Hướng dẫn kê khai thông tin cá nhân khi thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh

Kê khai thông tin cá nhân là bước bắt buộc khi đăng ký hộ kinh doanh, ảnh hưởng trực tiếp đến việc hồ sơ có được duyệt hay không. Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, các nội dung kê khai đã được quy định rõ ràng hơn, yêu cầu chính xác và đầy đủ. Nắm đúng cách thực hiện sẽ giúp bạn tránh sai sót và hoàn tất thủ tục nhanh chóng.

1. Quy định về kê khai thông tin cá nhân khi đăng ký hộ kinh doanh

Theo Điều 92, Nghị định 168/2025/NĐ-CP, chủ hộ kinh doanh và các thành viên hộ gia đình tham gia đăng ký hộ kinh doanh (nếu có) có nghĩa vụ kê khai đầy đủ các thông tin cá nhân trong hồ sơ đăng ký. Các thông tin này bao gồm họ, chữ đệm và tên; ngày, tháng, năm sinh; số định danh cá nhân và giới tính.

Yêu cầu quan trọng nhất là các thông tin kê khai phải chính xác và trùng khớp với dữ liệu được lưu giữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Đây là cơ sở để cơ quan đăng ký kinh doanh thực hiện việc đối chiếu, xác thực thông tin của người đăng ký.

Bên cạnh đó, khi thực hiện thủ tục đăng ký, người kê khai cũng cần đồng ý cho phép cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã và cơ quan quản lý nhà nước về đăng ký kinh doanh khai thác, sử dụng thông tin cá nhân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư nhằm phục vụ công tác quản lý theo quy định.

Quy định này thể hiện rõ việc quản lý hộ kinh doanh đang chuyển sang hướng minh bạch, dựa trên dữ liệu số, thay vì chỉ dựa vào hồ sơ giấy như trước đây.

2. Xử lý trường hợp thông tin kê khai không khớp với dữ liệu dân cư

Trong quá trình kê khai, nếu thông tin cá nhân không trùng khớp với dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, người đăng ký không thể tiếp tục hoàn tất thủ tục đăng ký ngay. Thay vào đó, chủ hộ kinh doanh hoặc các thành viên liên quan phải liên hệ với cơ quan có thẩm quyền quản lý dữ liệu dân cư để thực hiện điều chỉnh, cập nhật lại thông tin cho chính xác trước khi nộp hồ sơ.

Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo tính đồng nhất của dữ liệu giữa các hệ thống quản lý nhà nước. Việc cố gắng nộp hồ sơ khi thông tin chưa được điều chỉnh sẽ dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.

Đối với trường hợp nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh bằng bản giấy, người nộp hồ sơ cần xuất trình thẻ Căn cước công dân, thẻ căn cước hoặc sử dụng căn cước điện tử để thực hiện thủ tục.

Trong trường hợp hệ thống kết nối giữa Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư bị gián đoạn, hồ sơ đăng ký sẽ phải kèm theo bản sao thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước còn hiệu lực của các cá nhân có liên quan. Quy định này nhằm đảm bảo cơ quan đăng ký vẫn có đủ căn cứ để xác minh thông tin trong điều kiện hệ thống chưa kết nối được.

3. Quy định về khai thác và sử dụng dữ liệu cá nhân trong đăng ký hộ kinh doanh

Theo quy định, một số thông tin cá nhân từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sẽ được chia sẻ với Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh để phục vụ quá trình xử lý hồ sơ. Các thông tin này bao gồm họ, chữ đệm và tên; ngày, tháng, năm sinh; số định danh cá nhân; giới tính; dân tộc; quốc tịch; nơi thường trú và nơi ở hiện tại.

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã có quyền khai thác các thông tin này để giải quyết thủ tục đăng ký hộ kinh doanh theo đúng thẩm quyền. Việc khai thác dữ liệu giúp giảm bớt giấy tờ phải nộp, đồng thời tăng độ chính xác trong quá trình xác minh thông tin.

Tuy nhiên, đi kèm với quyền khai thác là trách nhiệm bảo mật thông tin. Cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan quản lý nhà nước có trách nhiệm lưu giữ, bảo quản dữ liệu cá nhân theo quy định của pháp luật, đảm bảo an toàn thông tin, tránh lộ lọt dữ liệu và có phương án sao lưu dự phòng để đảm bảo tính toàn vẹn của hồ sơ.

Ngoài ra, dữ liệu này còn có thể được sử dụng phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu, giải quyết khiếu nại hoặc cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu theo quy định pháp luật.

4. Quy định về ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh

Nghị định 168/2025/NĐ-CP cũng cho phép chủ hộ kinh doanh ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh. Tuy nhiên, việc ủy quyền phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hồ sơ và trách nhiệm pháp lý.

Trường hợp ủy quyền cho cá nhân, hồ sơ đăng ký cần kèm theo văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Nếu ủy quyền cho tổ chức thực hiện dịch vụ, hồ sơ cần có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa hộ kinh doanh và tổ chức đó, kèm theo giấy giới thiệu cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục.

Trong trường hợp sử dụng dịch vụ bưu chính công ích, nhân viên bưu chính phải nộp kèm bản sao phiếu gửi hồ sơ có chữ ký xác nhận của cả nhân viên bưu chính và chủ hộ kinh doanh.

Đáng chú ý, cả người ủy quyền và người được ủy quyền đều phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung kê khai. Đồng thời, hai bên phải thực hiện xác thực điện tử theo quy định để hoàn tất thủ tục đăng ký.

Câu hỏi thường gặp khi đăng ký HKD

Trên đây là những chia sẻ từ Phần mềm quản lý bán hàng TruePOS về việc kê khai thông tin cá nhân khi đăng ký hộ kinh doanh theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Đây không chỉ là bước điền thông tin đơn thuần mà còn là quá trình đối chiếu, xác thực với dữ liệu quốc gia. Việc kê khai chính xác, đầy đủ và thống nhất ngay từ đầu sẽ giúp hồ sơ được xử lý nhanh chóng, hạn chế tối đa việc bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung. 

Nguyệt Nga