04 tiêu chí lựa chọn phần mềm bán hàng phù hợp cho hộ kinh doanh

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm bán hàng khác nhau. Có phần mềm mạnh về bán lẻ, có phần mềm thiên về quán ăn, quán nước, có phần mềm nổi bật ở quản lý online đa kênh, cũng có phần mềm tập trung vào hóa đơn điện tử, báo cáo hoặc kiểm soát kho. Vì vậy, câu hỏi của nhiều hộ kinh doanh không còn là “có nên dùng phần mềm bán hàng không”, mà là nên chọn phần mềm nào để phù hợp với đặc thù hàng hóa và quy mô cửa hàng mà vẫn tối ưu chi phí.

Đây là một quyết định quan trọng vì chọn đúng thì cửa hàng vận hành nhẹ hơn, chủ cửa hàng nắm doanh thu rõ hơn và dễ mở rộng hơn sau này. Nhưng nếu chọn sai, phần mềm có thể trở thành một khoản chi đều đều mỗi tháng mà vẫn không giải quyết được vấn đề thực tế tại quầy bán hàng.

04 tiêu chí lựa chọn phần mềm bán hàng phù hợp cho hộ kinh doanh

Vì sao hộ kinh doanh dễ chọn sai phần mềm bán hàng? Lý do phổ biến nhất là nhiều người chọn phần mềm theo quảng cáo hoặc theo giới thiệu cảm tính, thay vì bắt đầu từ mô hình kinh doanh thật của mình. Có cửa hàng chỉ cần bán nhanh, in hóa đơn gọn và kiểm kho cơ bản. Nhưng cũng có cửa hàng có nhiều biến thể hàng hóa, nhiều đơn vị tính, nhiều giá bán hoặc kết hợp bán trực tiếp với online.

→ Nếu nhu cầu thật khác nhau mà lại dùng chung một tiêu chí chọn phần mềm, rất dễ phát sinh chuyện thừa tính năng ở chỗ không cần nhưng lại thiếu đúng chỗ đang đau.

Một nguyên nhân khác là chủ cửa hàng thường chỉ nhìn vào phí thuê bao ban đầu. Trong khi chi phí thật không chỉ nằm ở giá gói phần mềm, mà còn nằm ở thời gian làm quen, mức độ dễ dùng của nhân viên, khả năng hạn chế sai sót, tốc độ xử lý tại quầy, và khả năng theo dõi doanh thu - tồn kho - công nợ một cách rõ ràng sau này.

Đọc thêm: Hộ kinh doanh nên sớm áp dụng phần mềm bán hàng để quản lý thuận tiện & kê khai thuế hiệu quả

Dưới đây là 4 tiêu chí quan trọng và cần thiết để cá nhân, hộ kinh doanh có thể tham khảo và đưa ra quyết định lựa chọn một phần mềm quản lý bán hàng phù hợp.

Tiêu chí đầu tiên: phải nhìn từ đặc thù hàng hóa đang bán

Muốn chọn đúng phần mềm bán hàng, hộ kinh doanh nên bắt đầu từ câu hỏi rất thực tế: cửa hàng đang bán loại hàng gì và dữ liệu hàng hóa có phức tạp hay không. Đây là phần ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ bán hàng, cách quản lý kho và mức độ sai sót hằng ngày.

Với cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini (minimart), cửa hàng mẹ và bé hoặc bán lẻ tiêu dùng nhanh, phần mềm nên hỗ trợ tốt mã vạch, tìm hàng nhanh, nhiều đơn vị tính, cảnh báo tồn thấp và báo cáo nhập - xuất - tồn rõ ràng. Với shop thời trang, mỹ phẩm hay phụ kiện, nhu cầu lại khác hơn vì thường có nhiều biến thể theo size, màu, mẫu mã. Nếu phần mềm không quản lý tốt biến thể, chủ shop sẽ rất khó biết chính xác còn hàng gì để bán.

Với quán ăn, quán cà phê, trà sữa hoặc mô hình F&B, tiêu chí còn đi xa hơn chuyện tạo đơn. Lúc này phần mềm cần phù hợp với cách vận hành tại quầy, bếp hoặc khu pha chế, hỗ trợ topping, ghi chú món, phân luồng đơn, in bếp hoặc hiển thị bếp rõ ràng. Nếu dùng một phần mềm thiên bán lẻ cứng cho mô hình F&B, thao tác sẽ chậm và rất dễ rối giờ cao điểm.

Tiêu chí thứ hai: phải chọn theo quy mô cửa hàng hôm nay và 6-12 tháng tới

Nhiều hộ kinh doanh chọn phần mềm chỉ theo quy mô hiện tại, nhưng lại quên rằng phần mềm bán hàng không phải thứ thay đổi liên tục mỗi tháng. Nếu dự định mở thêm chi nhánh, tăng số nhân viên, bổ sung bán online hoặc mở rộng danh mục sản phẩm trong vài tháng tới, thì phần mềm cần có dư địa để đi cùng cửa hàng chứ không chỉ vừa đủ cho hôm nay.

Với mô hình một cửa hàng nhỏ, nhu cầu thường tập trung vào giao diện dễ dùng, bán hàng nhanh, quản lý tồn cơ bản, theo dõi doanh thu theo ca và báo cáo dễ đọc. Nhưng với mô hình có từ hai điểm bán trở lên, chủ cửa hàng thường sẽ cần thêm báo cáo theo chi nhánh, phân quyền nhân viên, đồng bộ giá bán, chuyển hàng giữa kho hoặc giữa cửa hàng, và nhìn doanh thu tập trung trên một hệ thống.

Chọn một phần mềm quá nhỏ cho một kế hoạch tăng trưởng nhanh sẽ khiến cửa hàng sớm phải đổi hệ thống. Còn chọn một giải pháp quá nặng khi quy mô vẫn còn nhỏ cũng dễ dẫn đến tình trạng tốn chi phí mà nhân viên dùng chưa hết tính năng. Điểm cần tìm là một giải pháp đủ gọn để triển khai nhanh nhưng đủ mở để không bị đứt quãng khi cửa hàng lớn dần.

Đọc thêm → Cách chọn phần mềm quản lý phù hợp với cửa hàng nhỏ và vừa

Tiêu chí thứ ba: phải tính tổng chi phí sở hữu, không chỉ nhìn giá gói tháng

Nhiều hộ kinh doanh hay hỏi ngay: phần mềm này bao nhiêu tiền một tháng. Câu hỏi đó đúng, nhưng chưa đủ. Một phần mềm có phí thấp chưa chắc là rẻ nếu mỗi ngày vẫn để thất thoát hàng, sai đơn, chậm thanh toán hoặc cuối tháng không ra nổi báo cáo đáng tin.

Tổng chi phí sở hữu nên được nhìn ở ít nhất 5 phần: phí phần mềm, chi phí thiết bị đi kèm, thời gian đào tạo nhân viên, mức độ hạn chế sai sót khi bán hàng, và khả năng giúp chủ cửa hàng ra quyết định nhập hàng - xả hàng - kiểm soát doanh thu tốt hơn. Nếu một giải pháp giúp cửa hàng giảm nhầm đơn, chốt ca dễ hơn, theo dõi tồn kho tốt hơn và rút ngắn thời gian thao tác tại quầy, thì phần tiết kiệm thực tế thường lớn hơn con số phí thuê bao nhìn thấy ban đầu.

Tiêu chí thứ tư: phần mềm phải phù hợp với cách bán hàng thực tế của cửa hàng

Có cửa hàng chỉ bán tại quầy. Có cửa hàng vừa bán trực tiếp vừa nhận đơn qua Zalo, Facebook, sàn thương mại điện tử hoặc ship nội thành. Có nơi chủ cửa hàng trực tiếp đứng quầy, có nơi giao hẳn cho nhân viên hoặc quản lý vận hành. Mỗi cách bán sẽ kéo theo một nhu cầu phần mềm khác nhau.

Nếu cửa hàng bán online nhiều, phần mềm nên hỗ trợ gom đơn, đồng bộ sản phẩm hoặc ít nhất là giúp theo dõi doanh thu theo từng kênh. Nếu cửa hàng thiên bán trực tiếp, điều quan trọng hơn có thể là tốc độ thao tác tại quầy, thanh toán QR, in bill nhanh và kiểm ca rõ ràng. Nếu cửa hàng có nhân viên thay ca liên tục, phần mềm cần hỗ trợ phân quyền và lưu lịch sử thao tác đủ rõ để tránh thất thoát và tranh cãi cuối ngày.

→ Điểm mấu chốt là phần mềm phải đi theo luồng vận hành thật của cửa hàng, chứ không bắt cửa hàng thay đổi toàn bộ cách bán chỉ để hợp với phần mềm.

Ngoài ra, để hỗ trợ hộ kinh doanh có thể đưa ra quyết định chọn phần mềm đúng hơn. Dưới đây là danh sách 7 câu hỏi được nhiều HKD quan tâm và từ góc độ nghiên cứu, khảo sát của đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm bán hàng.

Trước khi chốt một giải pháp, chủ cửa hàng nên tự trả lời nhanh các câu hỏi sau:

Nếu trả lời được rõ các câu hỏi này, chủ cửa hàng sẽ dễ chọn đúng hơn rất nhiều so với cách nhìn vào danh sách tính năng chung chung.

Cách chọn phần mềm bán hàng hiệu quả và tối ưu chí phí

Với hộ kinh doanh, lựa chọn hiệu quả nhất thường không phải là phần mềm “nhiều tính năng nhất”, mà là phần mềm giải quyết đúng 3 việc cốt lõi:

Bán hàng nhanh hơn → Quản lý rõ hơn → Kiểm soát thất thoát tốt hơn.

Nếu một giải pháp giúp cửa hàng chốt đơn mượt, nắm tồn kho thật, theo dõi doanh thu rõ, dễ dùng cho nhân viên và vẫn có dư địa để mở rộng sau này, thì đó mới là lựa chọn đáng tiền.

Ở góc độ đó, các giải pháp như TruePOS phù hợp khi hộ kinh doanh cần một hệ thống vừa đủ rõ cho bán hàng thực tế, vừa hỗ trợ quản lý doanh thu, hàng hóa và vận hành cửa hàng theo hướng gọn hơn. Giá trị không nằm ở việc có thật nhiều màn hình hay báo cáo phức tạp, mà ở chỗ chủ cửa hàng nhìn được tình hình kinh doanh hằng ngày và nhân viên bán hàng mượt hơn tại quầy.

Cá nhân, hộ kinh doanh có thể tìm hiểu thêm các giải pháp quản lý bán hàng phù hợp với cửa hàng bán lẻ, quán ăn, quán nước hoặc mô hình hộ kinh doanh khác ngay trên website của Phần mềm TruePOS tại địa chỉ  https://truepos.vn/ hoặc liên hệ tổng đài HTKH 24/7 1900 4633 để được tư vấn theo đặc thù hàng hóa và quy mô cửa hàng thực tế.

Tài Phạm