Sẽ sử dụng số định danh cá nhân trong mọi giao dịch thuế theo hướng dẫn tại Công văn số 3422/CT-NVT

Việc chuyển đổi từ mã số thuế sang số định danh cá nhân nhằm đồng bộ dữ liệu giữa cơ quan thuế và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Quy định này không chỉ tác động trực tiếp đến cá nhân mà còn ảnh hưởng đến hộ kinh doanh, hộ gia đình trong quá trình kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế. Bài viết dưới đây phân tích chi tiết quy định về cấu trúc mã số thuế, lộ trình thay thế bằng số định danh cá nhân và hướng dẫn xử lý các tình huống phát sinh theo quy định mới nhất.

1. Quy định về cấu trúc mã số thuế

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 5, Thông tư 86/2024/TT-BTC trúc mã số thuế do cơ quan thuế cấp gồm các thành phần như sau:

Mã số thuế bao gồm hai nhóm chính: (i) mã số thuế áp dụng đối với doanh nghiệp, tổ chức và (ii) mã số thuế áp dụng đối với hộ gia đình, hộ kinh doanh và cá nhân. Cụ thể:

- Đối với doanh nghiệp, tổ chức:

Mã số thuế là dãy số duy nhất do cơ quan thuế cấp, đồng thời là mã số doanh nghiệp hoặc mã số đơn vị theo quy định của pháp luật về đăng ký doanh nghiệp, hợp tác xã và tổ hợp tác.

- Đối với hộ gia đình, hộ kinh doanh và cá nhân:

• Là mã số thuế do cơ quan thuế cấp đối với các trường hợp chưa sử dụng số định danh cá nhân; hoặc
• Là số định danh cá nhân do Bộ Công an cấp trong trường hợp sử dụng thay thế mã số thuế theo quy định.

- Đối với đơn vị phụ thuộc:

Mã số đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, hợp tác xã được cấp theo quy định pháp luật về đăng ký tương ứng và được sử dụng làm mã số thuế để kê khai, nộp thuế.

Cấu trúc mã số thuế gồm:

• 10 chữ số đối với đơn vị độc lập;
• 13 chữ số (bao gồm mã phụ) đối với đơn vị phụ thuộc.

2. Sử dụng số định danh cá nhân trong mọi giao dịch thuế

Khoản 7, Điều 35, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định khi số định danh cá nhân được cấp cho toàn bộ dân cư thì sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế. Cùng với đó, theo Khoản 2, Điều 38, Thông tư 86/2024/TT-BTC xác định:

• Mã số thuế cấp cho cá nhân, hộ gia đình, hộ kinh doanh chỉ còn hiệu lực đến hết ngày 30/6/2025;
• Từ 01/7/2025, số định danh cá nhân chính thức được sử dụng thống nhất trong các giao dịch thuế.

Tuy nhiên, vẫn còn nhiều bất cập khiến dữ liệu mã số thuế chưa đồng nhất. Để khắc phục việc mã số thuế trong đăng ký với mã số thuế tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư không khớp, Cục Thuế vừa ban hành Công văn số 3422/CT-NVT với mục đích hướng dẫn:

• Xử lý trường hợp cá nhân có nhiều mã số thuế;
• Chuẩn hóa dữ liệu và cập nhật số định danh cá nhân;
• Đồng bộ toàn bộ thông tin thuế theo một mã duy nhất.

Việc sử dụng số định danh cá nhân làm mã số thuế là nội dung cốt lõi trong quá trình kết nối và đồng bộ dữ liệu giữa cơ quan thuế với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Khi thực hiện chuyển đổi đồng nhất, toàn bộ thông tin và nghĩa vụ thuế của người nộp thuế được quản lý theo một định danh duy nhất. Điều này giúp cơ quan thuế dễ dàng rà soát, đối chiếu dữ liệu, hạn chế tình trạng trùng lặp hoặc phát sinh nhiều mã số thuế cho cùng một cá nhân.

Đối với người nộp thuế, việc chuyển đổi đồng nhất giúp đơn giản hóa đáng kể thủ tục hành chính. Cá nhân chỉ cần sử dụng số định danh cá nhân trong toàn bộ giao dịch thuế, không còn phải ghi nhớ hoặc sử dụng nhiều mã số thuế khác nhau như trước đây.

3. Hướng dẫn đồng bộ số định danh cá nhân trong mọi giao dịch thuế

Công văn số 3422/CT-NVT đã hướng dẫn việc xử lý đối với cá nhân được cấp nhiều mã số thuế và cập nhật số định danh cá nhân theo quy định tại Điều 39, Thông tư số 86/2024/TT-BTC như sau:

3.1 Nguyên tắc xử lý hồ sơ đã nộp trước thời điểm hiệu lực

Các hồ sơ về đăng ký thuế, thay đổi thông tin đăng ký thuế, tạm ngừng kinh doanh, chấm dứt hiệu lực mã số thuế hoặc khôi phục mã số thuế đã được nộp trước ngày Thông tư có hiệu lực sẽ tiếp tục được cơ quan thuế xử lý theo quy định pháp luật tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

3.2 Sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế (trường hợp thông tin đã khớp đúng)

Đối với hộ kinh doanh, hộ gia đình và cá nhân đã được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025, nếu thông tin đăng ký thuế trùng khớp với dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, thì từ ngày 01/7/2025 được sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế.

Việc sử dụng này áp dụng cho toàn bộ nghĩa vụ thuế, bao gồm cả các nghĩa vụ phát sinh trước đó theo mã số thuế đã cấp. Đồng thời, cơ quan thuế thực hiện quản lý thống nhất dữ liệu thuế và thông tin giảm trừ gia cảnh của người phụ thuộc theo số định danh cá nhân.

3.3 Trường hợp thông tin chưa khớp hoặc chưa đầy đủ

Nếu hộ kinh doanh, hộ gia đình, cá nhân đã có mã số thuế trước ngày 01/7/2025 nhưng thông tin đăng ký thuế không khớp hoặc chưa đầy đủ so với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, thì:

• Mã số thuế sẽ bị chuyển sang trạng thái “chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân”;
• Người nộp thuế có trách nhiệm thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin đăng ký thuế để đảm bảo dữ liệu trùng khớp trước khi được sử dụng số định danh cá nhân thay thế mã số thuế.

3.4 Xử lý trường hợp có nhiều mã số thuế

Trường hợp cá nhân được cấp từ hai mã số thuế trở lên, người nộp thuế phải bổ sung thông tin số định danh cá nhân cho các mã số thuế này để cơ quan thuế thực hiện:

• Tích hợp các mã số thuế vào một số định danh cá nhân duy nhất;
• Hợp nhất toàn bộ dữ liệu thuế theo số định danh cá nhân.

Sau khi hoàn tất tích hợp, các hóa đơn, chứng từ và hồ sơ thuế đã phát hành trước đó vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý và được tiếp tục sử dụng, không bắt buộc phải điều chỉnh lại sang số định danh cá nhân.

3.5 Tra cứu và cập nhật thông tin đăng ký thuế

Người nộp thuế có thể chủ động tra cứu tình trạng đối chiếu thông tin đăng ký thuế với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thông qua:

• Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế;
• Hệ thống Thuế điện tử;
• Ứng dụng giao dịch thuế điện tử cá nhân (như iCanhan, eTaxMobile).

Trường hợp phát hiện sai lệch thông tin, người nộp thuế cần liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để thực hiện cập nhật, đảm bảo dữ liệu chính xác và đồng bộ.

Có thể thấy, việc sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế là bước chuyển đổi mang tính hệ thống, giúp thống nhất dữ liệu, hạn chế trùng lặp và nâng cao hiệu quả quản lý thuế. Các cá nhân, hộ kinh doanh cần chủ động rà soát, cập nhật thông tin đăng ký thuế để đảm bảo dữ liệu khớp đúng với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, tránh phát sinh vướng mắc khi thực hiện nghĩa vụ thuế từ thời điểm áp dụng chính sách.

Dương Nguyễn