So sánh quản lý bán hàng bằng excel và bằng phần mềm

Trong kinh doanh hiện nay, việc quản lý bán hàng hiệu quả là yếu tố then chốt giúp cửa hàng vận hành trơn tru và tăng lợi nhuận. Nhiều chủ kinh doanh vẫn dùng Excel vì đơn giản, dễ thao tác, nhưng cùng với sự phát triển của công nghệ, các phần mềm quản lý bán hàng đã trở thành lựa chọn tối ưu hơn. Vậy nên chọn cách nào? Hãy cùng TruePOS so sánh chi tiết hai phương pháp này.

1. Quản lý bán hàng bằng Excel - Ưu điểm và hạn chế

Excel là công cụ quen thuộc với hầu hết mọi người, đặc biệt là những hộ kinh doanh nhỏ hoặc mới bắt đầu. Dưới đây là những điểm nổi bật khi sử dụng Excel để quản lý bán hàng:

Ưu điểm:

• Miễn phí: Bạn chỉ cần cài đặt sẵn Microsoft Office là có thể bắt đầu quản lý mà không cần trả thêm phí.
• Linh hoạt trong cách sử dụng: Người dùng có thể tùy chỉnh bảng tính, công thức và định dạng theo nhu cầu của mình.
• Phù hợp cho quy mô nhỏ: Với các cửa hàng ít sản phẩm, ít hóa đơn trong ngày, Excel vẫn đáp ứng được yêu cầu cơ bản.

Hạn chế:

• Dễ sai sót trong tính toán: Khi dữ liệu tăng lên, việc nhập tay dễ dẫn đến sai công thức, nhầm số liệu hoặc trùng dữ liệu.
• Khó quản lý tổng thể: Excel không thể tự động kết nối dữ liệu giữa các bộ phận như kho hàng, công nợ, doanh thu, hay khách hàng. Việc tổng hợp báo cáo mất nhiều thời gian.
• Không hỗ trợ nhiều người dùng: Khi nhiều nhân viên cùng làm việc, việc chia sẻ file dễ bị xung đột, mất dữ liệu hoặc ghi đè.
• Không thể theo dõi theo thời gian thực: Chủ cửa hàng không thể xem tình hình bán hàng tức thời, đặc biệt khi không có mặt trực tiếp.
• Bảo mật kém: File Excel dễ bị sao chép, chỉnh sửa hoặc xóa nhầm, gây rủi ro về dữ liệu tài chính và khách hàng.

Tóm lại, Excel phù hợp cho mô hình nhỏ, ít giao dịch, nhưng khi cửa hàng phát triển, lượng dữ liệu tăng, thì Excel sẽ nhanh chóng trở nên quá tải và khó kiểm soát.

2. Quản lý bán hàng bằng phần mềm - Giải pháp thông minh thời 4.0

Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ được thiết kế chuyên biệt để hỗ trợ chủ cửa hàng, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hoạt động kinh doanh mọi lúc, mọi nơi. Một trong những giải pháp nổi bật hiện nay là TruePOS - Phần mềm quản lý bán hàng toàn diện, được nhiều cửa hàng bán lẻ, chuỗi siêu thị mini và nhà hàng tin dùng.

2.1 Ưu điểm

• Tự động hóa toàn bộ quy trình: Từ tạo hóa đơn, ghi nhận doanh thu, theo dõi tồn kho, đến quản lý công nợ, tất cả đều được hệ thống xử lý tự động, giúp giảm thiểu sai sót.
• Quản lý tập trung và theo thời gian thực: Mọi giao dịch được cập nhật ngay lập tức trên hệ thống. Dù ở bất kỳ đâu, chủ cửa hàng cũng có thể xem doanh thu, tồn kho, hàng bán chạy, hoặc hiệu suất nhân viên chỉ bằng vài thao tác trên điện thoại.
• Báo cáo thông minh: TruePOS cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết và trực quan, từ doanh thu theo ngày, giờ, đến lợi nhuận theo sản phẩm, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh và chính xác.
• Tích hợp nhiều nghiệp vụ: Phần mềm không chỉ quản lý bán hàng mà còn liên kết với kho, kế toán, khách hàng (CRM), giúp vận hành trơn tru, thống nhất dữ liệu trên cùng một nền tảng.
• Hỗ trợ đa kênh: TruePOS giúp quản lý đồng bộ giữa bán hàng trực tiếp tại cửa hàng và bán hàng online (Facebook, Shopee, website...), tránh thất thoát và sai lệch dữ liệu.
• Bảo mật cao: Dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây, có phân quyền truy cập rõ ràng, hạn chế tối đa rủi ro mất mát thông tin.

2.2. Nhược điểm

• Có tính phí sử dụng: Tuy phần mềm có phí định kỳ, nhưng so với thời gian, công sức, và rủi ro giảm thiểu, chi phí này là khoản đầu tư hoàn toàn xứng đáng.
• Cần thời gian làm quen ban đầu: Tuy nhiên, TruePOS thiết kế giao diện thân thiện, có hướng dẫn chi tiết và đội ngũ hỗ trợ 24/7 giúp người dùng dễ dàng sử dụng.

3. So sánh quản lý bán hàng bằng Excel và phần mềm

Tóm lại, nếu bạn chỉ quản lý vài sản phẩm và doanh số nhỏ, Excel có thể đủ dùng. Nhưng nếu bạn muốn quản lý chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian, kiểm soát toàn diện, thì TruePOS chính là giải pháp đáng đầu tư.

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc quản lý bán hàng bằng phần mềm chuyên dụng là xu hướng tất yếu. TruePOS không chỉ giúp bạn kiểm soát hàng hóa, doanh thu, nhân viên mà còn mang lại hiệu quả kinh doanh bền vững. Với giao diện thân thiện, dễ dùng, cùng đội ngũ hỗ trợ tận tâm, TruePOS là người bạn đồng hành đáng tin cậy cho mọi cửa hàng, từ mô hình nhỏ lẻ đến chuỗi bán lẻ chuyên nghiệp.

Liên hệ tổng đài hỗ trợ 24/7 của phần mềm Truepos 1900 4633 để được tư vấn miễn phí!

Nguyệt Nga