Quản lý bán hàng bằng Excel: Mẫu mới nhất và những lưu ý

Trong giai đoạn đầu kinh doanh, nhiều chủ cửa hàng lựa chọn quản lý bán hàng bằng Excel vì tính tiện lợi, miễn phí và dễ thao tác. Tuy nhiên, khi quy mô kinh doanh mở rộng, cách quản lý này lại bộc lộ nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành và doanh thu. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ ưu - nhược điểm của Excel và lý do vì sao doanh nghiệp nên sớm chuyển sang phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp.

1. Quản lý bán hàng bằng Excel là gì?

Quản lý bán hàng bằng Excel là hình thức sử dụng bảng tính (Microsoft Excel hoặc Google Sheets) để ghi chép, theo dõi, tính toán số liệu các hoạt động kinh doanh như doanh thu, tồn kho, chi phí, công nợ hay danh sách khách hàng. Người bán hàng sẽ tự tạo hoặc sử dụng mẫu sẵn để nhập dữ liệu và tính toán thủ công dựa trên các hàm có sẵn trong Excel.

Phương pháp này phổ biến ở các hộ kinh doanh nhỏ, cửa hàng bán lẻ, shop online mới mở, với khối lượng giao dịch chưa lớn và nhân sự quản lý còn hạn chế hay đơn giản cần tiết kiệm chi phí tối đa.

2. Ưu điểm và hạn chế của quản lý bán hàng bằng Excel

Việc quản lý bán hàng bằng Excel vừa có những ưu nhược điểm nhất định. Dưới đây là những phân tích về lợi ích và rủi ro khi quản lý bán hàng trên excel.

2.1 Ưu điểm của việc quản lý bán hàng bằng excel

Việc quản lý bằng Excel vẫn được nhiều người sử dụng bởi một số lợi thế đáng kể:

• Miễn phí, tiết kiệm chi phí ban đầu: Không cần đầu tư phần mềm, chỉ cần máy tính có sẵn Excel.
• Dễ sử dụng, tùy chỉnh linh hoạt: Người dùng có thể thiết kế bảng quản lý phù hợp với đặc thù ngành hàng.
• Phân tích số liệu nhanh: Với các hàm tính toán, lọc dữ liệu, biểu đồ... Excel cho phép tổng hợp doanh thu, lợi nhuận, chi phí nhanh chóng.
• Không cần internet: Có thể làm việc ngoại tuyến, thuận tiện trong trường hợp không có kết nối mạng.

Tuy nhiên, ưu điểm này chỉ phù hợp với giai đoạn đầu hoặc quy mô nhỏ, bởi Excel không được thiết kế chuyên biệt cho hoạt động quản lý kinh doanh.

2.2 Hạn chế của quản lý bán hàng bằng Excel

Khi lượng giao dịch tăng, việc quản lý bán hàng bằng Excel dần bộc lộ nhiều vấn đề:

• Dễ sai sót và mất dữ liệu: Nhập thủ công khiến số liệu dễ bị trùng lặp, nhầm lẫn hoặc ghi thiếu. Nếu file bị lỗi hoặc máy tính hỏng, dữ liệu có thể mất hoàn toàn.
• Không cập nhật theo thời gian thực: Excel không thể hiển thị tồn kho, doanh số, đơn hàng tức thì - gây khó khăn cho việc ra quyết định.
• Khó phân quyền và quản lý nhân viên: Khi nhiều người cùng thao tác, rất dễ chỉnh sửa nhầm, không kiểm soát được lịch sử thay đổi.
• Không đồng bộ đa kênh bán hàng: Excel không kết nối được với các sàn TMĐT, fanpage, website, gây mất thời gian tổng hợp thủ công.
• Thiếu tính năng quản trị chuyên sâu: Không có cảnh báo hàng tồn, doanh thu theo ca, lợi nhuận theo sản phẩm hay báo cáo tài chính chi tiết.

Vì vậy, khi cửa hàng phát triển, Excel không còn đáp ứng được yêu cầu quản trị hiện đại, đặc biệt trong thời kỳ chuyển đổi số.

3. Mẫu quản lý bán hàng bằng excel mới nhất

Trước khi bạn xem qua các mẫu dưới đây, hãy cân nhắc các yếu tố sau:

• Phù hợp với mô hình kinh doanh: Nếu bạn bán online + cửa hàng vật lý, mẫu nên hỗ trợ nhiều kênh (online & offline). Nếu bạn chuyên bán thời trang, mẫu cần quản lý biến thể (size, màu).
• Đã có công thức tự động: Mẫu có công thức sẵn cho tính tổng doanh thu, tồn kho, báo cáo chênh lệch, bạn không phải viết lại từ đầu.
• Cấu trúc dữ liệu rõ ràng, dễ thêm sheet mới: Ví dụ: sheet “Sản phẩm”, “Đơn hàng”, “Tồn kho”, “Công nợ”, “Báo cáo”. Nếu mẫu quá gộp, khi mở rộng sẽ khó quản lý.
• Cho phép chỉnh sửa và bảo vệ ô cần thiết: Bạn muốn khóa các vùng công thức nhưng cho phép nhân viên nhập dữ liệu vào các ô “Số lượng”, “Ngày”, “Ghi chú”.
• Sao lưu & kiểm tra trước khi nhập dữ liệu thật: Luôn giữ bản sao gốc của mẫu, thử nhập dữ liệu mẫu để kiểm tra công thức đúng.

Dưới đây là một số mẫu quản lý bán hàng bằng excel theo từng nhóm đặc thù:

Mẫu file Excel quản lý đơn hàng 2025

• Hỗ trợ theo dõi chi tiết từng đơn hàng, trạng thái giao - hủy - hoàn, tổng hợp doanh số theo khách hàng.
• Tải tại đây: Mẫu file Excel quản lý đơn hàng

Mẫu Excel quản lý bán hàng và công nợ

• Gồm các mẫu tổng hợp: bán hàng, tồn kho, công nợ, doanh thu, theo dõi khách hàng.
• Tải tại đây: Mẫu Excel quản lý bán hàng và công nợ

File Excel quản lý bán hàng online

• Phù hợp cho shop bán hàng đa kênh (Facebook, Shopee, cửa hàng). Tự động tổng hợp đơn, chi phí, lợi nhuận.
• Tải tại đây: Mẫu Excel quản lý bán hàng online

Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng theo ngày/tháng.

• Giúp theo dõi và so sánh doanh số định kỳ, có biểu đồ trực quan, hỗ trợ đánh giá hiệu suất bán hàng.
• Tải tại đây: Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng

Mẫu file Excel quản lý bán hàng kết hợp công nợ

• Dành cho các cửa hàng bán sỉ hoặc có khách hàng công nợ, giúp kiểm soát thu chi và hạn thanh toán.
• Tải tại đây: Mẫu file Excel quản lý bán hàng kết hợp công nợ

Mẫu Excel quản lý shop quần áo

• Phù hợp cửa hàng thời trang có nhiều size, màu, mẫu mã. Có công thức tự động tính doanh thu, hàng tồn theo mẫu.
• Tải tại đây: Mẫu Excel quản lý shop quần áo

Mẫu Excel quản lý xuất nhập tồn kho

• Theo dõi chính xác hàng nhập - xuất - tồn theo từng sản phẩm, hỗ trợ tính giá vốn và cảnh báo tồn kho.
• Tải tại đây: Mẫu Excel quản lý xuất nhập tồn kho

4. Giải pháp thay thế: Phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp

Thay vì tiếp tục phụ thuộc vào bảng tính thủ công, nhiều chủ cửa hàng đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng - công cụ được thiết kế chuyên biệt cho hoạt động kinh doanh.

Phần mềm quản lý bán hàng giúp:

• Tự động hóa quy trình bán hàng: Cập nhật đơn hàng, doanh thu, tồn kho theo thời gian thực.
• Quản lý đa kênh hiệu quả: Đồng bộ dữ liệu giữa cửa hàng, sàn thương mại điện tử, website, fanpage.
• Phân quyền nhân viên và kiểm soát ca làm việc: Đảm bảo minh bạch, tránh thất thoát.
• Phân tích và báo cáo thông minh: Cung cấp biểu đồ, báo cáo tài chính chi tiết giúp chủ shop nắm bắt tình hình kinh doanh chỉ trong vài giây.
• Lưu trữ đám mây, bảo mật cao: Không lo mất dữ liệu khi thay đổi máy tính hay nhân sự.

5. Nên chọn phần mềm quản lý nào để thay thế Excel?

Nếu bạn đang muốn tìm giải pháp thay thế Excel, hãy ưu tiên phần mềm có các tiêu chí sau:

• Dễ sử dụng, giao diện rõ ràng, thao tác nhanh chóng.
• Quản lý toàn diện: từ bán hàng, kho, công nợ, khách hàng đến báo cáo tài chính.
• Kết nối đa nền tảng: dùng được trên điện thoại, máy tính, giúp quản lý từ xa.
• Bảo mật dữ liệu cao, có sao lưu định kỳ, lưu trữ ngay cả khi không có kết nối mạng internet.
• Chi phí minh bạch, linh hoạt, không phát sinh ẩn.

Phần mềm quản lý bán hàng TruePos là lựa chọn được nhiều cửa hàng tin dùng hiện nay, đặc biệt trong ngành bán lẻ, spa, thời trang và F&B - nhờ khả năng tự động hóa, đồng bộ dữ liệu và tiết kiệm đến 50% thời gian quản lý mỗi ngày.

Quản lý bán hàng bằng Excel có thể phù hợp với giai đoạn khởi đầu, nhưng không còn hiệu quả khi quy mô và số lượng giao dịch tăng. Việc chuyển sang phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp không chỉ giúp tối ưu thời gian, giảm rủi ro sai sót mà còn hỗ trợ chủ cửa hàng kiểm soát toàn diện hoạt động kinh doanh.

Nếu bạn đang muốn vận hành cửa hàng một cách thông minh và bền vững hơn, hãy bắt đầu chuyển đổi ngay hôm nay - lựa chọn phần mềm phù hợp sẽ giúp bạn tăng hiệu suất và lợi nhuận rõ rệt. Liên hệ tổng đài tư vấn 24/7 miễn phí của Truepos 1900 4633 (1000đ/phút) để được hỗ trợ và hướng dẫn chi tiết.

Dương Nguyễn