Giải pháp hỗ trợ cá nhân, hộ kinh doanh chuyển đổi phương thức quản lý thuế

Cùng với việc hoàn thiện chính sách thuế, Bộ Tài chính đang triển khai đồng bộ ba nhóm giải pháp nhằm giúp hộ, cá nhân kinh doanh chuyển từ cách quản lý thủ công và cơ chế thuế khoán sang phương thức kê khai hiện đại, minh bạch hơn. Trọng tâm là hỗ trợ công cụ số, hướng dẫn thực hiện thủ tục điện tử và cải cách quy trình quản lý thuế, qua đó giảm chi phí tuân thủ và hạn chế gián đoạn hoạt động kinh doanh.

1. Vì sao hộ kinh doanh cần chuyển đổi phương thức quản lý thuế?

Theo Văn bản số 9523/BTC-CST của Bộ Tài chính, chính sách hỗ trợ hộ kinh doanh được xây dựng trên định hướng phát triển kinh tế tư nhân, thúc đẩy chuyển đổi số và lấy người nộp thuế làm trung tâm phục vụ.

Việc chuyển đổi không chỉ là thay đổi cách tính hoặc nộp thuế. Hộ kinh doanh sẽ từng bước hình thành thói quen ghi nhận doanh thu đầy đủ, sử dụng hóa đơn điện tử, lưu chứng từ chi phí và thực hiện đăng ký, kê khai, nộp thuế trên môi trường số. Khi dữ liệu bán hàng được quản lý rõ ràng, chủ hộ cũng có điều kiện kiểm soát doanh thu, hàng tồn kho, dòng tiền và hiệu quả kinh doanh tốt hơn.

Để quá trình này diễn ra thuận lợi, Bộ Tài chính và ngành Thuế đang triển khai ba nhóm giải pháp có tính liên kết: tạo nền tảng công nghệ, đồng hành trong quá trình thực hiện và tiếp tục cải cách hệ thống quản lý thuế.

2. Ba nhóm giải pháp hỗ trợ hộ kinh doanh chuyển đổi quản lý thuế

Nhóm 1: Hỗ trợ nền tảng số và công cụ phục vụ kinh doanh

Nhóm giải pháp thứ nhất được triển khai theo Nghị định số 20/2026/NĐ-CP ngày 15/1/2026 của Chính phủ, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị quyết số 198/2025/QH15 về cơ chế, chính sách đặc biệt phát triển kinh tế tư nhân.

Đây là nhóm giải pháp mang tính nền tảng. Nhà nước định hướng, hỗ trợ cung cấp các hạ tầng và nền tảng số dùng chung phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và quản lý, gồm:

• Phần mềm kế toán;
• Hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền;
• Chữ ký số;
• Phần mềm quản lý bán hàng;
• Các giải pháp thanh toán điện tử.

Bên cạnh công cụ, cơ chế hỗ trợ còn bao gồm hoạt động đào tạo và hướng dẫn sử dụng. Mục tiêu là giúp hộ kinh doanh tiếp cận phương thức quản lý hiện đại với chi phí hợp lý, hạn chế tình trạng có phần mềm nhưng không biết vận hành hoặc dữ liệu giữa bán hàng, hóa đơn và kê khai thuế không thống nhất.

Với hộ kinh doanh, ý nghĩa thực tế của nhóm giải pháp này là từng giao dịch có thể được ghi nhận ngay từ khâu bán hàng. Dữ liệu doanh thu vì thế rõ ràng hơn, giảm việc tổng hợp thủ công vào cuối kỳ và tạo cơ sở thuận lợi cho kê khai thuế.

Nhóm 2: Đồng hành, hướng dẫn hộ kinh doanh thực hiện thủ tục thuế điện tử

Nhóm giải pháp thứ hai được thực hiện thông qua Chương trình “Đồng hành cùng hộ kinh doanh trong chuyển đổi phương thức quản lý thuế” của ngành Thuế.

Chương trình tập trung hỗ trợ hộ kinh doanh trong các công việc thiết yếu như:

• Đăng ký thuế điện tử;
• Sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó có hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền;
• Kê khai và nộp thuế điện tử;
• Tiếp nhận hướng dẫn phù hợp với từng địa bàn, ngành nghề và nhóm hộ kinh doanh.

Điểm đáng chú ý là hoạt động hỗ trợ không chỉ dừng ở việc phổ biến quy định. Ngành Thuế hướng tới đồng hành trong suốt quá trình chuyển đổi, giúp việc chuyển từ thuế khoán sang kê khai diễn ra thống nhất, liên tục và hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng hằng ngày.

Hộ kinh doanh nên chủ động theo dõi thông báo của cơ quan thuế quản lý trực tiếp, tham gia các buổi tập huấn và đề nghị hướng dẫn khi chưa rõ cách đăng ký tài khoản, lập hóa đơn hoặc kê khai. Việc xử lý vướng mắc ngay từ đầu sẽ giúp giảm nguy cơ sai thông tin, thiếu dữ liệu hoặc nộp hồ sơ không đúng hạn.

Nhóm 3: Số hóa và đơn giản hóa toàn bộ quy trình quản lý thuế

Nhóm giải pháp thứ ba được thực hiện theo định hướng của Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15. Trọng tâm là hiện đại hóa, tự động hóa quy trình và nâng chất lượng phục vụ người nộp thuế.

Theo đó, cơ quan thuế tiếp tục:

• Số hóa quy trình quản lý thuế;
• Mở rộng dịch vụ thuế điện tử;
• Đơn giản hóa thủ tục hành chính;
• Tăng cường hỗ trợ người nộp thuế;
• Rút ngắn thời gian và giảm chi phí tuân thủ cho hộ, cá nhân kinh doanh.

Khi quy trình được số hóa đồng bộ, hộ kinh doanh có thể thực hiện nhiều thủ tục từ xa, giảm thời gian đi lại và hạn chế hồ sơ giấy. Đồng thời, dữ liệu từ bán hàng, hóa đơn và kê khai ngày càng có sự liên thông, nên hộ cần bảo đảm thông tin ghi nhận trên các hệ thống là chính xác và nhất quán.

3. Chính sách thuế mới tác động thế nào đến hộ kinh doanh?

Song song với ba nhóm giải pháp hỗ trợ, chính sách thuế đã được điều chỉnh theo hướng giảm gánh nặng cho phần lớn hộ, cá nhân kinh doanh và bổ sung phương pháp tính thuế sát hơn với hiệu quả kinh doanh thực tế.

Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15, Luật số 09/2026/QH16 và Nghị định số 141/2026/NĐ-CP, ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN được nâng lên 1 tỷ đồng/năm.

3.1 Trường hợp doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống

Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống thuộc ngưỡng không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo quy định hiện hành.

Tuy nhiên, “không phải nộp thuế” không có nghĩa là có thể bỏ qua việc theo dõi doanh thu. Hộ vẫn cần ghi nhận đầy đủ hoạt động bán hàng để xác định đúng ngưỡng doanh thu, chứng minh số liệu khi cần và chủ động phát hiện thời điểm quy mô kinh doanh vượt ngưỡng.

3.2 Trường hợp doanh thu trên 1 tỷ đồng đến 3 tỷ đồng/năm

Đối với thuế TNCN, cá nhân kinh doanh được lựa chọn một trong hai cách tính theo điều kiện pháp luật quy định:

• Tính thuế bằng 15% trên thu nhập, trong đó thu nhập được xác định bằng doanh thu trừ chi phí hợp lý;
• Tính theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu tùy ngành nghề. Nếu chọn phương pháp này, thuế chỉ tính trên phần doanh thu vượt 1 tỷ đồng.

Việc lựa chọn phương pháp cần dựa trên đặc điểm kinh doanh và khả năng tập hợp chứng từ. Hộ có chi phí đầu vào lớn, hồ sơ đầy đủ có thể cân nhắc phương pháp tính trên thu nhập; trong khi phương pháp tỷ lệ trên doanh thu có thể đơn giản hơn về khâu xác định chi phí. Chủ hộ nên tính thử theo số liệu thực tế và trao đổi với cơ quan thuế hoặc đơn vị chuyên môn trước khi lựa chọn.

3.3 Trường hợp doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm

Cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 3 tỷ đồng đến 50 tỷ đồng/năm áp dụng thuế suất TNCN 17% trên thu nhập; doanh thu trên 50 tỷ đồng/năm áp dụng thuế suất 20% trên thu nhập.

Khi tính thuế trên thu nhập, người nộp thuế được trừ các khoản chi phí hợp lý phát sinh trong hoạt động kinh doanh nếu đáp ứng điều kiện theo quy định, chẳng hạn chi phí nguyên liệu, nhiên liệu, tiền lương, bảo hiểm bắt buộc, khấu hao tài sản cố định, điện, nước, viễn thông, vận chuyển, thuê và sửa chữa tài sản, lãi vay cùng các khoản chi trực tiếp khác.

Vì vậy, việc quản lý hóa đơn, chứng từ đầu vào có ý nghĩa quyết định. Chi phí có phát sinh thực tế nhưng không được ghi nhận và lưu hồ sơ đúng cách có thể không đủ căn cứ để khấu trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Ngoài ra, hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Nếu có nhiều địa điểm kinh doanh, hộ sử dụng cùng mã số thuế nhưng phải ghi rõ mã địa điểm kinh doanh trên hóa đơn.

4. Hộ kinh doanh cần chuẩn bị những gì để chuyển đổi thuận lợi?

Các giải pháp hỗ trợ sẽ phát huy hiệu quả tốt hơn khi hộ kinh doanh chủ động chuẩn hóa dữ liệu và quy trình vận hành. Thay vì chờ đến kỳ kê khai hoặc khi cơ quan thuế yêu cầu, chủ hộ nên thực hiện sớm các công việc sau.

(1) Rà soát thông tin đăng ký thuế và địa điểm kinh doanh

Kiểm tra mã số thuế, ngành nghề, địa chỉ, thông tin người đại diện và các địa điểm bán hàng. Nếu có thông tin chưa đúng hoặc có thay đổi, hộ cần thực hiện thủ tục cập nhật để dữ liệu trên hóa đơn, tài khoản thuế điện tử và hồ sơ kê khai thống nhất.

(2) Theo dõi doanh thu đầy đủ trên mọi kênh bán hàng

Doanh thu cần được tổng hợp từ cửa hàng, website, sàn thương mại điện tử, mạng xã hội, giao hàng thu tiền và các kênh khác. Hộ có nhiều điểm bán không nên quản lý từng nơi bằng sổ riêng vì dễ thiếu giao dịch hoặc trùng số liệu.

(3) Chuẩn hóa danh mục hàng hóa, giá bán và tồn kho

Tên hàng hóa, đơn vị tính, giá bán và thuế suất cần được thiết lập thống nhất. Đây là nền tảng để lập hóa đơn chính xác, đối chiếu hàng tồn và lập báo cáo doanh thu đáng tin cậy.

(4) Tách bạch tiền kinh doanh và chi tiêu cá nhân

Hộ nên sử dụng tài khoản hoặc phương thức theo dõi riêng cho hoạt động kinh doanh. Việc tách dòng tiền giúp dễ đối chiếu doanh thu, chi phí, công nợ và hạn chế nhầm lẫn khi giải trình số liệu.

(5) Thu thập và lưu trữ hóa đơn, chứng từ chi phí

Các khoản mua hàng, thuê mặt bằng, vận chuyển, tiền lương, điện nước và chi phí phục vụ kinh doanh cần có hồ sơ phù hợp. Chứng từ nên được phân loại theo thời gian và nội dung để thuận tiện tra cứu, đặc biệt khi hộ lựa chọn phương pháp tính thuế trên thu nhập.

(6) Chuẩn bị công cụ số và phân công người phụ trách

Hộ cần lựa chọn phần mềm bán hàng có khả năng ghi nhận giao dịch, quản lý doanh thu và hỗ trợ hóa đơn điện tử; đồng thời xác định người chịu trách nhiệm kiểm tra dữ liệu, lập hóa đơn và theo dõi hạn kê khai. Nhân viên trực tiếp bán hàng cũng cần được hướng dẫn thao tác thống nhất.

(7) Thường xuyên đối chiếu dữ liệu

Chủ hộ nên định kỳ so sánh doanh thu trên phần mềm bán hàng với hóa đơn đã lập, dòng tiền nhận được và hàng hóa xuất kho. Phát hiện chênh lệch sớm sẽ dễ xử lý hơn so với việc dồn đến cuối kỳ.

5. Những lưu ý quan trọng khi áp dụng phương thức quản lý mới

Thứ nhất, hộ kinh doanh không nên chỉ căn cứ vào doanh thu tiền mặt. Các khoản thu qua chuyển khoản, ví điện tử, đơn vị giao hàng hoặc sàn thương mại điện tử cũng cần được ghi nhận theo quy định.

Thứ hai, hóa đơn điện tử phải phản ánh đúng giao dịch. Hộ cần tránh lập thiếu, lập sai thời điểm hoặc để thông tin hàng hóa trên hóa đơn khác với dữ liệu bán hàng.

Thứ ba, cần sao lưu và bảo mật dữ liệu. Tài khoản thuế điện tử, chữ ký số và tài khoản phần mềm nên được phân quyền rõ ràng, không dùng chung mật khẩu cho nhiều nhân viên.

Thứ tư, lựa chọn phương pháp tính thuế phải dựa trên số liệu. Hộ nên ước tính doanh thu, tỷ suất lợi nhuận và tỷ lệ chi phí có đủ chứng từ trước khi quyết định, thay vì chỉ chọn cách được cho là đơn giản nhất.

Cuối cùng, chính sách thuế có thể tiếp tục được hướng dẫn hoặc điều chỉnh trong quá trình thực hiện. Hộ kinh doanh nên theo dõi thông tin từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp và các kênh chính thức, đồng thời đề nghị hỗ trợ khi có tình huống đặc thù.

Chuyển đổi phương thức quản lý thuế sẽ nhẹ nhàng hơn khi dữ liệu được ghi nhận đúng ngay từ khâu bán hàng. TruePOS là phần mềm quản lý bán hàng hướng đến hộ kinh doanh, hỗ trợ quản lý sản phẩm, đơn hàng, nhập - xuất - tồn, doanh thu và công nợ trên cùng hệ thống.

Phần mềm đồng bộ dữ liệu bán hàng với hóa đơn điện tử, hỗ trợ xuất hóa đơn ngay trong quá trình giao dịch và giảm việc nhập lại số liệu. Chủ hộ có thể theo dõi hoạt động kinh doanh trên điện thoại hoặc máy tính, thuận tiện đối chiếu doanh thu, hàng hóa và báo cáo trước khi thực hiện nghĩa vụ thuế.

Hộ, cá nhân kinh doanh có thể Đăng ký dùng thử trải nghiệm phần mềm TruePOS trên website hoặc liên hệ số điện thoại văn phòng hỗ trợ khu vực gần nhất tại Hà Nội, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và Đồng Nai để được tư vấn giải pháp phù hợp với mô hình kinh doanh.

Tài Phạm