Quy trình xây dựng cửa hàng theo mô hình bán lẻ

Cửa hàng bán lẻ là hình thức kinh doanh phổ biến nhất hiện nay, đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng hàng hóa từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng. Việc hiểu rõ khái niệm, mô hình, nghĩa vụ thuế và quy trình quản lý cửa hàng bán lẻ sẽ giúp chủ kinh doanh vận hành hiệu quả, tối ưu lợi nhuận và phát triển bền vững trong thị trường cạnh tranh.

1. Cửa hàng bán lẻ và mô hình bán lẻ phổ biến

Khi bắt đầu kinh doanh đơn giản, người ta thường nghĩ ngay đến việc mở một cửa hàng bán lẻ. Dưới đây là những khái niệm, phân loại và đặc điểm cơ bản của một cửa hàng bán lẻ.

Cửa hàng bán lẻ là cơ sở kinh doanh bán trực tiếp hàng hóa, dịch vụ cho người tiêu dùng cuối cùng với số lượng nhỏ để sử dụng cho mục đích cá nhân hoặc gia đình. Chúng đóng vai trò là mắt xích cuối cùng trong chuỗi cung ứng, mua sản phẩm từ nhà sản xuất hoặc nhà buôn để bán lại cho khách hàng và kiếm lời từ chênh lệch giá.

1.1 Một số mô hình bán lẻ phổ biến kèm ví dụ

Có 5 mô hình bán lẻ thường thấy, đây có thể là hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, tổ chức:

• Cửa hàng truyền thống: Tạp hóa, cửa hàng chuyên doanh (mỹ phẩm, quần áo...), tiệm cắt tóc, tiệm sửa chữa. 
• Siêu thị: Siêu thị mini, siêu thị lớn, đại siêu thị. 
• Trung tâm thương mại: Bao gồm nhiều cửa hàng bán lẻ khác nhau trong cùng một địa điểm. 
• Bán lẻ trực tuyến: Các nền tảng thương mại điện tử. 
• Kênh khác: Hợp tác xã mua bán, quầy hàng chợ, bán hàng lưu động.

1.3 Đặc điểm của mô hình cửa hàng bán lẻ

mô hình cửa hàng bán lẻ rất dễ nhận biết với các đặc điểm sau:

1. Đối tượng khách hàng và mục đích: Người tiêu dùng mua hàng cho mục đích sử dụng cá nhân chứ không phải để bán lại. Có thể nói, khách hàng của cửa hàng bán lẻ là đích đến cuối cùng để tiêu thụ sản phẩm. Ngoại
2. Số lượng: Thường bán với số lượng nhỏ, phù hợp với nhu cầu hàng ngày. 
3. Chức năng: Là cầu nối trung gian giữa nhà sản xuất/nhà buôn và người tiêu dùng cuối cùng. 
4. Lợi nhuận: Thu lợi nhuận từ sự chênh lệch giá mua vào (giá buôn) và giá bán ra (giá lẻ).

2. Cửa hàng theo mô hình bán lẻ có cần nộp thuế không?

Việc xác định cửa hàng bán lẻ của bạn có cần nộp thuế hay không phụ thuộc vào quy mô hay nói cách khác là doanh thu, lợi nhuận của cửa hàng đồng thời phụ thuộc vào mô hình kinh doanh.

2.1 Chế độ thuế cửa hàng bán lẻ là doanh nghiệp

Trường hợp cửa hàng bán lẻ là doanh nghiệp, cần kê khai và nộp thuế theo chế độ kế toán thuế doanh nghiệp. Mức thuế suất phụ thuộc vào nhóm hàng, ngành hàng cụ thể.

Số thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế GTGT x Tỷ lệ thuế GTGT

Thông thường, lĩnh vực bán lẻ hàng hóa phổ biến là 1%.

Thuế TNDN phải nộp = Thu nhập tính thuế trong kỳ x Thuế suất.

Thuế suất thông thường:

• Tổng doanh thu năm không quá 03 tỷ đồng → Thuế suất 15%.

• Tổng doanh thu năm > 03 tỷ đồng → Thuế suất 17%.

2.2 Chế độ thuế cửa hàng bán lẻ là hộ kinh doanh

Với cửa hàng bán lẻ là hộ kinh doanh, có doanh thu nhỏ hơn 200 triệu đồng/năm thì bạn không thuộc diện phải nộp thuế GTGT (giá trị gia tăng) và thuế TNCN (thu nhập cá nhân). Tuy nhiên, bạn vẫn cần kê khai 2 lần/năm vào đầu/ giữa năm và cuối năm để xác định nghĩa vụ thuế.

Trường hợp doanh thu lớn hơn 200 triệu đồng/ năm, nhà nước sẽ chia thành 2 nhóm để quản lý thuế. Đồng thời, bắt buộc mở tài khoản ngân hàng riêng phục vụ hoạt động kinh doanh. Chi tiết nghĩa vụ thuế đối với cửa hàng bán lẻ là hộ kinh doanh được thể hiện trong bảng dưới đây.

3. Cửa hàng theo mô hình bán lẻ có cần sử dụng hóa đơn điện tử không?

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp kinh doanh trong các lĩnh vực bán lẻ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế, ngoại trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác.

Căn cứ theo Quyết định số 3389/QĐ-BTC, được ban hành ngày 6/10/2025 của Bộ trưởng Bộ tài chính, hộ kinh doanh thì bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nếu cửa hàng có doanh thu lớn hơn 1 tỷ đồng/ năm và từ 3 tỷ đồng trở xuống; Hoặc trường hợp cửa hàng bán lẻ là hộ kinh doanh khai thuế theo phương pháp khấu trừ, doanh thu lớn hơn 3 tỷ đồng một năm thì có thể lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế hoặc HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.

4. Quy trình xây dựng và quản lý cửa hàng bán lẻ hiệu quả

Để vận hành một cửa hàng bán lẻ thành công, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình bài bản từ giai đoạn chuẩn bị, thiết lập mô hình đến quản lý vận hành thực tế. Một quy trình rõ ràng giúp tối ưu chi phí, tăng doanh thu và tạo trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

4.1 Xác định mô hình kinh doanh và đối tượng khách hàng mục tiêu

Bước đầu tiên là xác định loại hình cửa hàng bán lẻ (truyền thống, hiện đại, đa kênh hay trực tuyến) phù hợp với nguồn lực và thị trường mục tiêu.

Doanh nghiệp cần phân tích kỹ hành vi, nhu cầu, độ tuổi, thu nhập và vị trí địa lý của nhóm khách hàng tiềm năng. Việc xác định đúng phân khúc sẽ giúp cửa hàng lựa chọn danh mục sản phẩm, cách trưng bày, giá bán và chiến lược tiếp thị hiệu quả hơn.

4.2 Lựa chọn địa điểm và thiết kế cửa hàng

Vị trí là yếu tố quyết định lượng khách hàng tiềm năng. Cửa hàng nên đặt tại khu vực có mật độ dân cư cao, giao thông thuận tiện và phù hợp với tệp khách hàng mục tiêu. Sau khi chọn địa điểm, việc thiết kế cửa hàng cần đảm bảo tính thẩm mỹ, khoa học và thuận tiện trong việc di chuyển, trải nghiệm mua sắm. Khu vực trưng bày, quầy thanh toán, kho hàng và biển hiệu nên được bố trí hợp lý, tạo ấn tượng thương hiệu và thu hút khách hàng ngay từ cái nhìn đầu tiên.

4.3 Quản lý hàng hóa và nhà cung cấp

Hàng hóa là yếu tố cốt lõi trong hoạt động bán lẻ. Chủ cửa hàng cần xây dựng quy trình nhập hàng, kiểm soát tồn kho và theo dõi vòng quay hàng hóa chặt chẽ. Nên ưu tiên hợp tác với nhà cung cấp uy tín, có chính sách linh hoạt về chiết khấu, đổi trả và hỗ trợ hậu mãi.

Việc áp dụng phần mềm quản lý bán hàng cũng là điều nên cân nhắc. Phần mềm giúp tự động hóa quá trình nhập - xuất - tồn, tránh thất thoát và giảm sai sót trong khâu kiểm kê.

4.4 Xây dựng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp

Đội ngũ bán hàng là cầu nối trực tiếp giữa cửa hàng và khách hàng. Nhân viên cần được đào tạo về kỹ năng bán hàng, chăm sóc khách hàng và sử dụng công cụ quản lý.

Ngoài ra, cần thiết lập quy trình đánh giá hiệu suất làm việc rõ ràng, có chính sách thưởng - phạt minh bạch để khuyến khích tinh thần trách nhiệm và thái độ phục vụ chuyên nghiệp.

4.5 Ứng dụng công nghệ trong quản lý và bán hàng

Hiện nay, việc sử dụng công nghệ là yếu tố bắt buộc để quản lý cửa hàng hiệu quả. Phần mềm quản lý bán hàng, máy POS, công cụ phân tích dữ liệu và các nền tảng CRM giúp chủ cửa hàng nắm bắt doanh thu, tồn kho, hành vi khách hàng theo thời gian thực.

Đặc biệt, các phần mềm quản lý bán lẻ hiện đại như TruePos có thể hỗ trợ quản lý đa kênh, kết nối bán hàng tại cửa hàng và online, giúp chủ kinh doanh theo dõi mọi hoạt động chỉ bằng điện thoại.

4.6 Xây dựng chiến lược marketing và chăm sóc khách hàng

Song song với quản lý vận hành, cửa hàng cần có chiến lược marketing phù hợp để thu hút và giữ chân khách hàng. Có thể kết hợp giữa marketing truyền thống (poster, tờ rơi, sự kiện khai trương) và marketing số (Facebook, TikTok, Zalo OA, website, email). Chăm sóc khách hàng sau bán thông qua chương trình tích điểm, ưu đãi sinh nhật hoặc thông báo khuyến mãi giúp tăng tỷ lệ quay lại và xây dựng lòng trung thành thương hiệu.

4.7 Đánh giá hiệu quả hoạt động và cải tiến liên tục

Cuối cùng, cần thường xuyên đo lường hiệu quả kinh doanh thông qua các chỉ số như doanh thu, lợi nhuận, tỷ lệ hàng tồn, chi phí vận hành, mức độ hài lòng của khách hàng.

Từ kết quả đó, chủ cửa hàng sẽ có cơ sở để điều chỉnh chính sách bán hàng, danh mục sản phẩm hoặc chiến lược marketing nhằm tối ưu hiệu suất và tăng trưởng bền vững.

Nhìn chung, kinh doanh cửa hàng bán lẻ không chỉ đòi hỏi vốn và hàng hóa, mà quan trọng hơn là một quy trình quản lý chuyên nghiệp, minh bạch và ứng dụng công nghệ phù hợp. Khi nắm vững quy định pháp lý, nghĩa vụ thuế và biết cách tối ưu hoạt động vận hành, chủ cửa hàng hoàn toàn có thể mở rộng quy mô, gia tăng doanh thu và khẳng định vị thế trên thị trường bán lẻ hiện đại.

Dương Nguyễn