4 khó khăn lớn của cửa hàng gia dụng, nội thất và giải pháp tối ưu quản lý

Hoạt động kinh doanh gia dụng – nội thất luôn đi kèm yêu cầu quản lý phức tạp: danh mục sản phẩm đa dạng, đơn hàng đến từ nhiều kênh, công nợ phát sinh liên tục và nhân sự vận hành theo nhiều ca. Nếu thiếu một hệ thống quản lý đồng bộ, cửa hàng rất dễ gặp sai lệch tồn kho, bỏ sót đơn hoặc thiếu minh bạch tài chính. Bài viết này tổng hợp 4 nhóm khó khăn chủ yếu và gợi ý các giải pháp giúp cửa hàng vận hành hiệu quả, ổn định hơn.

1. 04 khó khăn lớn nhất của cửa hàng gia dụng - nội thất

Kinh doanh đồ gia dụng – nội thất luôn đi kèm số lượng sản phẩm lớn, nhiều kênh bán và khối lượng công việc phức tạp. Nếu cửa hàng chưa có quy trình quản lý bài bản, rất dễ xảy ra sai tồn kho, sót đơn, rối công nợ hoặc thất thoát trong quá trình vận hành. Dưới đây là 4 khó khăn phổ biến nhất mà các chủ cửa hàng thường đối mặt.

1.1. Quản lý hàng hóa phức tạp, dễ sai lệch tồn kho

Các cửa hàng gia dụng – nội thất thường sở hữu danh mục sản phẩm cực lớn: hàng nghìn mã, nhiều biến thể màu sắc – kích thước – chất liệu. Điều này khiến việc quản lý bằng sổ sách hoặc Excel nhanh chóng trở nên quá tải.

Những vấn đề thường gặp:

• Trùng hoặc sai mã hàng khi nhân viên tự đặt mã hoặc ghi chép không nhất quán.
• Không phân riêng theo màu, size hoặc mẫu → nhầm mẫu, báo còn hàng nhưng thực tế hết đúng màu/kích thước.
• Tồn kho không khớp vì bỏ sót phiếu nhập – xuất hoặc cập nhật chậm.
• Tồn ảo – tồn âm khiến việc đặt hàng, báo khách và lập kế hoạch nhập hàng đều sai lệch.

Vì sao việc lệch tồn kho gây ảnh hưởng lớn?

• Giao sai mẫu cho khách → tăng đổi trả → mất chi phí vận chuyển.
• Cửa hàng có hàng nhưng báo hết → mất khách vào tay đối thủ.
• Không kiểm soát được thất thoát – mất mát nội bộ.
• Không thể mở rộng bán online vì dữ liệu tồn không chính xác.

Ví dụ thực tế:

Một mẫu nồi inox có 3 dung tích và 4 màu. Nhân viên chỉ nhập “Nồi Inox N01 – 30 cái” thay vì phân mã theo biến thể. Khi có đơn online đặt màu đỏ dung tích 26cm, hệ thống không tìm thấy tồn → nhân viên báo hết, trong khi kho thực tế còn 5 chiếc. Đây là lỗi phổ biến khiến cửa hàng mất doanh thu mà không biết.

1.2. Sót đơn do đơn hàng đa kênh tăng mạnh nhưng xử lý thủ công 

Người tiêu dùng hiện mua sắm qua rất nhiều nền tảng: Facebook, TikTok Shop, Zalo, website, sàn TMĐT và tại cửa hàng. Mỗi kênh phát sinh dữ liệu theo một cách khác nhau.

Những rủi ro khi xử lý đa kênh bằng tay:

• Thông tin rời rạc: bình luận, inbox, đơn sàn, tin nhắn Zalo… → nhân viên phải liên tục kiểm tra trên các tab, các ứng dụng.
• Dễ bỏ sót hoặc trùng đơn khi có nhiều người cùng xử lý.
• Tồn kho không đồng bộ → bán vượt số lượng, hủy đơn vào phút chót.
• Không theo kịp lượng đơn khi chạy quảng cáo hoặc vào mùa cao điểm.

Vì sao bán đa kênh thủ công làm giảm hiệu quả?

• Khó mở rộng quy mô vì quy trình phụ thuộc vào con người.
• Tốn quá nhiều thời gian đối chiếu – nhập lại dữ liệu.
• Trải nghiệm khách hàng kém (trả lời chậm, giao nhầm hàng).
• Dễ mất đánh giá sao trên các nền tảng bán hàng.

Ví dụ thực tế:

Cửa hàng chạy quảng cáo bộ nồi trên Facebook, cùng lúc TikTok Shop đang có flash sale. Vì không gom đơn về một chỗ, nhân viên xử lý 2 kênh riêng, dẫn đến một mã hàng 20 chiếc nhưng xử lý tổng cộng… 26 đơn. 6 đơn bị hủy, khách đánh giá 1 sao, page mất uy tín.

1.3. Tài chính – công nợ thiếu minh bạch, khó kiểm soát dòng tiền

Tài chính luôn là vấn đề nan giải của nhiều cửa hàng gia dụng – nội thất, đặc biệt với shop có tổng chi phí nhập hàng lớn và công nợ nhà cung cấp phức tạp.

Những vấn đề tài chính phổ biến:

• Công nợ không cập nhật kịp thời → trả nhầm, thiếu hoặc mất chiết khấu.
• Doanh thu cuối ngày không khớp vì mỗi nhân viên một cách ghi.
• Tiền hàng – tiền cọc – tiền ship ghi chung, khó đối chiếu.
• Xuất hóa đơn điện tử thủ công → sai thông tin, mất thời gian xử lý.

Tác động tiêu cực đến cửa hàng:

• Chủ shop không nắm rõ lãi/lỗ → khó quyết định nhập hàng.
• Dòng tiền không minh bạch → dễ thất thoát nội bộ.
• Gặp rủi ro khi quyết toán hoặc đối chiếu với nhà cung cấp.
• Chậm xuất hóa đơn khiến khách doanh nghiệp không hài lòng.

Ví dụ thực tế:

Một cửa hàng thanh toán cho nhà cung cấp 85 triệu, nhưng thực tế công nợ phát sinh trước đó chỉ còn 75 triệu do khách đã trả lại một bộ sản phẩm. Vì không cập nhật kịp, chủ shop chuyển thừa 10 triệu và phải mất gần một tháng để đối chiếu – điều chỉnh.

1.4. Quản lý nhân sự & chi nhánh khó khăn, dễ gian lận

Khi cửa hàng có nhiều nhân viên hoặc mở thêm chi nhánh, mức độ phức tạp tăng lên gấp nhiều lần.

Những khó khăn chính:

• Không theo dõi được thao tác của từng nhân viên → không biết ai sửa giá, hủy đơn, đổi trả.
• Nhiều ca kíp → bàn giao không rõ ràng, dễ sai số.
• Chuyển kho giữa chi nhánh không có phiếu rõ ràng → thất lạc hoặc lệch tồn.
• Không có số liệu đánh giá hiệu suất → khó đào tạo hoặc thưởng – phạt minh bạch.

Rủi ro nếu không có hệ thống kiểm soát:

• Mất hàng nhưng không xác định được nguyên nhân.
• Gian lận trong thu – chi hoặc giá bán.
• Hiệu suất nhân viên giảm nhưng không có số liệu đo lường.
• Cửa hàng mở rộng nhưng kiểm soát ngày càng yếu.

Ví dụ thực tế:

Nhân viên ca tối giảm giá một bộ chảo cho khách quen nhưng không ghi chú, không cập nhật vào hệ thống. Đến cuối ngày, tiền thu không khớp doanh thu. Vì không có log thao tác, chủ shop không thể xác minh ai đã thay đổi giá.

2. TruePos – Giải pháp hỗ trợ quản lý toàn diện cho cửa hàng gia dụng & nội thất

Vì sao nên cân nhắc một giải pháp quản lý chuyên biệt?

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, đơn vị có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giải pháp số cho doanh nghiệp, hiện cung cấp hệ sinh thái phần mềm từ hóa đơn điện tử, khai thuế đến quản lý bán hàng và kho. TruePos là giải pháp nổi bật được nghiên cứu và phát triển bởi Công ty Thái Sơn, hỗ trợ các cửa hàng gia dụng – nội thất quản lý hàng hóa, đơn hàng và vận hành tổng thể một cách rõ ràng, hạn chế tối đa sai sót.

Với đặc thù hàng hóa đa dạng, đơn hàng đến từ nhiều kênh và nhu cầu kiểm soát công nợ, các cửa hàng gia dụng – nội thất ngày càng cần những công cụ hỗ trợ quản lý tập trung. TruePos được phát triển nhằm đáp ứng các yêu cầu này, giúp chủ cửa hàng theo dõi hoạt động rõ ràng và nhất quán hơn

2.1. Quản lý hàng hóa chính xác hơn

Trong bối cảnh cửa hàng gia dụng – nội thất phải xử lý lượng sản phẩm lớn với nhiều biến thể, việc quản lý đồng nhất giúp hạn chế sai sót và đảm bảo số liệu tồn kho luôn rõ ràng:

• Theo dõi từng mã hàng theo màu, kích thước, chất liệu hoặc model.
• Tồn kho cập nhật theo thời gian thực giữa kho – cửa hàng – bán online.
• Hệ thống cảnh báo khi hàng sắp hết hoặc có chênh lệch tồn.
• Ghi nhận đầy đủ lịch sử nhập – xuất – điều chỉnh để thuận tiện kiểm tra.

Ví dụ: Với một mẫu kệ gỗ có ba màu và hai kích thước, nhân viên có thể kiểm tra tồn ngay trên hệ thống thay vì mở từng thùng hoặc ghi chép sổ sách, giúp tư vấn khách nhanh và chính xác hơn.

2.2. Tập trung toàn bộ đơn hàng từ nhiều kênh

Khi hoạt động bán hàng mở rộng trên mạng xã hội, sàn thương mại và cửa hàng truyền thống, việc gom đơn về một hệ thống chung giúp giảm nhầm lẫn và nâng cao tốc độ xử lý:

• Tổng hợp đơn từ Facebook, Zalo, TikTok Shop, hotline và bán tại quầy vào cùng một giao diện.
• Tránh bỏ sót hoặc trùng đơn trong giờ cao điểm.
• Đồng bộ giá, khuyến mãi và tồn kho theo từng kênh bán.
• Quy trình xác nhận – đóng gói – giao hàng được chuẩn hóa, hạn chế sai sót.

Ví dụ: Khi cửa hàng đang livestream bán bộ nồi inox trên Facebook, đơn phát sinh sẽ tự động đổ về cùng nơi với đơn khách mua trực tiếp tại quầy, giúp nhân viên xử lý mà không lo sót đơn trong khung giờ đông khách.

2.3. Kiểm soát tài chính và công nợ minh bạch

Số liệu doanh thu và công nợ rõ ràng giúp chủ cửa hàng nắm bắt tình hình kinh doanh nhanh hơn, đồng thời tuân thủ đầy đủ yêu cầu về hóa đơn, chứng từ:

• Báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo ngày, tuần, tháng.
• Quản lý công nợ nhà cung cấp và khách hàng trên cùng hệ thống.
• Tích hợp chức năng xuất hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.
• Ghi nhận mọi giao dịch thu – chi – đổi trả giúp đối soát dễ dàng.

Ví dụ: Cuối tháng, chủ cửa hàng chỉ cần mở báo cáo để biết tổng doanh thu, hàng bán chạy, hàng tồn nhiều hoặc nợ nhà cung cấp cần thanh toán — thay vì phải tổng hợp thủ công từ nhiều sổ sách khác nhau.

2.4. Minh bạch trong quản lý nhân sự và chi nhánh

Khi cửa hàng vận hành nhiều ca làm việc hoặc có thêm chi nhánh, việc phân quyền và kiểm soát thao tác là yếu tố quan trọng để giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả làm việc:

• Phân quyền theo vai trò để hạn chế thao tác vượt quyền.
• Ghi lại toàn bộ lịch sử hành động của nhân viên giúp kiểm tra nhanh khi có sai lệch.
• Theo dõi hiệu suất theo ca và theo từng nhân viên.
• Quản lý chuyển kho, tồn kho giữa các cửa hàng một cách thống nhất.

Ví dụ: Khi một sản phẩm bị điều chỉnh tồn kho bất thường, chủ cửa hàng có thể tra lại log để biết ai thao tác và vào thời điểm nào, từ đó xử lý kịp thời hoặc hướng dẫn lại quy trình cho nhân viên.

3. Thái Sơn đồng hành cùng HKD gia dụng – nội thất chuyển đổi mô hình kê khai thuế

Trong cao điểm “60 ngày cao điểm chuyển đổi mô hình từ thuế khoán sang kê khai đối với hộ kinh doanh” do Cục Thuế phát động, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn phối hợp cùng cơ quan Thuế đồng hành, hướng dẫn các hộ kinh doanh ngành gia dụng – nội thất áp dụng quy trình quản lý mới. 

Đồng hành cùng hộ kinh doanh, Thái Sơn mang đến giải pháp TruePos – phần mềm quản lý bán hàng và kho toàn diện, giúp chủ cửa hàng vận hành hiệu quả, minh bạch và chuyên nghiệp:

• Tiết kiệm thời gian vận hành: giảm thao tác thủ công, mọi dữ liệu được đồng bộ tự động.
• Quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu thực tế: báo cáo doanh thu, tồn kho, công nợ trực quan, giúp chủ shop kịp thời điều chỉnh nhập hàng, khuyến mãi, nhân sự.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: tư vấn nhanh, chính xác, hạn chế giao nhầm đơn, tăng độ hài lòng và uy tín cửa hàng.
• Quản lý nhân sự hiệu quả hơn: theo dõi lịch sử thao tác, hiệu suất, giúp đánh giá và phân công công việc hợp lý.
• Chuẩn hóa quy trình từ đầu: giúp cửa hàng vận hành chuyên nghiệp, minh bạch, giảm rủi ro thất thoát và nhầm lẫn.
• Hỗ trợ mở rộng kinh doanh online: đồng bộ tồn kho, giá, khuyến mãi trên nhiều kênh, giảm rủi ro sót đơn hay trùng đơn.

Đồng thời, Thái Sơn cung cấp trọn gói giải pháp số hỗ trợ hộ kinh doanh: E‑invoice (hóa đơn điện tử), BHXH điện tử eBH, chữ ký số, cùng gói miễn phí 6 tháng cho các dịch vụ này. Gói hỗ trợ giúp giảm chi phí ban đầu, giúp hộ kinh doanh vận hành chuyên nghiệp, minh bạch ngay từ giai đoạn đầu chuyển đổi, đồng thời dễ dàng thích ứng với quy định mới của cơ quan Thuế.

Với đặc thù cửa hàng gia dụng – nội thất: hàng hóa nhiều mã, đơn hàng từ nhiều kênh, công nợ và nhân sự phức tạp, việc quản lý tập trung trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Những giải pháp như TruePos, được phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, giúp chủ cửa hàng kiểm soát từ tồn kho, đơn hàng, tài chính đến hiệu suất nhân viên một cách minh bạch, rõ ràng và dễ theo dõi.

Đăng ký dùng thử phần mềm TruePos hoặc liên hệ với đội ngũ Thái Sơn để được tư vấn giải pháp phù hợp, giúp cửa hàng vận hành gọn gàng, hiệu quả. Hotline HTKH tư vấn miễn phí 24/7 1900 4633 (1000đ/phút)

Dương Thúy.