Cách chọn phần mềm quản lý phù hợp với cửa hàng nhỏ và vừa

Đối với các cửa hàng nhỏ và vừa, việc quản lý bán hàng, hàng tồn và nhân sự luôn là bài toán khó. Việc lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp với cửa hàng nhỏ và vừa không chỉ giúp tối ưu quy trình, mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ tiêu chí chọn phần mềm phù hợp và tránh những sai lầm phổ biến.

1. Vì sao cửa hàng nhỏ và vừa cần phần mềm quản lý bán hàng?

Trên thực tế, các cửa hàng nhỏ và vừa, hay chuỗi cửa hàng đều có một điểm chung: Khối lượng công việc nhỏ, nhưng trải rộng, từ quản lý hàng, nhân viên, doanh thu đến chăm sóc khách hàng… Do đó, nếu chỉ quản lý bán hàng bằng Excel hoặc thủ công bằng sổ sách thì rất dễ xảy ra sai sót thông tin. 

Một số khó khăn phổ biến mà nhiều cửa hàng gặp phải:

• Sai lệch số liệu tồn kho: không nắm rõ lượng hàng còn lại, dẫn đến thiếu hàng hoặc tồn đọng.
• Khó kiểm soát doanh thu: nhiều người bán cùng lúc, dễ sai lệch khi tổng kết.
• Thiếu kết nối giữa online và offline: bán hàng qua mạng xã hội, sàn thương mại điện tử nhưng không đồng bộ dữ liệu.
• Khó phân tích hiệu quả kinh doanh: không có báo cáo chi tiết, dẫn đến quyết định sai lệch.

Một phần mềm quản lý bán hàng hữu ích sẽ giúp chủ cửa hàng:

• Theo dõi doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo thời gian thực.
• Quản lý tồn kho, nhập xuất hàng chính xác.
• Quản lý thông tin khách hàng, chương trình khuyến mãi, tích điểm.
• Tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm nhân sự.

2. Tiêu chí quan trọng khi chọn phần mềm quản lý cho cửa hàng nhỏ và vừa

Trước khi quyết định sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, chủ cửa hàng cần lưu ý một số vấn đề sau để quyết định đúng đắn: 

2.1 Phù hợp với đa dạng ngành hàng

Mỗi giải pháp quản lý theo ngành hàng (thời trang, mỹ phẩm, tạp hóa, nhà hàng, vật liệu xây dựng, quán cà phê…) đều có những yêu cầu riêng về sản phẩm. Do đó, nên lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng đa dạng ngành hàng, phù hợp với nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau. 

Ví dụ:

• Cửa hàng thời trang cần phân loại sản phẩm theo mã, size, màu, và quản lý tồn kho chặt chẽ.
• Quán cà phê hoặc nhà hàng cần quản lý order nhanh, tách bàn, ghép hóa đơn.
• Cửa hàng tạp hóa cần tốc độ xử lý đơn cao và tích hợp quét mã vạch.

2.2 Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Giao diện phần mềm đơn giản, thao tác nhanh, dễ sử dụng là yếu tố tiên quyết để lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng phù hợp. Chủ cửa hàng nhỏ và vừa nên lựa chọn phần mềm có các đặc điểm sau: 

• Có hướng dẫn sử dụng rõ ràng, hỗ trợ tiếng Việt thân thiện.
• Dễ dàng sử dụng chỉ với vài thao tác đơn giản. 
• Dễ dàng quản lý doanh thu, báo cáo… trên nhiều thiết bị.

2.3 Đầy đủ tính năng cần thiết

Phần mềm quản lý tốt không nhất thiết phải phức tạp, nhưng phải có đầy đủ các tính năng thiết yếu như:

• Quản lý sản phẩm: Quản lý thông tin sản phẩm, quản lý đơn giá, giá vốn, các chương trình khuyến mại...
• Quản lý doanh thu: tổng hợp doanh thu, lợi nhuận.
• Quản lý đơn hàng, vận đơn
• Quản lý kho hàng

2.4 Khả năng mở rộng và linh hoạt

Một cửa hàng nhỏ hôm nay có thể trở thành chuỗi cửa hàng chỉ sau vài năm. Vì vậy, hãy chọn phần mềm có khả năng nâng cấp linh hoạt:

• Hỗ trợ mở thêm chi nhánh, đồng bộ dữ liệu giữa các điểm bán.
• Quản lý tập trung doanh thu, nhân viên và tồn kho của toàn hệ thống.
• Dễ dàng tích hợp với các nền tảng thương mại điện tử hoặc phần mềm kế toán khác.

2.5 Chi phí hợp lý

Với cửa hàng nhỏ, ngân sách luôn là yếu tố đáng cân nhắc. Tuy nhiên, rẻ không đồng nghĩa với tốt. Một phần mềm có chi phí thấp nhưng thiếu tính năng hoặc hỗ trợ kém có thể khiến bạn tốn kém hơn về lâu dài.

Hãy so sánh các phần mềm quản lý bán hàng dựa trên:

• Phí khởi tạo ban đầu.
• Phí duy trì hằng tháng/năm.
• Dịch vụ hỗ trợ và cập nhật phần mềm.

2.6 Dịch vụ hỗ trợ và bảo hành uy tín

Hệ thống phần mềm có thể gặp lỗi bất cứ lúc nào, đó là điều không thể tránh. Khi ấy, chất lượng hỗ trợ kỹ thuật chính là yếu tố giữ chân khách hàng.

Một đơn vị cung cấp uy tín sẽ:

• Có đội ngũ hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm 24/7 không để khách hàng gặp khó khăn.
• Bảo mật dữ liệu khách hàng chặt chẽ.
• Thường xuyên cập nhật phiên bản mới, bổ sung tính năng theo nhu cầu thực tế.

3. Những sai lầm thường gặp khi chọn phần mềm quản lý

Dù có nhiều tiêu chí rõ ràng, nhưng không ít chủ cửa hàng vẫn chọn nhầm phần mềm, dẫn đến tốn kém chi phí và thời gian triển khai. Dưới đây là những sai lầm phổ biến:

• Chọn phần mềm theo lời giới thiệu, không thử nghiệm thực tế.

Nhiều người dùng dựa vào lời khuyên từ bạn bè mà không trải nghiệm demo, dẫn đến phần mềm không phù hợp với nhu cầu thực tế.

• Chọn phần mềm quá phức tạp.

Với cửa hàng nhỏ, phần mềm có quá nhiều tính năng đôi khi gây “choáng ngợp”, khó dùng, khiến nhân viên ngại thao tác.

• Không quan tâm đến bảo mật dữ liệu.

Một số phần mềm miễn phí hoặc kém uy tín có thể khiến thông tin khách hàng, doanh thu bị rò rỉ.

• Không chú ý đến khả năng kết nối thiết bị.

Phần mềm không tương thích với máy in, máy quét hoặc POS sẽ gây gián đoạn quy trình bán hàng.

4. TruePOS - Giải pháp quản lý toàn diện cho cửa hàng nhỏ và vừa

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý phù hợp với cửa hàng nhỏ và vừa, đơn giản, tiện dụng và tiết kiệm, TruePOS chính là lựa chọn đáng cân nhắc. Được phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - Đơn vị có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giải pháp công nghệ, TruePOS mang đến trải nghiệm bán hàng nhanh, mượt và dễ quản lý, giúp chủ cửa hàng kiểm soát toàn bộ hoạt động chỉ trong một nền tảng duy nhất.

• Giao diện người dùng trực quan, thao tác đơn giản, giúp người mới nhanh chóng làm quen.
• Quản lý toàn bộ hoạt động bán hàng: sản phẩm, đơn hàng, kho hàng, doanh thu, công nợ, khách hàng và báo cáo chi tiết.
• Khả năng kết nối linh hoạt với thiết bị ngoại vi như máy quét mã vạch, máy in, máy tính bảng… và hỗ trợ thanh toán đa hình thức.
• Hệ thống chạy trên nền tảng đám mây, cho phép truy cập từ nhiều thiết bị (máy tính, tablet, smartphone) mọi lúc, mọi nơi.
• Được tích hợp khả năng mở rộng cho chuỗi cửa hàng, hỗ trợ quản lý nhiều chi nhánh và đồng bộ dữ liệu từ xa một cách linh hoạt.
• Bảo mật dữ liệu an toàn, có cơ chế sao lưu định kỳ và hỗ trợ kỹ thuật 24/7.

Liên hệ TruePOS ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp quản lý bán hàng đơn giản, hiện đại và phù hợp nhất cho cửa hàng nhỏ và vừa của bạn.

Nguyệt Nga