Cách quản lý doanh thu cửa hàng hộ kinh doanh hiệu quả, tối ưu lợi nhuận

Trong hoạt động kinh doanh bán lẻ, doanh thu không chỉ là con số phản ánh mức bán ra mà còn là căn cứ quan trọng để đánh giá hiệu quả vận hành, nghĩa vụ thuế và khả năng mở rộng kinh doanh. Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều hộ kinh doanh vẫn quản lý doanh thu theo cảm tính, ghi chép rời rạc, dẫn đến thất thoát, khó kiểm soát lãi  lỗ và rủi ro về thuế. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quản lý doanh thu là gì, các phương pháp quản lý phù hợp và hiệu quả nhất.

1. Cách quản lý doanh thu cửa hàng hộ kinh doanh

1.1 Phương pháp quản lý doanh thu

a) Quản lý doanh thu là gì?

Quản lý doanh thu là quá trình ghi nhận, theo dõi, tổng hợp và phân tích toàn bộ các khoản tiền phát sinh từ hoạt động bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định, nhằm xác định chính xác doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền và hiệu quả kinh doanh của cửa hàng.

Tùy quy mô và mức độ phát triển, hộ kinh doanh có thể lựa chọn một trong các phương pháp quản lý doanh thu sau:

b) Quản lý bằng sổ sách thủ công

Đây là hình thức phổ biến ở các cửa hàng nhỏ, quy mô gia đình. Mọi giao dịch thu chi được ghi chép bằng tay vào sổ. Ưu điểm là chi phí thấp, dễ triển khai, không cần kỹ năng công nghệ. Tuy nhiên, nhược điểm lớn là dễ sai sót, khó tổng hợp số liệu, khó đối chiếu khi kiểm tra thuế hoặc phát sinh tranh chấp.

c) Quản lý doanh thu bằng Excel

So với sổ sách thủ công, quản lý doanh thu bằng Excel cho phép tính toán tự động, tổng hợp số liệu theo ngày, tháng, sản phẩm hoặc nhân viên bán hàng. Excel giúp tăng độ chính xác, dễ chỉnh sửa và lưu trữ dữ liệu. Tuy nhiên, phương pháp này vẫn phụ thuộc nhiều vào thao tác nhập liệu thủ công, dễ nhầm lẫn nếu không có quy trình kiểm soát chặt chẽ.

d) Quản lý bằng phần mềm quản lý bán hàng

Đây là giải pháp chuyên nghiệp và tối ưu nhất hiện nay. Phần mềm cho phép ghi nhận doanh thu tự động theo từng hóa đơn, kết nối với tồn kho, công nợ, báo cáo tài chính. Hình thức này đặc biệt phù hợp với hộ kinh doanh có doanh thu lớn, nhiều mặt hàng hoặc nhiều chi nhánh, giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian quản lý.

1.2 Các bước quản lý doanh thu hiệu quả

Để quản lý doanh thu cửa hàng hộ kinh doanh hiệu quả, cần thực hiện đồng bộ các bước sau:

Bước 1: Ghi nhận giao dịch tức thời

Mọi giao dịch bán hàng và chi phí phát sinh cần được cập nhật ngay tại thời điểm xảy ra. Việc ghi nhận chậm hoặc thiếu sót là nguyên nhân chính dẫn đến sai lệch doanh thu.

Bước 2: Quản lý dòng tiền chặt chẽ

Theo dõi thu - chi hàng ngày giúp chủ cửa hàng nắm rõ dòng tiền thực tế, biết cửa hàng đang lãi hay lỗ, tránh tình trạng “bán nhiều nhưng không có tiền”.

Bước 3: Quản lý tồn kho và sản phẩm

Kiểm soát chính xác số lượng nhập - xuất - tồn, phân loại hàng bán chạy và hàng tồn đọng để tối ưu kế hoạch nhập hàng, tránh tồn kho vốn.

Bước 4: Lập báo cáo định kỳ

Doanh thu cần được tổng hợp theo ngày, tuần, tháng để đánh giá hiệu suất kinh doanh và phát hiện sớm các bất thường.

Bước 5: Phân tích doanh số bán hàng

Thông qua biểu đồ, báo cáo, chủ cửa hàng có thể nhận diện xu hướng mua sắm, sản phẩm chủ lực, thời điểm bán tốt, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh.

Bước 6: Quản lý công nợ

Theo dõi chi tiết các khoản nợ của khách hàng, hạn thanh toán, tránh nợ xấu ảnh hưởng đến dòng tiền.

Bước 7: Tự động hóa quy trình quản lý

Khi quy mô kinh doanh mở rộng, việc sử dụng phần mềm giúp tạo báo cáo nhanh chóng, giảm phụ thuộc vào con người và hạn chế sai sót do nhập liệu thủ công.

2. Doanh thu bao nhiêu thì hộ kinh doanh phải nộp thuế?

Theo quy định, hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 500 triệu đồng thuộc diện phải nộp thuế theo quy định pháp luật.

2.1 Hộ kinh doanh có doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng

Hộ kinh doanh có doanh thu từ trên 500 triệu đồng đến dưới 3 tỷ đồng/năm được lựa chọn một trong hai phương pháp tính thuế sau:

a) Tính thuế trên doanh thu

Căn cứ Phụ lục I, Ban hành kèm theo Thông tư số 40/2021/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Luật thuế GTGT 2024, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, tỷ lệ thuế GTGT và thuế TNCN được cơ quan thuế xác định dựa trên ngành nghề đăng ký như sau:

(1) Phân phối, cung cấp bán buôn, bán lẻ hàng hóa: Thuế GTGT 1%, thuế TNCN 0,5%.

(2) Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu (Dịch vụ bưu chính, chuyển phát; Dịch vụ môi giới, đấu giá và hoa hồng đại lý; Dịch vụ tắm hơi, massage, karaoke, vũ trường, bi-a, internet…): Thuế GTGT 5%, thuế TNCN 2%.

(3) Sản xuất, vận tải, dịch vụ có gắn với hàng hóa, xây dựng có bao thầu nguyên vật liệu (Dịch vụ ăn uống; Sản xuất, gia công, chế biến sản phẩm hàng hóa; Dịch vụ vận tải hành khách…): Thuế GTGT 3%, thuế TNCN 1,5%.

(4) Hoạt động kinh doanh khác theo quy định: Thuế GTGT 2%, thuế TNCN 1%.

2.2 Hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 3 tỷ đồng

Hộ kinh doanh chỉ áp dụng một phương pháp duy nhất là tính thuế theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu, với các mức tương ứng như sau:

• Doanh thu trên 3 tỷ đến 50 tỷ/năm: 17%
• Doanh thu trên 50 tỷ đồng/ năm: 20%

Khi đạt ngưỡng này, việc quản lý doanh thu minh bạch, chính xác là yếu tố bắt buộc để tránh rủi ro truy thu, xử phạt thuế.

3. Cách quản lý cửa hàng hộ kinh doanh từ xa hiệu quả

Trong bối cảnh nhiều chủ cửa hàng không thể có mặt thường xuyên, cách quản lý cửa hàng bán lẻ từ xa đang trở thành nhu cầu thực tế. Hai yếu tố then chốt thường được kết hợp đồng bộ là:

a) Camera an ninh giám sát

Camera giúp theo dõi hoạt động bán hàng, thái độ nhân viên, lượng khách ra vào, hạn chế gian lận và thất thoát tiền mặt. Đây là lớp kiểm soát trực quan quan trọng.

b) Phần mềm quản lý bán hàng

Phần mềm cho phép chủ cửa hàng kiểm soát doanh thu, tồn kho, công nợ và báo cáo kinh doanh ngay trên điện thoại hoặc máy tính, dù ở bất kỳ đâu.

Trong đó, TruePos là giải pháp quản lý bán hàng được nhiều hộ kinh doanh lựa chọn. Phần mềm cho phép ghi nhận doanh thu theo từng hóa đơn, tự động tổng hợp báo cáo doanh số, quản lý tồn kho và công nợ khách hàng theo thời gian thực. TruePos có giao diện tiếng Việt, dễ sử dụng, phù hợp với nhiều lĩnh vực bán lẻ, giúp chủ cửa hàng quản lý từ xa mà vẫn kiểm soát chặt chẽ dòng tiền và hiệu quả kinh doanh.

Quản lý doanh thu hiệu quả là nền tảng để hộ kinh doanh vận hành bền vững, tối ưu lợi nhuận và tuân thủ đúng quy định thuế. Tùy quy mô, chủ cửa hàng có thể bắt đầu từ sổ sách, quản lý doanh thu bằng Excel, và tiến tới sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp. Việc đầu tư đúng phương pháp quản lý ngay từ đầu sẽ giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro, tiết kiệm chi phí và sẵn sàng mở rộng trong tương lai.

Dương Nguyễn