Cách tối ưu chi phí khi vận hành cửa hàng nhỏ cho người kinh doanh

Vận hành một cửa hàng nhỏ đòi hỏi chủ cửa hàng không chỉ quản lý kinh doanh mà còn phải cân nhắc kỹ lưỡng chi phí để đảm bảo lợi nhuận. Việc tối ưu chi phí không chỉ giúp duy trì hoạt động ổn định mà còn tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách tối ưu chi phí khi vận hành cửa hàng nhỏ, từ việc quản lý mặt bằng, nhân sự, quảng cáo đến ứng dụng công nghệ…

1. Chi phí vận hành cửa hàng nhỏ gồm những gì?

Trước khi tối ưu chi phí, chủ cửa hàng cần hiểu rõ các khoản chi phí cơ bản khi vận hành cửa hàng nhỏ. Các chi phí chính bao gồm:

• Tiền thuê mặt bằng: Đây thường là khoản chi lớn nhất, đặc biệt tại các khu vực trung tâm hoặc địa điểm có lưu lượng khách đông. Chi phí này bao gồm tiền thuê hàng tháng, các loại phí dịch vụ đi kèm (phí quản lý, điện nước, vệ sinh, gửi xe…).
• Chi phí nhân sự: Bao gồm lương cứng, lương làm thêm giờ, các khoản bảo hiểm, thưởng hiệu quả công việc và phúc lợi cho nhân viên. Đây là khoản chi quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất vận hành.
• Chi phí quảng cáo và marketing: Bao gồm quảng cáo trực tuyến (Facebook Ads, Google Ads, TikTok Ads…), in ấn tờ rơi, khuyến mãi, chi phí PR…
• Chi phí vận hành và quản lý khác: Điện, nước, Internet, vật tư tiêu hao, chi phí bảo trì thiết bị, chi phí kho bãi, phần mềm quản lý…

Hiểu được các khoản chi phí trên giúp chủ cửa hàng xác định rõ đâu là những khoản cần kiểm soát, tối ưu để giảm lãng phí.

2. Cách tối ưu chi phí khi vận hành cửa hàng nhỏ

Có rất nhiều cách để tối ưu chi phí vận hành cho cửa hàng. Tùy vào mô hình và mục đích quản lý, khả năng tài chính, dưới đây là những gợi ý để tối ưu hóa nguồn chi cho cửa hàng của bạn.

Tiền thuê mặt bằng: Tìm kiếm và tối ưu không gian

Mặt bằng là chi phí cố định lớn, do đó cần lựa chọn kỹ càng. Một số cách tối ưu:

• Chọn mặt bằng phù hợp với ngân sách, không nhất thiết phải ở trung tâm quá đắt đỏ, nhưng vẫn đảm bảo có lượng khách tiềm năng.
• Tối ưu hóa không gian sử dụng: Sắp xếp kệ, tủ hợp lý để tiết kiệm diện tích, giảm chi phí sửa chữa, trang trí.
• Thương lượng hợp đồng thuê dài hạn để giảm giá thuê và tránh chi phí tăng đột ngột theo thời gian.

Tối ưu nhân sự và lương nhân viên

Chi phí nhân sự thường chiếm tỷ trọng lớn trong vận hành cửa hàng. Việc tối ưu không đồng nghĩa với giảm lương nhân viên lâu năm hay giảm chất lượng dịch vụ, mà là cân đối hiệu quả và chi phí:

• Sử dụng nhân sự linh hoạt: Có thể kết hợp nhân viên chính thức với sinh viên, nhân viên bán thời gian cho những vị trí không yêu cầu chuyên môn cao. Lương làm thêm giờ cho các vị trí này sẽ thấp hơn so với nhân sự cứng, giúp giảm chi phí tổng thể.
• Nhân sự chuyên môn cao thay thế nhiều nhân sự chất lượng thấp: Một nhân viên có kinh nghiệm, chuyên môn tốt có thể đảm nhận nhiều vai trò, giảm số lượng nhân sự cần thuê mà vẫn đảm bảo vận hành.
• Phân bổ nguồn lực hợp lý: Lên lịch làm việc khoa học, tránh tình trạng quá tải hoặc thừa nhân sự vào những thời điểm thấp điểm. Việc này giúp không lãng phí chi phí nhân sự mà vẫn duy trì hiệu suất hoạt động.

Quảng cáo: Đầu tư thông minh, tránh chi tiêu phung phí

Quảng cáo là công cụ quan trọng để thu hút khách hàng, nhưng nếu không kiểm soát, chi phí có thể đội lên nhanh chóng. Do đó, để tối ưu hóa chi phí vận hành cửa hàng nhỏ, chủ cửa hàng cần lưu ý:

• Chỉ đầu tư vào các chiến dịch có mục tiêu rõ ràng và khả năng đo lường hiệu quả. Ví dụ, quảng cáo Facebook hoặc TikTok có thể nhắm đúng nhóm khách hàng mục tiêu.
• Theo dõi kết quả chiến dịch thường xuyên, cắt giảm các quảng cáo không mang lại doanh thu hoặc ROI thấp.
• Sử dụng các kênh miễn phí hoặc chi phí thấp như fanpage, mạng xã hội, email marketing để tối ưu chi phí mà vẫn giữ tương tác với khách hàng.

Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z: Xây dựng kênh TikTok bán hàng hiệu quả

Ứng dụng công nghệ trong vận hành cửa hàng

Nhiều cửa hàng nhỏ bỏ qua việc áp dụng công nghệ, dẫn đến quản lý thủ công, tốn thời gian và dễ phát sinh chi phí ẩn. Một số công cụ giúp tối ưu vận hành:

• Camera giám sát: Giúp theo dõi nhân viên, quản lý an ninh và hạn chế thất thoát, giảm chi phí mất mát hàng hóa.

• Lựa chọn phần mềm quản lý cửa hàng nhỏ và vừa phù hợp: Ví dụ như TruePos, giúp quản lý hàng tồn, doanh thu, nhân sự và khách hàng một cách linh hoạt. Chủ cửa hàng có thể quản lý từ xa, kiểm soát hàng hóa và doanh số mà không cần luôn có mặt trực tiếp tại cửa hàng.

• Ứng dụng công nghệ khác: Hệ thống thanh toán, quản lý kho, báo cáo tự động giúp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.

3. Ngưỡng được - mất khi áp dụng công nghệ

Việc áp dụng công nghệ trong vận hành cửa hàng nhỏ giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý. Tuy nhiên, chủ cửa hàng cũng cần cân nhắc giữa chi phí đầu tư ban đầu và lợi ích lâu dài.

Ưu điểm: Công nghệ giúp giảm thất thoát, quản lý nhân sự hiệu quả, theo dõi doanh thu, hàng tồn và khách hàng một cách linh hoạt. Bạn có thể giám sát hoạt động cửa hàng từ xa mà không cần luôn có mặt trực tiếp.

Hạn chế: Chi phí đầu tư ban đầu, thời gian đào tạo nhân viên, rủi ro trục trặc kỹ thuật.

Trong số các giải pháp quản lý hiện nay, TruePos là phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp được thiết kế đặc biệt cho cửa hàng nhỏ, giúp chủ cửa hàng tối ưu vận hành mà không tốn nhiều chi phí:

• Quản lý bán hàng, kho, doanh thu và nhân sự ngay trên điện thoại hoặc máy tính.
• Dữ liệu được bảo mật và sao lưu định kỳ, tránh rủi ro mất thông tin khi thay đổi nhân sự.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, nhân viên chỉ cần vài giờ là thao tác thành thạo.
• Hỗ trợ kết nối đa nền tảng, tiện lợi khi đi công tác hoặc giám sát nhiều cửa hàng cùng lúc.
• Bộ phận hỗ trợ khách hàng 24/7, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của người sử dụng mọi lúc.

Nhờ những lợi ích này, TruePos giúp cửa hàng nhỏ không chỉ vận hành hiệu quả mà còn tối ưu chi phí, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng khả năng cạnh tranh. Với công nghệ phù hợp, việc quản lý cửa hàng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Trải nghiệm dùng thử TruePos miễn phí để tối ưu chi phí quản lý ngay hôm nay! Liên hệ Hotline Trung tâm dịch vụ khách hàng Truepos 24/7 1900 4633 để được hỗ trợ nhanh nhất.

Nhìn chung, tối ưu chi phí khi vận hành cửa hàng nhỏ không chỉ là cắt giảm chi tiêu, mà là quản lý hiệu quả từng khoản chi. Bắt đầu từ việc lựa chọn mặt bằng phù hợp, tối ưu nhân sự, quản lý quảng cáo thông minh và ứng dụng công nghệ, chủ cửa hàng có thể vận hành hiệu quả, tăng lợi nhuận và cạnh tranh bền vững. Việc cân nhắc giữa chi phí và hiệu quả sẽ giúp cửa hàng nhỏ không chỉ tồn tại mà còn phát triển ổn định trong dài hạn.

Dương Nguyễn