện tử và các quy định pháp lý quan trọng khi bán hàng online từ năm 2026

Một trong những rủi ro lớn nhất đối với hộ kinh doanh, cá nhân bán hàng online hiện nay là chưa nhận thức đầy đủ nghĩa vụ thuế và hóa đơn, cho rằng bán qua mạng xã hội hoặc sàn TMĐT thì không bị quản lý chặt. Tuy nhiên, từ năm 2026, đây là nhóm quy định pháp lý trọng tâm được cơ quan quản lý tăng cường kiểm soát.

4.1. Bán hàng online vẫn thuộc diện quản lý hóa đơn

Theo quy định hiện hành, hình thức bán hàng không làm thay đổi nghĩa vụ lập hóa đơn. Dù bán trực tiếp hay bán online, khi phát sinh giao dịch bán hàng theo quy định, hộ kinh doanh vẫn phải thực hiện lập hóa đơn điện tử đúng thời điểm.

Việc không lập hóa đơn, lập sai thời điểm hoặc ghi không đúng nội dung đều được xem là vi phạm pháp luật về hóa đơn và có thể bị xử phạt.

Căn cứ pháp lý:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung quy định về hóa đơn, chứng từ).
• Thông tư 78/2021/TT-BTC.

4.2. Doanh thu bán hàng online phải được tổng hợp để thực hiện nghĩa vụ thuế

Một điểm dễ nhầm lẫn là doanh thu phát sinh trên từng nền tảng bán hàng online được quản lý riêng. Trên thực tế, doanh thu từ tất cả các kênh bán hàng (sàn TMĐT, mạng xã hội, website) đều phải tổng hợp chung theo một mã số thuế để xác định nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh.

Việc chia nhỏ doanh thu theo từng kênh để kê khai riêng là không phù hợp với quy định.

Căn cứ pháp lý:

• Luật Quản lý thuế 2019.
• Thông tư 40/2021/TT-BTC.

Ví dụ: Hộ kinh doanh bán hàng trên Shopee và Facebook, dù tiền về qua hai hệ thống khác nhau, vẫn phải cộng gộp doanh thu để kê khai thuế theo một mã số thuế duy nhất.

4.3. Dữ liệu bán hàng online và dòng tiền được đối soát

Từ năm 2026, cơ quan thuế tăng cường đối soát dữ liệu từ sàn TMĐT, ngân hàng và đơn vị trung gian thanh toán. Các giao dịch chuyển khoản, ví điện tử để lại dấu vết rõ ràng và là căn cứ để xác định doanh thu thực tế.

Trường hợp hộ kinh doanh không chứng minh được số liệu, cơ quan thuế có thể ấn định doanh thu và nghĩa vụ thuế phải nộp.

Căn cứ pháp lý:

• Luật Quản lý thuế 2019.
• Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

4.4. Xử phạt khi không thực hiện đúng nghĩa vụ hóa đơn và thuế

Hộ kinh doanh bán hàng online có thể bị xử phạt nếu:

• Không lập hóa đơn khi thuộc diện phải lập.
• Lập hóa đơn không đúng thời điểm.
• Kê khai thiếu doanh thu.
• Không lưu trữ chứng từ theo quy định.

Mức xử phạt được áp dụng theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.

Căn cứ pháp lý: Nghị định 125/2020/NĐ-CP

4.5. Chủ động tuân thủ để bán hàng online bền vững

Trong bối cảnh quản lý bán hàng online ngày càng chặt, việc chủ động tuân thủ nghĩa vụ thuế và hóa đơn điện tử không chỉ để tránh bị xử phạt, mà còn giúp hộ kinh doanh:

• Quản lý doanh thu minh bạch.
• Chủ động khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Duy trì hoạt động kinh doanh ổn định, lâu dài

Chuẩn hóa từ sớm là bước đi cần thiết để hộ kinh doanh, cá nhân bán hàng online thích ứng hiệu quả với các quy định mới từ năm 2026.

5. Giải pháp quản lý bán hàng online hiệu quả từ năm 2026

Khi hoạt động bán hàng online ngày càng chịu sự quản lý chặt chẽ về doanh thu, hóa đơn và thuế, việc quản lý thủ công bằng excel hoặc ghi chép đơn lẻ không còn phù hợp, đặc biệt với hộ kinh doanh bán hàng trên nhiều kênh. Để đáp ứng các yêu cầu mới từ năm 2026, hộ kinh doanh cần chuyển sang giải pháp quản lý tập trung, minh bạch và dễ kiểm soát.

5.1. Phần mềm quản lý bán hàng - công cụ cần thiết cho hộ kinh doanh

Một phần mềm quản lý bán hàng phù hợp giúp hộ kinh doanh:

• Quản lý đơn hàng từ nhiều kênh bán online trên một hệ thống.
• Theo dõi doanh thu, dòng tiền, đơn hoàn – hủy.
• Tổng hợp dữ liệu bán hàng phục vụ kê khai thuế.
• Hạn chế sai sót khi đối soát với ngân hàng và sàn TMĐT

Thay vì xử lý thủ công từng khâu, phần mềm giúp chuẩn hóa quy trình bán hàng, từ lúc phát sinh đơn đến khi ghi nhận doanh thu.

5.2. TruePos – giải pháp quản lý bán hàng cho hộ kinh doanh bán online

TruePos là phần mềm quản lý bán hàng do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn phát triển, được thiết kế phù hợp với nhu cầu của hộ kinh doanh và cá nhân bán hàng online trong bối cảnh quy định ngày càng chặt chẽ.

Một số điểm nổi bật của TruePos:

• Quản lý bán hàng đa kênh trên một nền tảng.
• Theo dõi doanh thu, dòng tiền rõ ràng, dễ đối soát.
• Kết nối với hóa đơn điện tử, hỗ trợ tuân thủ quy định pháp lý.
• Phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ đến quy mô lớn dần

Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng giúp hộ kinh doanh chủ động số liệu, giảm rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian vận hành.

Từ năm 2026, bán hàng online không chỉ là câu chuyện chốt đơn, mà là bài toán quản lý đồng bộ từ bán hàng – dòng tiền – hóa đơn – thuế. Lựa chọn giải pháp phù hợp ngay từ đầu là bước đi cần thiết để hộ kinh doanh vận hành ổn định và lâu dài.

TruePos - Phần mềm quản lý bán hàng của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đồng hành cùng hộ kinh doanh trong quá trình chuẩn hóa hoạt động bán hàng online, đáp ứng yêu cầu quản lý và tuân thủ quy định pháp luật.

Dương Thúy.