Phương pháp kiểm kê hàng hóa hiệu quả: So sánh FIFO, LIFO và FEFO

Trong quản lý kho và kiểm kê hàng hóa, việc áp dụng phương pháp phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tránh hao hụt, đảm bảo hàng tồn kho luôn hợp lý. Ba phương pháp phổ biến là FIFO, LIFO và FEFO, mỗi phương pháp đều có ưu điểm riêng và phù hợp với từng loại hàng hóa.

1. Phương pháp kiểm kê hàng hóa FIFO (First In - First Out)

1.1. FIFO là gì?

FIFO là viết tắt của cụm từ tiếng Anh: First In - First Out. Hiểu đơn giản, FIFO nghĩa là: Nhập trước - Xuất trước, hàng hóa nhập vào kho trước sẽ được xuất (bán) đi trước. Phương pháp này phù hợp với các cửa hàng bán hàng hóa tươi sống, dễ bị hư hỏng và có thời hạn sử dụng ngắn. 

1.2 Ưu nhược điểm của phương pháp FIFO

Ưu điểm của phương pháp FIFO

• Đảm bảo hàng hóa cũ được sử dụng trước, tránh hư hỏng hoặc quá hạn sử dụng. 
• Giá vốn hàng xuất theo giá nhập trước, phản ánh chi phí thực tế sát. 
• Tối ưu quản lý tồn kho, giúp chủ cửa hàng dễ dàng kiểm soát số lượng. 

Nhược điểm của phương pháp FIFO

Nhược điểm của phương pháp FIFO là doanh nghiệp cần theo sát chặt chẽ dòng xuất nhập hàng hóa trong kho, vì nguyên tắc xuất trước - nhập trước yêu cầu hàng hóa nhập trước phải được xuất trước. Nếu không quản lý cẩn thận, hàng tồn kho cũ có thể bị tích tụ lâu, dẫn đến nguy cơ hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng. 

Bên cạnh đó, khi giá nguyên vật liệu tăng nhanh, giá vốn hàng xuất theo FIFO có thể thấp hơn giá hiện tại, khiến lợi nhuận báo cáo cao hơn thực tế so với chi phí hiện hành. Vì vậy, dù FIFO đơn giản và phổ biến, doanh nghiệp vẫn cần xây dựng quy trình kiểm soát kho hiệu quả để đảm bảo phương pháp này phát huy tối đa lợi ích.

2. Phương pháp kiểm kê hàng hóa LIFO (Last In - First Out)

Phương pháp LIFO (Last In, First Out - nhập sau xuất trước) là một trong những kỹ thuật quản lý hàng tồn kho quen thuộc của nhiều doanh nghiệp. Với nguyên tắc ưu tiên xuất kho những lô hàng mới nhập gần nhất, LIFO mang lại nhiều lợi ích trong việc phản ánh chi phí thực tế, nhưng đồng thời cũng ẩn chứa không ít rủi ro. 

2.1 Ưu điểm của phương pháp LIFO

Phản ánh chính xác chi phí hàng tồn theo giá thị trường hiện tại

Do hàng mới nhập được xuất trước, chi phí ghi nhận sẽ bám sát giá thị trường ở thời điểm gần nhất. Điều này giúp doanh nghiệp đánh giá đúng giá vốn, đặc biệt hữu ích khi giá nguyên vật liệu biến động mạnh.

Dễ áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Cách thức quản lý của LIFO khá đơn giản, không đòi hỏi nghiệp vụ phức tạp. Nhờ đó các doanh nghiệp nhỏ có thể triển khai nhanh, dễ kiểm kê và thuận tiện trong khâu tháo dỡ hàng.

Hạn chế rủi ro ép giá khi xuất hàng

Vì xuất hàng mới trước, doanh nghiệp tránh được tình trạng xuất lô hàng có giá thấp hơn giá thị trường hiện tại, từ đó hạn chế nguy cơ bị ép giá hay giảm lợi nhuận.

2.2 Nhược điểm của phương pháp LIFO

Phương pháp này dễ dẫn đến tình trạng hàng tồn kho cũ bị lưu trữ quá lâu, đặc biệt nguy hiểm với nhóm hàng có hạn sử dụng ngắn hoặc dễ giảm chất lượng theo thời gian. Ngoài ra, dù thao tác xuất hàng khá đơn giản, nhưng về lâu dài, việc kiểm soát các lô hàng cũ lại trở thành thách thức. Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc quản lý chất lượng tồn kho, theo dõi tuổi hàng và xử lý hàng hóa lưu kho quá hạn hoặc xuống cấp.

3. Phương pháp kiểm kê hàng hóa FEFO (First Expired First Out)

3.1 Khái niệm

Phương pháp kiểm kê hàng hóa FEFO hiểu đơn giản là: Hàng hết hạn trước - Xuất trước. Ưu tiên xuất hàng hóa có ngày hết hạn gần nhất, thường được áp dụng với thực phẩm, dược phẩm, hóa chất hoặc bất kỳ mặt hàng nào có hạn sử dụng.

3.2 Ưu điểm

+ Giảm thiểu rủi ro hết hạn trong kho

FEFO giúp doanh nghiệp ưu tiên xuất những sản phẩm gần hết hạn, nhờ đó hạn chế tối đa tình trạng tồn kho hỏng, giảm chất lượng hoặc phải tiêu hủy.

+ Kiểm soát date chặt chẽ và chủ động kế hoạch lưu thông hàng hóa

Việc theo dõi hạn sử dụng thường xuyên giúp doanh nghiệp sớm phát hiện các lô hàng sắp hết hạn, từ đó chủ động điều tiết lượng hàng xuất, nhập và tối ưu vòng quay tồn kho.

+ Giảm thiểu chi phí xử lý hàng hỏng

Khi hàng hóa được xuất đúng thứ tự hết hạn, doanh nghiệp tránh được chi phí tiêu hủy, thu hồi hoặc đổi trả do lỗi hết hạn.

+ Đảm bảo tuân thủ pháp lý về an toàn sản phẩm

Nhiều ngành như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm yêu cầu kiểm soát hạn sử dụng nghiêm ngặt. Áp dụng FEFO giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định và tránh rủi ro pháp lý.

+ Tăng mức độ tin cậy của khách hàng

FEFO đảm bảo sản phẩm đến tay người tiêu dùng luôn còn hạn sử dụng tốt, giúp xây dựng uy tín và tăng trải nghiệm mua hàng.

3.3 Nhược điểm của phương pháp FEFO

+ Yêu cầu quy trình quản lý kho nghiêm ngặt

FEFO đòi hỏi doanh nghiệp phải kiểm soát hạn sử dụng thường xuyên. Do đó, cần đầu tư hệ thống phần mềm, thiết bị và nhân sự chuyên trách để đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật.

+ Tốn nhiều nguồn lực vận hành

Việc quét mã, phân loại theo hạn sử dụng, kiểm đếm và bố trí hàng hóa theo lộ trình hết hạn làm tăng khối lượng công việc, đặc biệt với kho hàng lớn hoặc đa dạng mã hàng.

+ Hiệu quả thấp với sản phẩm khó tiêu thụ

Nếu sản phẩm bán chậm, FEFO có thể khiến khách hàng cảm giác không được nhận “hàng mới nhất”, tạo áp lực cho đội bán hàng và ảnh hưởng đến quyết định mua.

+ Gây phức tạp với doanh nghiệp có danh mục hàng hóa đa dạng

Khi có quá nhiều SKU với hạn sử dụng khác nhau, việc sắp xếp, phân luồng và kiểm soát date trở nên khó khăn và dễ sai sót nếu không có hệ thống hỗ trợ.

4. So sánh 3 phương pháp kiểm kê hàng hóa thường gặp

Việc lựa chọn và áp dụng đúng phương pháp quản lý hàng tồn kho như FIFO, LIFO hay FEFO giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro trong kinh doanh. Để quản lý hiệu quả hơn, các cửa hàng và doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm bán hàng TruePOS của Thái Sơn.

TruePOS là giải pháp phần mềm quản lý bán hàng và hỗ trợ theo dõi tồn kho theo hạn sử dụng, cảnh báo date, quản lý nhập xuất và tự động hóa nhiều thao tác, giúp việc kiểm kê trở nên chính xác và dễ dàng hơn. Đây là giải pháp phù hợp cho mọi doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu suất và giảm thất thoát trong vận hành.

Nguyệt Nga