Phần mềm order món ăn trên điện thoại: Ai nên dùng?

Khách gọi món đông, nhân viên phải ghi chép thủ công dễ nhầm món, sót đơn và mất thời gian chuyển order xuống bếp. Phần mềm order món ăn trên điện thoại giúp nhân viên ghi nhận món ngay tại bàn, xử lý đơn nhanh và hạn chế sai sót. Vậy giải pháp này phù hợp với những mô hình nào và có ưu, nhược điểm gì?

1. Phần mềm order món ăn trên điện thoại là gì?

Phần mềm order món ăn trên điện thoại là giải pháp hỗ trợ nhân viên nhà hàng, quán ăn sử dụng điện thoại hoặc thiết bị di động để ghi nhận món khách gọi thay cho cách ghi chép thủ công bằng giấy.

Thông thường, nhân viên có thể lựa chọn bàn, món ăn, số lượng, ghi chú yêu cầu của khách và xác nhận order ngay trên điện thoại. Dữ liệu sau đó được cập nhật vào hệ thống quản lý bán hàng, giúp các bộ phận liên quan tiếp nhận thông tin nhanh chóng.

Với mô hình nhà hàng, quy trình cơ bản có thể được thực hiện theo các bước:

Khách gọi món → Nhân viên nhập order trên điện thoại → Hệ thống ghi nhận đơn → Bếp tiếp nhận món → Nhân viên phục vụ → Thanh toán và hoàn tất đơn hàng.

Cách thức này giúp hạn chế việc nhân viên phải di chuyển nhiều lần giữa khu vực phục vụ, quầy thu ngân và bếp. Đặc biệt, khi nhà hàng đông khách, thông tin món được ghi nhận trực tiếp trên hệ thống sẽ giúp giảm nguy cơ thất lạc hoặc nhầm lẫn phiếu order.

Các phần mềm quản lý nhà hàng hiện nay thường không chỉ có chức năng gọi món mà còn kết hợp quản lý bàn, menu, chuyển món xuống bếp, kho nguyên liệu, thanh toán và báo cáo doanh thu.

1.1 Phần mềm order trên điện thoại khác gì cách gọi món truyền thống?

Như vậy, so với cách ghi order truyền thống, phần mềm order trên điện thoại giúp rút ngắn thao tác gọi món, hạn chế sai sót và hỗ trợ nhà hàng quản lý đơn hàng tập trung hơn.

2. Ai nên sử dụng phần mềm order món ăn trên điện thoại?

Phần mềm order món ăn trên điện thoại phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh F&B, đặc biệt là những cơ sở có phục vụ tại bàn và thường xuyên phát sinh nhiều đơn hàng cùng lúc.

• Nhà hàng, quán ăn có lượng khách lớn: Đây là nhóm phù hợp nhất với giải pháp order trên điện thoại. Khi số lượng bàn và khách hàng tăng, việc ghi order bằng giấy sẽ khiến nhân viên mất nhiều thời gian và khó kiểm soát.

Nhân viên có thể mang điện thoại theo khi phục vụ, ghi nhận món ngay tại bàn và hạn chế việc phải quay lại quầy để nhập đơn. Điều này đặc biệt hữu ích vào các khung giờ cao điểm.

• Quán cà phê, trà sữa, đồ uống: Các quán đồ uống thường có nhiều lựa chọn về size, topping, mức đường, đá hoặc các món thêm. Nhập order trực tiếp trên phần mềm giúp nhân viên ghi nhận đầy đủ yêu cầu của khách và hạn chế nhầm lẫn khi chế biến.
• Quán lẩu, nướng, quán nhậu: Đây là những mô hình thường có nhiều món gọi thêm trong cùng một bàn. Trong quá trình ăn uống, khách có thể phát sinh thêm món, hủy món hoặc thay đổi yêu cầu.

Sử dụng phần mềm order trên điện thoại giúp nhân viên cập nhật những thay đổi này ngay trên đơn hàng thay vì phải ghi thêm nhiều phiếu giấy.

• Nhà hàng có nhiều nhân viên phục vụ: Khi nhiều nhân viên cùng nhận order, chủ quán cần một hệ thống giúp tập trung dữ liệu và hạn chế tình trạng mỗi người ghi chép theo một cách khác nhau.

Phần mềm giúp chuẩn hóa thao tác order, đồng thời dữ liệu bán hàng được tập trung để thu ngân và người quản lý dễ theo dõi hơn.

• Chuỗi nhà hàng cần quản lý tập trung: Với chuỗi có nhiều điểm bán, việc kiểm soát doanh thu, đơn hàng và hoạt động kinh doanh tại từng cơ sở trở nên phức tạp hơn. Các giải pháp quản lý bán hàng có khả năng hỗ trợ nhiều chi nhánh sẽ phù hợp với nhu cầu này.

3. Ưu nhược điểm của phần mềm order món ăn trên điện thoại

3.1 Ưu điểm

• Gọi món nhanh hơn

Nhân viên có thể nhập món trực tiếp tại bàn thay vì ghi giấy rồi chuyển lại cho bộ phận khác. Quy trình order được rút ngắn, đặc biệt hữu ích khi nhà hàng đông khách.

• Hạn chế sai sót khi ghi món

Tên món, giá bán và các tùy chọn được thiết lập sẵn trên hệ thống. Nhân viên chỉ cần lựa chọn thông tin phù hợp, qua đó giảm nguy cơ ghi sai tên món, số lượng hoặc đơn giá.

• Dễ cập nhật món phát sinh

Khi khách gọi thêm món, nhân viên có thể cập nhật trực tiếp vào đơn hàng. Những thay đổi được ghi nhận trên hệ thống thay vì phải tạo và lưu nhiều phiếu giấy.

• Hỗ trợ phối hợp giữa các bộ phận

Khi phần mềm được kết nối với quy trình vận hành của nhà hàng, thông tin order có thể được chuyển tới khu vực bếp/bar, giúp nhân viên chế biến nắm được món cần thực hiện. Các phần mềm quản lý nhà hàng hiện nay thường tích hợp chức năng chuyển order xuống bếp/bar.

• Quản lý bán hàng tập trung

Dữ liệu order có thể được sử dụng cho các nghiệp vụ tiếp theo như thanh toán, quản lý doanh thu và lập báo cáo. Người quản lý không phải phụ thuộc hoàn toàn vào sổ sách hoặc tổng hợp thủ công cuối ngày.

3.2 Nhược điểm

Bên cạnh những lợi ích trên, phần mềm order món ăn trên điện thoại cũng có một số điểm cần cân nhắc trước khi triển khai.

• Chi phí đầu tư ban đầu: Nhà hàng cần lựa chọn phần mềm, thiết bị và có thể phát sinh chi phí triển khai tùy theo giải pháp.
• Nhân viên cần làm quen với hệ thống: Nếu nhân viên chưa từng sử dụng phần mềm, nhà hàng cần hướng dẫn thao tác trước khi đưa vào vận hành chính thức.
• Phụ thuộc vào thiết bị và kết nối: Điện thoại cần được sạc pin, bảo đảm hoạt động ổn định. Với các giải pháp sử dụng dữ liệu trực tuyến, chất lượng kết nối cũng là yếu tố cần lưu ý.
• Không phải phần mềm nào cũng phù hợp với nhà hàng: Một phần mềm bán hàng thông thường chưa chắc đáp ứng tốt nghiệp vụ F&B. Nhà hàng nên ưu tiên giải pháp có quản lý bàn, gọi món, chuyển món xuống bếp, thanh toán và báo cáo phù hợp với quy trình thực tế.

4. Có nên dùng phần mềm order món ăn trên điện thoại không?

Nếu nhà hàng thường xuyên gặp tình trạng ghi nhầm món, thất lạc phiếu order, khách phải chờ lâu hoặc nhân viên mất nhiều thời gian chuyển thông tin giữa các bộ phận, việc sử dụng phần mềm order trên điện thoại là lựa chọn đáng cân nhắc.

Tuy nhiên, thay vì chỉ lựa chọn một ứng dụng có chức năng ghi món, chủ nhà hàng nên xem xét giải pháp có thể kết nối toàn bộ quy trình bán hàng. Khi order, bàn, bếp, thanh toán, kho và báo cáo được quản lý trên cùng một hệ thống, hiệu quả vận hành sẽ cao hơn.

TruePOS là phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ quản lý đơn hàng, doanh thu, kho và hoạt động bán hàng trên nhiều thiết bị. Hệ thống cũng hỗ trợ quản lý bán hàng trên web và mobile app, giúp người dùng theo dõi hoạt động kinh doanh linh hoạt hơn.

Với nhà hàng và quán ăn, việc lựa chọn đúng phần mềm không chỉ giúp nhân viên order món ăn trên điện thoại nhanh hơn mà còn góp phần chuẩn hóa quy trình phục vụ, giảm thao tác thủ công và hỗ trợ chủ quán kiểm soát hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

Nguyệt Nga